业务流程重组系统的模块和功能: 项目管理

项目管理

业务流程重组项目管理模块图

• 项目管理管理项目的整个生命周期，包括项目的启动、计划、执行、控制和结束。
• 企业可以根据实际情况实现合理的项目运作，对项目的任务、成员、财务、资源进行恰当的分配和管理，系统可自动启动相关的工作流。
• 通过项目管理，项目经理可以掌控所有的项目信息（计划，资金，物质，人员，进程），跟踪整个项目的生命周期，全程监控项目的进展，管理与项目相关的活动，并从矩阵视图观察组织的效能。
• 项目管理系统适用于：市场工程、软件工程、开发过程、项目实施、以及各种特定的项目工程。
• 项目管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。项目的发布人员可以使用本功能制订整个机构的项目工作计划，同时将这些计划分配到具体的执行人员； 掌握项目的执行情况及其相关的工作进度、项目文档、工作任务、项目进度信息，进行项目统计、任务统计、工时统计等分析查看。
• 机构成员根据参于的项目工作，可以定期上传相应的工作报告并可上传多个相应的附件。
• 项目管理制定工作流程是：首先设置、建立相应的项目类别和任务类别，项目类别建立时将指定相应的工作流程。
• 可制订相应的项目并可针对需要进行指定相应的负责人及执行人，根据项目类别的选定，就会拥有项目类别事先定义好的工作流程。根据工作流程可一步一步实施执行到结束。
• 项目管理模块里还提供了对项目文档的管理、知识共享、工作交办等功能。

项目管理功能

项目时间管理

• 项目时间管理的目的就是保证“按时、保质地完成项目”。
• 项目时间管理主要工作包括定义项目活动、任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制定项目完整的进度计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。
• 时间管理工作开始以前应该先完成项目管理工作中的范围管理部分。如果只图节省时间，把这些前期工作省略，后面的工作必然会走弯路，反而会耽误时间。项目一开始首先要有明确项目目标、可交付产品的范围定义文档和项目的工作分解结构（WBS）。

项目的费用管理

• 项目的费用管理主要是在批准的预算条件下确保项目的保质按期完成，其主要包括：
• 费用估计：费用估计指的是预估完成项目各工作所需资源（人、材料、设备等）的费用的近似值。
• 费用预算：费用预算包括给每一独立工作分配全部费用，以获得度量项目执行的费用基线。
• 费用控制：费用控制的基本方法是规定各部门定期上报其费用报告，再由控制部门对其进行费用审核，以保证各种支出的合法性，然后再将已经发生的费用与预算相比较，分析其是否超支，并采取相应的措施加以弥补。

项目进度安排、优化和甘特图表

• 项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程。
• 甘特图表的内容包括：项目网络图、估算的活动工期、资源需求、资源共享情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。
• 进度限制即根据活动排序考虑如何定义活动之间的进度关系。一般有两种形式：一种是加强日期形式，以活动之间前后关系限制活动的进度，如一项活动不早于某活动的开始或不晚于某活动的结束；另一种是关键事件或主要里程碑形式，以定义为里程碑的事件作为要求的时间进度的决定性因素，制定相应时间计划。
• 在制定项目进度表时，先以数学分析的方法计算每个活动最早开始和结束时间与最迟开始和结束日期得出时间进度网络图，再通过资源因素、活动时间和可冗余因素调整活动时间，最终形成最佳活动进度表。
• 项目关键路径法（CPM）：为每个最小任务单位计算工期、定义最早开始和结束日期、最迟开始和结束日期、按照活动的关系形成顺序的网络逻辑图，找出必须的最长的路径，即为关键路径。
• 时间压缩是指针对关键路径进行优化，结合成本因素、资源因素、工作时间因素、活动的可行进度因素对整个计划进行调整，直到关键路径所用的时间不能再压缩为止，得到最佳时间进度计划。

项目立项审批流程

• 当创建一个项目或工作任务时，通常需要经过审批和论证。
• 立项审批根据项目的规模，可选用不同的流程。对于重大项目可启用会签功能，实现复杂的流程审批。
• 有关审批流程的详细内容，请参阅《审批流程》模块的说明。

项目文档管理

• 项目文档管理是对项目范围内的文档进行统一的管理。
• 项目文档具有普通文档相同的全部功能，如目录、权限、保密、Office集成、Pdf集成、全文检索等功能。
• 项目文档的特殊功能：文档协作，是由项目成员共同参与编写的大型文档平台，适用于大型文档（如标书制作）的编写。
• 项目文档的分类：可以根据项目不同性质的要求，建立不同的文档类别以存放相关的文档。
• 项目文档的发布：各相关人员可对授权范围内的文档目录进行相应的管理操作
• 项目文档的查询：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。

项目统计、评价、报表

• 使用数据透视关系图分析数据、轻松跟踪趋势、标识问题和标记异常。
• 了解复杂数据、使用数据图形显示数据、动态创建不同的数据视图，并更好地了解复杂信息。
• 通过以数据透视关系图的形式在这些程序中生成报表，更有效地跟踪和了解业务流程重组系统的数据。

项目进度控制

• 项目进度控制提供甘特图，以直观显示进度的计划值和实际值。
• 进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。
• 在控制中要考虑影响项目进度变化的因素、项目进度变更对其他部分的影响因素、进度表变更时应采取的实际措施。

项目质量管理

• 项目的质量管理工作是一个系统过程，在实施过程中必须创造必要的资源条件，使之与项目质量要求相适应。各职能部门及实施单位要保证工作质量和项目质量，实行业务工作程序化、标准化和规范化。
• 支持质量部门独立地、有效地行使职权，对项目实施全过程实行质量控制。
• 质量控制的标准：质量的标准通常以项目合同的描述为凭据。
• 质量控制的输入：工作结果、质量管理计划、操作描述、检查表格。
• 质量控制的方法：通过检查、测量、测试、分析，找出偏差，以决定接受和拒绝的可能，不被接受的工作需要重新进行。

项目风险管理

• 项目风险管理是指对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施等一系列过程，它包括将积极因素所产生的影响最大化和使消极因素产生的影响最小化两方面内容。
• 风险识别：识别哪能些风险可能影响项目进展及记录具体风险的各方面特征。
• 风险量化：风险量化涉及到对风险和风险之间相互作用的评估，用这个评估分析项目可能的输出。
• 风险对策：风险对策研究包括对机会的跟踪进度和对危机的对策的定义。

项目资源管理

• 项目资源管理是获取货物和服务的过程（process），主要包括项目所需要的：设备、物资、人力资源等。
• 这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用。如果项目需要，每一过程可以由个人、多人或团体来完成。

项目团队

• 项目团队是由项目组成员组成的、为实现项目目标而协同工作的组织。项目团队工作是否有效也是项目成功的关键因素，任何项目要获得成功就必须有一个有效的项目团队。
• 项目角色和职责分配：为了使每项工作能够顺利进行，就必须将每项工作分配到具体的个人（或小组），明确不同的个人（或小组）在这项工作中的职责，而且每项工作只能有唯一的负责人（或小组）。
• 此外，广义的项目团队还包括项目利益相关者，如项目业主、项目发起人、客户等等。

项目模板应用

• 由于大型项目涉及数以千计的任务、成员、规则，定义工作十分烦难，这时可以使用模板来快速定义。
• 任何现有的项目均可作为模板使用，新项目可使用数据复制功能，在模板基础上定义，这样，只需要简单地后期修改，即可完成大型复杂项目的定义。

项目任务制定

• 将项目工作分解为更小、更易管理的工作包也叫活动或任务，这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务。
• 在项目实施中，要将所有活动列成一个明确的活动清单，并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。
• 活动清单应该采取项目流程形式，以便于项目过程的使用和管理。
• 随着项目活动分解的深入和细化，工作分解结构（WBS）可能会需要修改，这也会影响项目的其他部分。例如成本估算，在更详尽地考虑了活动后，成本可能会有所增加，因此完成活动定义后，要更新项目工作分解结构上的内容。

项目变更控制系统

• 变更请求的必要（例如扩大或缩小项目范围、修改成本或进度估计）往往是在项目工作进行的过程中才被发现的。
• BPM 业务流程管理系统的变更控制依据变更流程进行控制。
• 项目团队接到确认变更后，在实际变更出现时对项目工作进行同步管理。