業務流程重組系統的模塊和功能: 項目管理

項目管理

業務流程重組項目管理模塊圖

• 項目管理管理項目的整個生命週期，包括項目的啟動、計劃、執行、控制和結束。
• 企業可以根據實際情況實現合理的項目運作，對項目的任務、成員、財務、資源進行恰當的分配和管理，系統可自動啟動相關的工作流。
• 通過項目管理，項目經理可以掌控所有的項目信息（計劃，資金，物質，人員，進程），跟蹤整個項目的生命週期，全程監控項目的進展，管理與項目相關的活動，並從矩陣視圖觀察組織的效能。
• 項目管理系統適用於：市場工程、軟件工程、開發過程、項目實施、以及各種特定的項目工程。
• 項目管理可針對整個組織機構、部門或具體的工程項目進行管理。項目的發佈人員可以使用本功能制訂整個機構的項目工作計劃，同時將這些計劃分配到具體的執行人員； 掌握項目的執行情況及其相關的工作進度、項目文檔、工作任務、項目進度信息，進行項目統計、任務統計、工時統計等分析查看。
• 機構成員根據參於的項目工作，可以定期上傳相應的工作報告並可上傳多個相應的附件。
• 項目管理制定工作流程是：首先設置、建立相應的項目類別和任務類別，項目類別建立時將指定相應的工作流程。
• 可制訂相應的項目並可針對需要進行指定相應的負責人及執行人，根據項目類別的選定，就會擁有項目類別事先定義好的工作流程。根據工作流程可一步一步實施執行到結束。
• 項目管理模塊裡還提供了對項目文檔的管理、知識共享、工作交辦等功能。

項目管理功能

項目時間管理

• 項目時間管理的目的就是保證「按時、保質地完成項目」。
• 項目時間管理主要工作包括定義項目活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項目完整的進度計劃、資源共享分配、監控項目進度等內容。
• 時間管理工作開始以前應該先完成項目管理工作中的範圍管理部分。如果只圖節省時間，把這些前期工作省略，後面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確項目目標、可交付產品的範圍定義文檔和項目的工作分解結構（WBS）。

項目的費用管理

• 項目的費用管理主要是在批准的預算條件下確保項目的保質按期完成，其主要包括：
• 費用估計：費用估計指的是預估完成項目各工作所需資源（人、材料、設備等）的費用的近似值。
• 費用預算：費用預算包括給每一獨立工作分配全部費用，以獲得度量項目執行的費用基線。
• 費用控制：費用控制的基本方法是規定各部門定期上報其費用報告，再由控制部門對其進行費用審核，以保證各種支出的合法性，然後再將已經發生的費用與預算相比較，分析其是否超支，並採取相應的措施加以彌補。

項目進度安排、優化和甘特圖表

• 項目的進度計劃意味著明確定義項目活動的開始和結束日期，這是一個反覆確認的過程。
• 甘特圖表的內容包括：項目網絡圖、估算的活動工期、資源需求、資源共享情況、項目執行的工作日曆、進度限制、最早和最晚時間、風險管理計劃、活動特徵等統一考慮。
• 進度限制即根據活動排序考慮如何定義活動之間的進度關係。一般有兩種形式：一種是加強日期形式，以活動之間前後關係限制活動的進度，如一項活動不早於某活動的開始或不晚於某活動的結束；另一種是關鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時間進度的決定性因素，制定相應時間計劃。
• 在制定項目進度表時，先以數學分析的方法計算每個活動最早開始和結束時間與最遲開始和結束日期得出時間進度網絡圖，再通過資源因素、活動時間和可冗余因素調整活動時間，最終形成最佳活動進度表。
• 項目關鍵路徑法（CPM）：為每個最小任務單位計算工期、定義最早開始和結束日期、最遲開始和結束日期、按照活動的關係形成順序的網絡邏輯圖，找出必須的最長的路徑，即為關鍵路徑。
• 時間壓縮是指針對關鍵路徑進行優化，結合成本因素、資源因素、工作時間因素、活動的可行進度因素對整個計劃進行調整，直到關鍵路徑所用的時間不能再壓縮為止，得到最佳時間進度計劃。

項目立項審批流程

• 當創建一個項目或工作任務時，通常需要經過審批和論證。
• 立項審批根據項目的規模，可選用不同的流程。對於重大項目可啟用會簽功能，實現複雜的流程審批。
• 有關審批流程的詳細內容，請參閱《審批流程》模塊的說明。

項目文檔管理

• 項目文檔管理是對項目範圍內的文檔進行統一的管理。
• 項目文檔具有普通文檔相同的全部功能，如目錄、權限、保密、Office集成、Pdf集成、全文檢索等功能。
• 項目文檔的特殊功能：文檔協作，是由項目成員共同參與編寫的大型文檔平台，適用於大型文檔（如標書製作）的編寫。
• 項目文檔的分類：可以根據項目不同性質的要求，建立不同的文檔類別以存放相關的文檔。
• 項目文檔的發佈：各相關人員可對授權範圍內的文檔目錄進行相應的管理操作
• 項目文檔的查詢：用戶可以根據權限閱讀或下載相關文件。

項目統計、評價、報表

• 使用數據透視關係圖分析數據、輕鬆跟蹤趨勢、標識問題和標記異常。
• 瞭解複雜數據、使用數據圖形顯示數據、動態創建不同的數據視圖，並更好地瞭解複雜信息。
• 通過以數據透視關係圖的形式在這些程序中生成報表，更有效地跟蹤和瞭解業務流程重組系統的數據。

項目進度控制

• 項目進度控制提供甘特圖，以直觀顯示進度的計劃值和實際值。
• 進度控制主要是監督進度的執行狀況，及時發現和糾正偏差、錯誤。
• 在控制中要考慮影響項目進度變化的因素、項目進度變更對其他部分的影響因素、進度表變更時應採取的實際措施。

項目質量管理

• 項目的質量管理工作是一個系統過程，在實施過程中必須創造必要的資源條件，使之與項目質量要求相適應。各職能部門及實施單位要保證工作質量和項目質量，實行業務工作程序化、標準化和規範化。
• 支持質量部門獨立地、有效地行使職權，對項目實施全過程實行質量控制。
• 質量控制的標準：質量的標準通常以項目合同的描述為憑據。
• 質量控制的輸入：工作結果、質量管理計劃、操作描述、檢查表格。
• 質量控制的方法：通過檢查、測量、測試、分析，找出偏差，以決定接受和拒絕的可能，不被接受的工作需要重新進行。

項目風險管理

• 項目風險管理是指對項目風險從識別到分析乃至採取應對措施等一系列過程，它包括將積極因素所產生的影響最大化和使消極因素產生的影響最小化兩方面內容。
• 風險識別：識別哪能些風險可能影響項目進展及記錄具體風險的各方面特徵。
• 風險量化：風險量化涉及到對風險和風險之間相互作用的評估，用這個評估分析項目可能的輸出。
• 風險對策：風險對策研究包括對機會的跟蹤進度和對危機的對策的定義。

項目資源管理

• 項目資源管理是獲取貨物和服務的過程（process），主要包括項目所需要的：設備、物資、人力資源等。
• 這些過程之間以及與其他領域的過程之間相互作用。如果項目需要，每一過程可以由個人、多人或團體來完成。

項目團隊

• 項目團隊是由項目組成員組成的、為實現項目目標而協同工作的組織。項目團隊工作是否有效也是項目成功的關鍵因素，任何項目要獲得成功就必須有一個有效的項目團隊。
• 項目角色和職責分配：為了使每項工作能夠順利進行，就必須將每項工作分配到具體的個人（或小組），明確不同的個人（或小組）在這項工作中的職責，而且每項工作只能有唯一的負責人（或小組）。
• 此外，廣義的項目團隊還包括項目利益相關者，如項目業主、項目發起人、客戶等等。

項目模板應用

• 由於大型項目涉及數以千計的任務、成員、規則，定義工作十分煩難，這時可以使用模板來快速定義。
• 任何現有的項目均可作為模板使用，新項目可使用數據複製功能，在模板基礎上定義，這樣，只需要簡單地後期修改，即可完成大型複雜項目的定義。

項目任務制定

• 將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務，這些小的活動應該是能夠保障完成交付產品的可實施的詳細任務。
• 在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，並且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。
• 活動清單應該採取項目流程形式，以便於項目過程的使用和管理。
• 隨著項目活動分解的深入和細化，工作分解結構（WBS）可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動後，成本可能會有所增加，因此完成活動定義後，要更新項目工作分解結構上的內容。

項目變更控制系統

• 變更請求的必要（例如擴大或縮小項目範圍、修改成本或進度估計）往往是在項目工作進行的過程中才被發現的。
• BPM 業務流程管理系統的變更控制依據變更流程進行控制。
• 項目團隊接到確認變更後，在實際變更出現時對項目工作進行同步管理。