知識管理系統的模塊和功能: 工作任務

工作任務

知識管理工作任務模塊圖

• 工作任務是企業日常工作任務或項目的工作計劃任務，系統通過工作任務流程，實現工作流程自動化。
• 工作任務可設定分類、優先級、重要性、緊急程度等屬性，可按項目、部門、成員等對像進行任務分配。
• 通過工作流程的自動化，實現更好、更快的進行任務的過程。
• 工作任務的計劃安排：計劃安排實現對日常工作計劃的安排、下達、負責人員的指定，同時支持進行計劃的再分解操作。實現工作由上到下，由總到分的統一安排管理。
• 工作任務的跟蹤檢查：系統對已經安排的工作任務自動跟蹤檢查，對於提交完成的工作申請進行核准，從而實現對於工作任務時間進度、工時進度、任務進度的多種跟蹤檢查。
• 工作任務的報告日誌：系統提供的報告日誌可以使工作任務負責人方便的進行相關報告的提交，為將來的工作考評提供了準確、翔實的數據。
• 工作任務的費用管理：通過與費用報銷模塊的連接，方便管理者對於相關工作任務的費用投入情況進行直接管理。
• 工作任務的查詢功能：可以使管理者對於任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

工作任務功能

工作流程控制

• 許多公司採用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對於統計報表功能則不能實現。
• 在KMS 知識管理系統中，用戶只需填寫有關表單，系統會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，並可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了效率，提升了公司的核心競爭力。
• 工作流程主要應用在：項目、任務的分類指定該項目或任務的工作流程。
• 根據企業的管理策略，可實施自動分配工作流程，即預先定義好工作流程的適用範圍，以後制定此類項目或任務時，自動分配定義好的工作流程，無需要每個任務一一指定流程。
• 例如：為採購任務創建三種流程：設備採購流程、辦公用品採購流程、生產物資採購流程，今後在創建採購任務中，系統可自動根據相應的屬性，指定合適的流程。

工作辦理過程記錄和報告

• KMS 知識管理系統系統對所有流程的工作辦理過程，都以報告形式進行登記。
• 工作報告是根據流程的節點進行登記，系統自動根據節點的屬性生成相應的表單，一般報告有：完成情況、所花費的人力、物力和費用、是否有相關的文檔等字段。
• 工作報告可使管理者或員工充分掌握業務辦理情況和業務流程處理效率，實現實時的管理監控。

工作任務的分配、督辦和跟催

• 工作任務管理可針對整個組織機構、部門或具體的工程項目進行管理。
• 管理人員可以使用本功能制訂整個機構工作計劃、部門工作計劃或項目工作計劃，同時將這些計劃分解到具體的執行人員。
• 可以隨時檢查計劃的執行情況。
• 員工根據分配到自己當前的待辦的工作計劃，並及時填寫的工作報告，同時可以上傳相應的附件。
• 工作任務管理和報表管理相結合，可以使相關管理人員及時瞭解有關計劃、項目的執行情況，便於對有關計劃、項目的進行跟蹤管理。

交辦任務管理

• 交辦任務通常是由上級對下級指派的簡單工作要求。
• 交辦任務不需要複雜的控制過程，經辦人員只需要向上級匯報即可。
• 交辦工作的辦理也需要流程，但流程的定義通常只有兩個節點。

工作質量評估

• 經辦人提交任務完成報告後，可根據管理員制定的策略啟用質量評估。
• 質量評估是對工作組成員的工作質量作出評價，通常由專人負責填寫。

工作總結報告

• 對於重要的工作任務或項目任務，可要求填寫工作總結報告（在工作流程中指定相應的節點）。
• 工作總結是對當前任務或項目活動進行回顧、檢查、分析、評判，從理論認識的高度概括經驗教訓，以明確努力方向，指導今後工作的一種報告。

工作流程的主要應用

• 項目辦理流程
• 工作任務流程
• 交界任務流程
• 訂單處理流程
• 採購處理流程
• 變更流程
• 客戶服務流程

工作日誌

• KMS 知識管理系統系統對工作任務實行流程控制，工作任務的各節點辦理均需要填寫報告，系統的工作日誌由這些報告生成。
• 系統提供的報告日誌可以使工作任務負責人的進行相關報告的提交，可以細到每人每日的日誌提交功能，提高了管理的精確性，實時性。
• 工作日誌也為工作考評提供了準確、翔實的數據。