知識管理系統的模塊和功能: 文檔管理

文檔管理

知識管理文檔管理模塊圖

• 文檔管理是存儲企業電子數據的基礎，它可以讓所有的知識文檔在同一個平台上運作，在一個中央數據庫中統一存儲和管理各種信息和現有業務。
• 在文檔管理模塊中，可以輕鬆創建，存儲，搜索你需要的文檔（合同，方案書，產品說明書等任何可以以文字表達下來的信息），並組織創建企業整個的知識管理庫。
• 文檔管理還可以管理公司的內部網站和外部網站，並可設計靈活多樣的信息門戶。
• 文檔管理還提供多種知識管理工具以提升企業對知識的分享、積累、創新和利用。
• 文檔管理是對組織機構中的各類電子文檔實現統一存儲和管理，支持加密、權限定義、分類定義。
• 全文檢索功能使查找文件更加方便快捷，工作效率明顯提高。
• 文件的流通流轉更加便捷，員工間文檔的協作更加方便。
• 降低紙質文檔的依賴，節省文檔管理的成本。
• 重複利用歷史的文檔，發揮知識財富的價值。

文檔管理功能

文檔管理功能

• 集中管理文件，加速企業的知識積累，文檔更加安全。
• 員工可以不限時、不限地訪問文檔庫，獲取急需資料。
• 文件分類：可以根據企業的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。
• 文檔權限：文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置，目錄可以使用繼承權限，也可以對單一目錄指定權限。
• 文件格式：支持所有的文檔格式，系統內部支持對PDF、WORD、EXCEL、POWERPOINT、HTML、TEXT、RTF等常見文件格式進行信息摘要處理（全文檢索處理），支持在後台生成PDF和Word。
• 文件上傳：可以單個文件上傳，同時支持批量文件上傳或使用包上傳，方便企業海量文件的批量上傳。
• 文檔發佈：相關人員可對在授權範圍內的文檔目錄進行相應的發佈管理操作。
• 文檔查詢：成員可以在授權範圍內的文檔進行在線搜索、瀏覽。

按目錄分配權限

• 成員的基本使用權限由角色權限決定，此外，KMS 知識管理系統還支持使用目錄權限進行權限控制，實現更細化的安全權限要求。
• 使用目錄權限可進一步靈活地設置文檔的權限。
• 目錄權限支持子目錄繼承主目錄方式。

文檔加密功能

• 支持對重要的文檔進行加密，知識管理系統提供三種加密應用方式，確保企業的關鍵資料的安全：
• 第一種是信息指紋，此方式不對文檔的內容進行加密，只對文檔的完整性進行加密校驗，確保文檔是有效的版本，主要用於合同、簽字認可的文檔、規章制度等，保證任何人無法對文檔做出任何改動。
• 第二種是內容加密，此方式對文檔的內容進行加密，閱讀文檔需要特定的密碼，保證公司的機密文件不會洩漏。
• 第三種是透明加密，此方式加密對用戶是透明的，系統內的用戶可正常閱讀文檔，文檔離開服務器後無法打開（如果用戶將文檔下載到個人電腦或傳到外面，文檔將無法打開）（此功能只支持服務端PDF文檔）。

部門文件庫

• 提供部門文件庫功能，部門內的文檔可放在部門文庫庫中共享，提高部門內的文檔的共享水平。
• 部門文件庫可設置部門管理員，由部門管理員負責本部門文件的管理。
• 部門文件的目錄還可以分配具體的權限，也可以設置為共享。

網絡硬盤

• 提供個人文件庫功能（俗稱網絡硬盤或網絡U盤），個人文件可在私有或共享的方式存放在個人文檔庫中。
• 個人文件庫可分配使用空間。
• 個人文件庫的目錄可以設置為共享。

多種方式權限定義

• 文檔管理有靈活具體的操作權限控制，確保重要文檔被正確的人使用，保障機密文檔的安全。
• 成員的基本權限由角色權限決定，此外，KMS 知識管理系統還支持使用組合權限進行權限控制，實現更高的安全權限要求。
• 升藍KMS 知識管理系統支持組合權限分配方式有：按目錄、按職務、按部門、按項目小組、按小組、按相對關係、按絕對關係、按作者等各種屬性來定義權限。
• 可按多種方式指定授權許可，進一步提高系統的靈活性，同時使系統的維護設置更方面，您可以選擇最簡便的一種方式指定即可，極大地減輕設置的工作量。

公文審批流程

• 發文收文：發文起草、發佈來文登記的功能，通過系統提供的在線編輯、附件上傳功能可以與其它文檔編輯工具進行結合。
• 公文辦理：根據預先設置的公文辦理流程，實現公文的過程的流程控制，支持多種流程模型，支持會簽、退簽、修改後續流程等操作，可滿足了各種複雜的公文辦理流程的要求。
• 催辦跳轉：對於超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進行發送催辦通知、郵件，跳轉操作等功能實現，對於辦理流程的跟蹤檢查、特殊流轉的要求。提高公文流轉辦理的工作效率。
• 歸檔銷毀：通過與系統文檔管理的連接，對於已完成流轉辦理的公文，可以進行相應的歸檔、銷毀操作。

支持標準文檔格式和Office在線編輯控件

• 在企業內部各種格式類型的文檔應用越來越廣泛，升藍KMS 知識管理系統提供對標準文檔格式的廣泛支持，實現對於辦公文件的統一編寫、發佈、流轉、歸檔、版本控制、在線調閱、權限管理。
• KMS 知識管理系統系統支持Office文檔（Word、Excel、Powerpoint）文件格式的在線編輯，在線編輯無需將文件下載到本地即可編輯，並可實現痕跡保留、電子勇等特殊功能。
• KMS 知識管理系統系統支持在服務端生成Pdf文件格式，並實現PDF文件的加密、文檔內部權限、簽字蓋章和CRC校驗，在正式公文場合（如合同、制度），PDF文件比Office文件具有更高的安全性。
• KMS 知識管理系統系統支持Office文檔（Word、Excel、Powerpoint）、PDF文件、純文件文件、Html、Rtf等常見文件格式的全文索引和全文檢索。
• KMS 知識管理系統系統支持多種圖片文件的服務端處理。
• 極大加強了公司內部檔案信息的管理，為用戶實現知識性管理提供了必要條件。可充分實現內部信息資源最大程度的集中共享。

靈活可靠的權限控制組合

• 企業信息一般會涉及單位機關的機密，而且不同的成員在不同的時刻對辦公信息的處理權限也是不同的，因此可靠安全性控制功能是系統得以投入使用的先決條件。
• KMS 知識管理系統的權限設計功能非常複雜，但應用起來卻非常簡單，系統的基本權限是基於角色的權限，管理員只需分配用戶的角色即可完成權限的分配。
• 企業的應用需要更複雜的權限機制，為了實現更複雜的權限定義，知識管理系統在具體的模塊和功能上，可以使用部門、項目組、成員、職務、相對職務關係（如上下級關係）、小組、作者等多種方式定義權限，這些權限可以合併組合使用，滿足企業對權限安全的更高要求，同時也更方便管理員操作。
• 此外，知識管理系統採用採用多種數據加密、操作日誌、數據備份、防病毒、防入侵技術或方法（詳細請參閱《技術規則》），為企業信息的安全提供了有力保障。

支持SharePoint模式的文檔控件

• 支持 Office SharePoint 的文檔控件， 實現Office文檔在線編輯，
• 也可使用文檔模板, 實現 Office 文檔在線創建,
• 需要安裝 Office SharePoint 組件, 在安裝 Office 時默認安裝模式中已包含 Office SharePoint 組件