知識管理系統的模塊和功能: 公文流轉

公文流轉

知識管理公文流轉模塊圖

• 公文流轉以用於處理工作中的單位內外部的各種電子公文/審批公文/通知公文，應用審批流程控制的原理實現準確、及時的公文的處理。
• 公文流程的特點：
• 公文流轉可自動控制公文的擬定、審核、閱讀、辦理、完成等公文流程的全過程工作。
• 公文管理模塊相對傳統公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性。
• 公文管理使用升藍軟件自主開發的符合XPDL標準的工作流程控制模塊，支持多線程、多條件的工作和審批流程。
• 公文流程支持會簽功能，可適用於複雜的重大合同或文件的審批。
• 公文流程支持預定義流程、自定義流程、固定流程。
• 公文流程的主要作業：
• 發文收文：發文起草、發佈來文登記的功能，通過系統提供的在線編輯、附件上傳功能可以與其它文檔編輯工具進行結合。
• 公文辦理：根據預先設置的公文辦理流程，實現公文的過程的流程控制，支持多種流程模型，支持會簽、退簽、修改後續流程等操作，可滿足了各種複雜的公文辦理流程的要求。
• 催辦跳轉：對於超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進行發送催辦通知、郵件，跳轉操作等功能實現，對於辦理流程的跟蹤檢查、特殊流轉的要求。提高公文流轉辦理的工作效率。
• 歸檔銷毀：通過與系統文檔管理的連接，對於已完成流轉辦理的公文，可以進行相應的歸檔、銷毀操作。

公文流轉功能

公文審批流程

• 發文收文：發文起草、發佈來文登記的功能，通過系統提供的在線編輯、附件上傳功能可以與其它文檔編輯工具進行結合。
• 公文辦理：根據預先設置的公文辦理流程，實現公文的過程的流程控制，支持多種流程模型，支持會簽、退簽、修改後續流程等操作，可滿足了各種複雜的公文辦理流程的要求。
• 催辦跳轉：對於超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進行發送催辦通知、郵件，跳轉操作等功能實現，對於辦理流程的跟蹤檢查、特殊流轉的要求。提高公文流轉辦理的工作效率。
• 歸檔銷毀：通過與系統文檔管理的連接，對於已完成流轉辦理的公文，可以進行相應的歸檔、銷毀操作。

集成PDF生成、加密、證書服務

• 集成PDF生成、加密、證書服務；
• 支持在服務器生成PDF文件；
• 支持對PDF文件進行加密、簽字、蓋章操作；
• 對於簽字蓋章過的文檔自動鎖定，並添加數字指紋，保證簽字過的文檔不被修改；
• 支持PDF文件的操作，如合併、上傳下載。
• 支持PDF標準的屬性的修改，如作者、版權、閱讀密碼等，但不能更改鎖定過的PDF文檔。

集成 Word 和 Excel

• 文檔編輯集成Micorsoft Office控件。
• 同Microsoft Office無縫集成，可在線處理Word、PPT中的圖片、表格、圖表。
• 文檔或公文處理時，不需要下載到本地，可以直接在服務器上進行修改，系統調用本地的Office程序，因此在操作上與標準的Word、Excel完全一樣。
• Office文檔支持權限控制，支持版本管理。
• 文檔可以預先定義模板，這樣編寫的文檔有統一的格式，並且可以節省大量的時間。
• 文檔支持手寫簽字，鎖定，批注，修改痕跡保留等功能。
• 系統支持文檔協作功能，實現團隊創作大型文檔，也可以實現基於項目的相關文檔的整合。
• 文檔的簽入和簽出：由於網絡是一個多人共用訪問的平台，一篇文檔需要協作修改時，必須簽入，簽入的文檔自動鎖定，不允許其他人同時進行修改，但其他人可以閱讀。

圖形化流程視圖

• KMS系統的流程提供圖形化設計流程圖和數據表式設計流程圖，這兩種視圖同時也應用於流程的閱讀。
• 流程設計視圖可以查看或設計，通過添加、刪除、修改條件判斷、循環、會簽、節點來進行定義，並在流程圖中用直觀實時的圖形表示出來。
• 流程圖以不同圖形、線條顯示，可直觀的看出流程走向。
• KMS系統的流程還提供數據表視圖，在數據表視圖中，可以瀏覽流程的過程屬性、對像屬性、消息屬性、限制、多條件等詳細屬性信息。
• 用戶可以隨時在兩種視圖中切換。

會簽功能應用

• 流程會簽，是一組平行的流程步驟，會簽能夠把多個任務節點在一個步驟內處理。
• 流程會簽可在同一個辦理節點裡實現多個部門分步審批，常用於合同會簽、重大項目立項會簽等。