知識管理系統的模塊和功能: 郵件系統

郵件系統

基於內部網的郵件系統

知識管理郵件系統模塊圖

• 郵件系統實現內部、外部郵件收發功能。
• 與日常使用普通Outlook、Foxmail或Gmail、MSN等常見的郵件收發方式有顯著的不同：本系統除了實現內、外郵件的收發外，關鍵是實現郵件信息的與內部系統的事務相關聯，並實現郵件信息的共享。
• 使用數據庫統一存儲郵件，收發的郵件自動與客戶目錄、聯繫人目錄、訂單、採購單、項目等系統內部表記錄關聯起來。
• 郵件系統的信息共享：避免因某個成員請假或其他原因造成客戶郵件丟失或工作停頓的風險。
• 郵件系統的工作協同：與外部的郵件通常是一項事務（如報價、服務、咨詢等事務），統一的郵件系統可以實現事務過程的跟蹤、記錄和協調。
• 郵件系統支持使用郵件模板和群發，模板可實現郵件內容和格式的規範，群發可方便向客戶或指定的內部、外部對像組發送單一或批量的郵件。
• 內部郵件可用於內部信息傳遞，以及系統工作通知的手段，適合企業用戶上傳、互傳文件或信息。
• 由於強調協作共享，因此不能對郵件的私密內容提供保障。

郵件系統功能

電子郵件模板

• 電子郵件模板有兩種應用模式：
• 一種是郵件格式模板，此方式與日常使用的郵件/文檔模板相同。
• 另一種是按某個主題寫好的郵件模板，如「技術支持」、「產品報價」，發送郵件時只需要填寫少量的空白即可發送。
• 在模板應用中，系統可自動替換一些參數，如收件人、發件人、日期、收件單位、主題詞，等，因此該方式也適用於批量發送郵件。

批量生成個性信函賀卡

• KMS 知識管理系統系統支持服務端繪圖功能，可用來批量生成賀卡。
• 發送個性化信函或賀卡前，需要指定或上傳模板，系統可自動根據對像參數（如姓名、職務等）為每個對象生成不同標題的圖片或富文本格式的郵件。
• 該方式也適用於批量發送郵件。

電子郵件自動回復

• 可以對同一個主題的郵件執行批量回復，以提高作業效率。
• 如有幾封咨詢郵件詢問某產品的價格，這種情況就可以進行自動成批回復。

群發電子郵件

• KMS 知識管理系統支持群發電子郵件，群發時，收件人收到的郵件不會顯示自己以外的收件人的信息。
• 群發可以使用模板，系統可自動替換如收件人、發件人、日期、收件單位、主題詞，等字段的內容。
• 群發對象可以使用高級搜索功能，該功能還可以將結果保存下來供下次群發時調用。

公共郵件管理

• 通過公司郵箱的設置企業對象的共用郵箱，使用KMS 知識管理系統收取的公用的郵件，置於共享文件夾內，使用人員可收查郵件轉入自己的文件夾保存。
• 公共郵件使用數據庫統一存儲郵件，收發的郵件自動與客戶目錄、聯繫人目錄、訂單、採購單、項目等系統內部表記錄關聯起來，從而避免因某個成員請假或其他原因造成客戶郵件丟失或工作停頓的風險。
• 公共郵件管理可實現企業的郵件的統一管理，並與作業流程關聯（如可以與經辦人關聯），使客戶的來信得到及時的回復、辦理，從而提高業務成功率、提高服務質量。

個人郵件管理

• 通過公司郵箱的設置企業對象的共用郵箱，使用KMS 知識管理系統收取的公用的郵件，置於共享文件夾內，使用人員可收查郵件轉入自己的文件夾保存。
• 公共郵件使用數據庫統一存儲郵件，收發的郵件自動與客戶目錄、聯繫人目錄、訂單、採購單、項目等系統內部表記錄關聯起來，從而避免因某個成員請假或其他原因造成客戶郵件丟失或工作停頓的風險。
• 公共郵件管理可實現企業的郵件的統一管理，並與作業流程關聯（如可以與經辦人關聯），使客戶的來信得到及時的回復、辦理，從而提高業務成功率、提高服務質量。

電子郵件轉為銷售機會、客戶反饋

• 在KMS 知識管理系統中，收到電子郵件後，可指定相應的辦理事項，使郵件成為一項銷售機會、一個客戶反饋、一個服務請求。
• KMS 知識管理系統可根據指定的作業流程指派辦理對像和辦理流程，從而提高業務成功率、提高服務質量。
• 對於不能自動分配對象的郵件，業務人員可以使用競爭方式取得辦理權限，系統會對業務人員的辦理業績做出跟蹤統計。