知識管理系統的模塊和功能: 自定義表單

自定義表單

知識管理自定義表單模塊圖

• 自定義表單很像我們平時使用的印刷好的表格，可以用來：1.填寫表格，2.通過表格執行辦理或審批流程。例如：
• 《請假條》表格，由申請人填表，主管批准，人事部備案，這是一種審批流程表單，包含申請、流程、審批三種應用。
• 《質量問題報告》表格，由客服填寫，技術部/品質部調查，倉庫補貨，財務核銷費用，包含填表、流程兩種應用（沒有審批）。
• 《出庫單》等各種數據表和電子錶格。
• 自定義表單主要有兩種使用場合：
• 數據自定義表單：這種表單的條目可以任意制定，並可設置權限，沒有流程控制；
• 流程自定義表單：可以靈活實現各種流程功能，流程又分為：1.工作流程，2.審批流程兩種應用方式；
• 自定義表單特點：
• 具備完整的流程控制和權限管理功能，可以直接應用在審批流程或工作流程控制上；
• 支持使用明細表，在一項記錄中帶有多項子記錄時，可以使用明細表；
• 字段可使用系統中的數據表記錄建立關係（相當於數據庫外鍵），如產品、客戶、成員、項目、訂單、採購單等；
• 可創建流程類型的自定義表單（如生產流程表），或用於數據類型的自定義表單（如銷售計劃表）
• 知識管理系統對自定義表單的定義和設置可使用模板來定義，避免管理員花費大量的時間在系統設置工作上。
• 升藍自定義表單提供直觀的自定義表單設計器，用戶可以創建無限數量的表單，實現擴充系統初期未設計的各種功能，以適應企業未來的發展需求。
• 自定義表單極大的擴展了KMS 知識管理系統的應用，通過將各種紙質表格使用KMS系統的表單進行登記、管理，實現規範的表格的填寫和存儲，通過表單的流程對相關作業進行管理控制，通過報表進行統計、查詢。
• 客戶在當前的開發的基礎上，可以自己使用自定義表單、自定義字段進行功能的擴充，迅速升級系統的功能，而無須重寫代碼，也無須瞭解原來系統的設計細節。

自定義表單功能

自定義流程表單

• 自定義流程表單按用途可分為：1.工作流程、2.審批流程兩種應用模式，用於日常工作或審批的各種流程表單的填寫和處理流程：
• 工作流程表單：
• 流程表單可用來處理工作流程，如《物料移交登記表》、《檢驗報告》；
• 流程表單與審批表單相似，但沒有審批表單的「同意」這一項。
• 審批流程表單：
• 審批流程表單可用來處理審批流程，如《請假表》、《費用報銷表》；
• 審批流程表單應類似於現實中應用的各種批准表格，如請假條，借款申請單等，實際的應用也與現實中用紙面的審批表相似。
• 現實中經常有一些表單需要在流轉填寫：如《質量問題報告》，銷售部門接到客戶提出質量問題，開出表單，然後由品質部門、設計部門等填寫相應的內容，使用工作流程表單可輕鬆解決此類表單的應用。

自定義數據表單

• 自定義數據表單是單純的數據表格，用於填寫數據，如《出貨記錄》、《銷售計劃表》。
• 自定義數據表單沒有流程控制功能，但可設置使用權限。
• 自定義數據表單支持使用明細表，在一項記錄中帶有多項子記錄時，可以使用明細表。

自定義電子錶格表單

• 自定義電子錶格表單，此功能類似於《Excel》電子錶格；
• 自定義電子錶格的數據是保存在數據庫服務器中，因此具有單機版本Excel無法比擬的優勢；

使用自定義明細表

• KMS 知識管理系統的自定義表單模塊支持使用明細表，每個表單可以使用一個明細表。
• 當一項記錄中帶有多項子記錄時，就需要使用明細表，如費用報銷單，需要一個明細表分別記錄費用明細（飛機票500、酒店800、出租車120...）
• 明細表可以選擇使用系統現有的數據表，如費用明細表，定義好的明細表也可用於多個自定義表單。

自定義字段擴展

• KMS 知識管理系統在重要的數據表中設計了自定義字段擴展功能，方便企業在以後增加字段的需要；
• 字段可使用系統中的數據表記錄建立關係（相當於數據庫外鍵），如產品、客戶、成員、項目、訂單、採購單等；
• 用戶可以自己添加字段，設置字段的輸入、顯示方式，無需二次開發或編寫代碼；

自定義表單擴展

• 自定義表單很像我們平時使用的印刷好的表格，可以用來：1.填寫表格，2.通過表格執行辦理或審批流程。例如：
• 《請假條》表格，由申請人填表，主管批准，人事部備案，這是一種審批流程表單，包含申請、流程、審批三種應用。
• 《質量問題報告》表格，由客服填寫，技術部/品質部調查，倉庫補貨，財務核銷費用，包含填表、流程兩種應用（沒有審批）。
• 《出庫單》等各種數據表和電子錶格。
• 自定義表單主要有兩種使用場合：
• 數據自定義表單：這種表單的條目可以任意制定，並可設置權限，沒有流程控制；
• 流程自定義表單：可以靈活實現各種流程功能，流程又分為：1.工作流程，2.審批流程兩種應用方式；
• 自定義表單特點：
• 具備完整的流程控制和權限管理功能，可以直接應用在審批流程或工作流程控制上；
• 支持使用明細表，在一項記錄中帶有多項子記錄時，可以使用明細表；
• 字段可使用系統中的數據表記錄建立關係（相當於數據庫外鍵），如產品、客戶、成員、項目、訂單、採購單等；
• 可創建流程類型的自定義表單（如生產流程表），或用於數據類型的自定義表單（如銷售計劃表）
• 知識管理系統對自定義表單的定義和設置可使用模板來定義，避免管理員花費大量的時間在系統設置工作上。
• 升藍自定義表單提供直觀的自定義表單設計器，用戶可以創建無限數量的表單，實現擴充系統初期未設計的各種功能，以適應企業未來的發展需求。
• 自定義表單極大的擴展了KMS 知識管理系統的應用，通過將各種紙質表格使用KMS系統的表單進行登記、管理，實現規範的表格的填寫和存儲，通過表單的流程對相關作業進行管理控制，通過報表進行統計、查詢。
• 客戶在當前的開發的基礎上，可以自己使用自定義表單、自定義字段進行功能的擴充，迅速升級系統的功能，而無須重寫代碼，也無須瞭解原來系統的設計細節。