|
2003-04-30
避免商务电邮的错误 (Bill Ringle): 避免商务电邮的错误 商务电子邮件错误，比如拼写错误，或使用非常糟糕的主题栏是很容易避免的。方法是：掌握电子邮件的一些简单的注意事项。 Bill Ringle
电子邮件现在已极为普遍，这是一个节省时间和金钱的有效工具，它使你能几乎时刻与你的客户和办公室保持联络。因此，如果使用得当的话，将为你和你的组织展现一种积极的形象。而如果使用不当，则会得罪潜在的客户，并使你由此博取并不希望得到的名声。
业务上的谬误常常会得罪客户，也许谬误本身并不是作俑者，然而一旦其与其它的失策融合在一起，或是同样的错误屡屡发生，将不但对你个人，也对你的公司造成伤害。 下面是商界人士在日常使用电子邮件过程中常见的几种错误，以及如何改进商务行为的建议。
提高个人信件效率 仔细看一看在与某个人联络时，你是如何使用电子邮件的。在你的一对一的通信中，注意以下6条提示尤为重要。 1.使用醒目的主题栏。当收到电子邮件时，人们常常用两种方法来确定邮件的重要性，即发件人和主题栏。对于一封在主题栏标记"提醒"的邮件，和另一封标记"提醒：12月3日2:30 p.m.办公室开会"的邮件，其处理起来是大不相同的。 2.作为一项准则，邮件应尽量正式化。不要以为别人都会按你所想要表达的意思去理解。为了避免曲解人意，当你与并不是十分熟悉的人联系时，要尽量直截了当。这一点在群发邮件时更是显得重要。 3.需要校正什么？由于打错或拼错单词而造成可信度的丧失是常见的事情，那么不妨多花几分钟，用拼写检查工具对邮件检查一遍，并重读一下邮件，确保邮件前后一致和准确。 4.将每一封邮件打印出来仔细审阅。这很可能浪费公司纸张和你的时间。取而代之的是，使用更有条理的方法，将来件和发件存放在相应的邮箱里，比如"员工会议记录"和"热销产品提示"。有些软件，诸如Eudora（www.Eudora.com）和Lotus Notes（www.Lotus.com）能根据发件人、主题或是邮件正文中的关键词自动将电子邮件分类。 5.定期查看和回复电子邮件。由于电子邮件使得你与公司内部，与你的零售商、供应商、咨询人员以及顾客的联络变得极为容易，因此，专业人员都希望你定期检查电子邮件。良好的开端是每隔几小时检查一次。在商务活动中，回复邮件（即便只是一些感谢信）是每个工作日中该做的事情。 6.使用多个商务电子邮件帐户。这肯定能加快你的工作效率。方法是：使用一个帐户处理商务，另一个帐户处理个人或其它事务，然后让别人使用相应的邮件帐户与你联系。减少对电子邮件的渴望将使你在工作和家庭生活中更加得心应手。
群发邮件注意事项 当你发送群发邮件时，应当尽量避免以下4种错误： 1.只回复发给你的电子邮件。电子邮件应该是互动的，你的同事、员工和客户期望你发电子邮件给他们，而他们却从没有收到邮件，他们不感到纳闷吗？不妨问一问你自己，是否你要发的邮件能给你的团队有所启示，是否你想同事们与你一起分享有价值的信息，是否你要告知客户什么，或是与其他人构建有价值的联系？电子邮件常常避开了秘书的监管，要学会充分利用它，因为你的竞争对手肯定会这样做。 2.事不关己，高高挂起。流行小测验：你和其他四个经理收到一封邮件，要求你们回答10个问题。其中三个问题在你的职责范围内，那么你在回信时会附上多少原始邮件呢？答案是：与你的回复相关的邮件要尽可能附上，包括你要回答的问题以及你的答案。 3.附上抄送栏。毕竟，如果软件开发者认为这并不是个好主意，那么为什么他们要预留那样的空间呢？其实，这并不尽然。事实上，对于众多的使用者来说，如果他们收到的电子邮件地址栏足足有三页，而只在最底端读到寥寥数行的邮件正文，这是一件多么痛苦的事情。因此，如果群发邮件少于10个，就把它们放在抄送栏中；在10到30个之间的，把它们放到密件抄送栏中去，这样每个人都能收到邮件，但每封信件并不包含分发名单；如果多于30个，或者群发名单经常变化，或是群发名单包含你部门外的成员，那么，为了轻松地解决这一问题，你就要向你的信息系统部门咨询使用专用软件，即使用邮件地址清单程序。 4.对系列电子邮件太过大方。这是许多好心的专业人士也会犯的错误。你收到一封令人惊奇的邮件，你或许想与你的同事分享，或许想伸出援手，帮助那些请求你采取行动的人解决难题。对付的办法是：不要转发诸如快速致富计划邮件，减肥计划邮件，或是任何看起来太过美妙而不可能是真实的事情。 这些劝戒似乎是在有趣地重申你已经养成的良好习惯，或是你已回避了的一些不良习惯，但是每每提起，总是令人耳目一新。
原文经许可摘自Bill Ringle发表于Internet Originator (www.internetorginator.com/ringle/art1.htm)上的"21 Ways to Avoid Business E-Mail Disasters"一文，作者1999年登记版权。 Bill Ringle是StarComm Development公司（www.StarComm.com）的执行总裁，这是一家从事互联网培训和发展的公司，位于费城附近地区。他是TechEdge一书的作者。陆卫军译。 信息来源：《世界经理人文摘》http://www.cec.asiansources.com
|
信息化软件应用目录 OA 办公自动化系统
CRM 客户关系管理系统
PM 项目管理系统
SCM 供应链管理系统
CC 协同商务系统
BPM 业务流程管理
BI 商务智能
CMS 内容管理系统
KM/KBS 知识管理系统
电子商务系统
HRM 人力资源管理系统
ERP 企业资源计划
EAM 企业资产管理系统
|
||||||||||||||||||||||||