SBO让管理成本降15%

“SAP Business One是一个平台软件，它可以把企业每个部门或各部门之间相关的数据无缝集中在公司的财务部门，由财务部门处理，以便公司经营决策层统一管理。”清华紫光（广西）总经理陈国全在谈到SAP Business One时提到，整个公司就像一个神经系统，以前人工操作时，对企业神经末梢的管理和影响都不能很到位。实施SAP Business One后，经过企业流程的再造，可将企业管理进行到企业神经末梢。他预计今年清华紫光（广西）可将管理成本降低15%。

解决慢半拍管理瓶颈
到2003年年底，清华紫光（广西）已经经历了3年多的发展，随着各事业部的业务扩展，公司管理遇到的几个关键性难题，如市场和客户如何稳定开拓及客户的满意度如何提高的问题；整个公司业务流如何高效管理的问题；现金流如何优化控制的问题；总经理如何对业务全面掌控的问题等等。

清华紫光（广西）总工徐祥云回忆公司利用信息技术手段进行公司管理的发展过程时说，“在公司创立初期，为了加强管理，我们自己开发了部分软件，那些软件也就相当于一个定制型的程序，起初它的管理效果还不错。”但是应用了一段时间后，由于公司业务扩张比较快，各事业部的后续业务发展也很快，很多功能都来不及修改。许多信息处理显得越来越滞后，公司管理总有慢半拍的感觉。这个程序已明显不能满足公司业务的扩展当时，也就是一年前，清华紫光（广西）开始考虑购买市场上的软件来进行管理。但考察一段时间后，清华紫光（广西）感觉市场上现有的应用软件对业务的监控不够、也不灵活。这些软件还多是为基层操作人员考虑，而没有考虑到公司管理层、决策层方面的管理需求，所以一直在等待有无更好的应用系统。徐祥云说：“那些应用软件都太通用了，和实际应用的差别还比较大，比如项目管理、工程管理、费用管理和预算管理等功能都显得很简单。”

32天系统上线
陈国全是在2003年底接触到SAP Business One产品。看到SAP Business One产品后，他发现其自定义功能特别强。用户可以在程序中很方便地加入自己的特色需要，如数据库中的很多字段、换算关系等等。这对预算和费用控制管理落实到每个事业部、每个项目、甚至每个岗位都非常有益处。

其次，SAP Business One的人机交互很好。作为应用用户，都希望应用软件的界面简单灵活。比较而言，SAP Business One界面上的相关背景信息提供的就很全面，界面间信息的相互关联性也很好。用户可以根据某一费用凭据上的信息追溯到上一级凭据，甚至最原始的凭据。

另外，SAP Business One分析功能比较强。项目经理可以根据项目分析的需要进行功能的自定义。SAP Business One提供了一个查询接口，用户通过查询接口，进行文字的定性描述，SAP Business One可以根据这些定性描述，到数据库里取出相关的表格，并产生相关的报表。同时，这些操作处理步骤，SAP Business One都会固化下来，以便于日后再次提供相关报表。现在公司每个部门岗位都有自己的查询接口。

陈国全不再犹豫，2003年12月与SAP公司正式签订了合作合同。2004年1月SAP Business One在清华紫光（广西）正式开始实施，2月初系统就上线了。整个实施过程仅用了32天。

四个后续步骤
清华紫光（广西）整个项目实施是由一名公司行政副总、一名财务经理和一名SAP事业部总监共同来监督的。目前，公司正在完善以下4方面系统功能。

首先，要将原来分布在各事业部的客户、市场信息输入到系统里。各事业部对客户、市场信息做到实时的掌握，公司可根据SAP Bussiness One提供的CRM，为分布在广西地区的客户提供更好的服务，提高老客户的忠诚度。其次，使各事业部的业务，从采购、库存、服务、财务到分销业务、集成业务、工程等预算实现业务流程化管理，以改变之前各事业部独立运作、缺乏业务集成、业务滞后、不透明等现象。再次，使公司现金流控制进一步改进并可控。由于各事业部多，相对独立预算，各种工程项目的预算施工结算效率不太高，公司一直想加大管理力度，以保护公司资金管理的有效性，发挥资金杠杆效应。最后，由于公司属于典型的中小企业，同时，中国-东盟博览会每年在广西举行，目前的市场机遇很大，这些都要求公司决策层能对市场变化、客户需求作更快更准确反应，希望SAP Bussiness One的应用能为公司决策层提供提供一套运营指挥的系统，提供一套绩效考核的办法。

实施效益：SAP Business One的实施使整个清华紫光（广西）的业务流程化，从工程项目采购到销售服务；办事效益高了，整个业务中不存在拖延和置后的环节；总经理或部门经理通过这个系统，在管理中可以获得更实时的数据，对公司的正确决策益处很大；使财务部门现金流透明了，如一个项目进行到哪个阶段，存在哪些应收帐款，是否在实时催款等信息在系统中都一目了然。另外，项目或现场的库存也下降了。

企业背景：
清华紫光（广西）有限公司是清华紫光股份有限公司在广西的子公司，公司位于南宁市高新技术产业开发区软件园，注册资金为1200万元人民币。清华紫光（广西）以科技开发为基础，经营信息、环保、生物制药和房地产产业，具体开展通信、监控、系统集成工程的施工；计算机网络技术的开发、咨询和服务；计算机软硬件及外围设备的技术开发、销售等经营项目。