1. 系統功能

a). 系統初始化

1). 機構配置：機構配置管理包括部門設置、職位設置和人員基礎信息錄入。部門設置、職位設置是系統運轉的基礎部分，通過根據本單位的實際情況設定部門、及各種職位權限可實現對管轄範圍的劃分，同時對系統內部工作流轉也將產生重要的影響。在系統中部門是一個邏輯概念，因此部門設置與真實的組織結構可以不同。系統中部門的邏輯結構主要取決於按照組織結構劃分的部門權限和工作範圍。

2). 職位管理：系統中的職位可以自由定義。在給單位員工分配角色時可以與實際情況一一對應，也可以給員工對應一個或多個已定義好的角色，系統支持身兼多職

3). 員工管理：通過員工管理，不僅可以詳細記錄員工個人信息、家庭信息、教育信息、聯絡信息、還可登記工作履歷信息、上傳相片，以及進行所屬部門和擔任職位的分配。

4). 參數設置：系統中所有參數都可由用戶自行定義，包括各類字典數據、考勤參數、計劃報告類別、公文參數、各類模版等等，在系統投入正常運轉前，通過相關工作人員將各種參數根據本單位的實際情況進行設置。可以提高系統對於本單位管理要求的適應性。

5). 流程設置：系統內部各種工作流轉的工作流程可以由用戶根據實際情況自行定義。通過流程設置，可以將單位日常辦公管理中的管理流程在系統中得到完整體現。實現各種文件、請示、報告的流轉自動化。極大提高了工作效率，同時也強化了辦公工作的規範性。

b). 信息中心

1). 信息中心：信息中心包括欄目管理、信息發佈、信息瀏覽三大部分功能。各用戶可以根據自己的實際需要自行進行欄目的分級設置。並根據管理規定設定各欄目相關的發佈、管理權限，實現內部新聞、公告、規章制度等公用信息的統一上傳管理。實現信息發佈的統一管理。信息中心中欄目的構主要取決於單位內部信息管理的劃分需要。在HBMOA3.1中根據信息類別的區別，提供了兩種格式的信息發佈——普通類信息、紅頭文件式信息。可以滿足單位對於多樣化信息管理的要求。

2). 常用鏈接：系統中的常用鏈接可以將單位經常使用的各類相關站點進行設置，方便日常工作中迅速準確的連接。

3). BBS：可由用戶靈活設置欄目、欄目權限、欄目用戶範圍的BBS，在實現內部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論組的功能。大大提高了內部交流的效率。

4). 其它功能：為了便於用戶的日常工作，在HBMOA3.1中還提供了飛機航班、火車時刻、郵編區號等查詢管理功能。

c). 人事考勤

1). 人事管理：人事管理包括人員檔案管理、調動分配管理、離職管理、及各種查詢統計。可以實現對單位員工人事信息、崗位調動變化的管理查詢功能。離職管理模塊中可以自動檢查員工目前未完工作，對人事管理人員進行相應提示。

2). 考勤管理：考勤管理由簽到、簽退、請假/銷假、加班申請、統計查詢等模塊組成。可以對單位員工的考勤情況一覽無餘。同時靈活的接口可以實現與其它考勤系統的數據對接（如：打卡式考勤機。。。）

d). 工作計劃

1). 計劃安排：計劃安排實現對日常工作計劃的安排、下達、負責人員的指定，同時支持進行計劃的再分解操作。實現工作由上到下，由總到分的統一安排管理。

2). 跟蹤檢查：單位領導對於已經安排的工作任務可以跟蹤檢查，對於提交完成的工作申請進行核准操作。實現對於工作任務時間進度、工時進度、任務進度的多種跟蹤檢查。方便的穿透查詢功能，可以使管理者對於任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

3). 報告日誌：系統提供的報告日誌可以使工作任務負責人方便的進行相關報告的提交，可以細到每人每日的日誌提交功能，極大的提高了管理的精確性，實時性。同時也為將來的工作考評提供了準確、翔實的數據。

4). 費用管理：通過與費用報銷模塊的連接，方便管理者對於相關工作任務的費用投入情況進行直接管理。

e). 公文流轉

1). 發文收文：實現了單位內部發文起草、發佈來文登記的功能，通過系統提供的在線編輯、附件上傳功能可以與其它文檔編輯工具進行結合。

2). 公文辦理：根據預先設置的公文辦理流程，各環節的辦理功能定義，可以實現公文的各項辦理工作。同時根據各辦理節點的權限設置，可以進行相應的加簽、退簽、修改後續流程等操作。極大的滿足了日常公文辦理中對於操作靈活性的要求。

3). 催辦跳轉：對於超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進行發送催辦通知、郵件，跳轉操作等功能實現，對於辦理流程的跟蹤檢查、特殊流轉的要求。提高公文流轉辦理的工作效率。

4). 歸檔銷毀：通過與系統文檔管理的連接，對於已完成流轉辦理的公文，可以進行相應的歸檔、銷毀操作。

f). 會議管理

1). 會議登記：對於各類會議進行登記，根據參加範圍自動發送會議通知郵件。打印會議通知等功能可以降低會議管理人員的工作強度。

2). 會議室管理：對於單位會議室安排進行預約申請，登記。使用情況查詢。可以提高對於會議室資源利用的合理性。

3). 紀要管理：對於各類會議精神、決議的登記，相關文件的上傳管理。可以使單位會議管理井井有條，便於日後對於會議決議執行情況的跟蹤管理。

g). 文檔管理

1). 類別定義：通過對於單位內部文檔庫的分類定義，權限劃分。建立單位內部文檔資源庫。

2). 文檔發佈：各相關人員可對在授權範圍內的文檔目錄進行相應的發佈管理操作。

3). 文檔查詢：各相關人員對在授權範圍內的文檔進行在線查找、瀏覽。提高了日常工作效率。

h). 申請審批

1). 類別定義：系統本身提供了8種定制格式的申請審批類型。同時支持用戶根據日常辦公的實際情況，自定義其它的申請、請示、報告等。通過設置相應的流轉路徑，實現申請審批的自動化。

2). 提交申請：員工可以通過桌面系統進行各種申請、請示、報告的在線填寫、提交及回複審批跟蹤。

3). 審批登記：管理者可以對需要自己進行審批回復的各類申請、請示、報告進行相應的審批、回復、填寫意見等操作。

i). 用款報銷

1). 用款管理：對於單位內部的各種用款進行在線提交、審批、借出登記、歸還登記的管理，降低日常用款管理工作的工作強度，提高工作效率。

2). 報銷管理：對於單位內部的各種用款進行在線提交、審批、報銷登記的管理，降低日常報銷管理工作的工作強度，提高工作效率。系統同時提供的與計劃任務模塊的接口，可以使報銷費用歸口管理，為管理者監督計劃項目的費用情況提供數據基矗

3). 統計查詢：支持用戶按部門、款項類別、相關計劃進行相應的統計查詢。方便管理者進行各種分析決策。

j). 辦公用品

1). 採購管理：用戶通過系統可在線填寫採購申請，相關採購管理人員進行採購登記操作。同時通過為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利於保證辦公用品的正常庫存。

2). 領用管理：對於需要對辦公用品進行領用的用戶，通過在線查詢、提交申請、相關領導審批、出庫登記完成對辦公用品領用的全流程管理。先進準確的移動庫存計算辦法，可準確的記錄相關費用，自動完成庫存增減。

3). 統計查詢：各級管理者可通過部門、時間段、類別等不同口徑進行相應的統計查詢。對於辦公用品庫存情況、領用情況、採購情況進行管理。有效減少庫存浪費、合理監控相關費用。

k). 資產資料

1). 資料管理：通過系統建立資料管理檔案，支持用戶進行資料借閱的在線申請、回復、借出登記、歸還登記等全自動操作。擺脫了傳統的手工管理效率低下，查找煩瑣等弊端。方便了單位員工對於各類資料的借閱操作。提高了內部資料的利用率。同時提供的借閱統計、缺庫登記等功能，對於資料管理工作提供了有效補充，可以快速準確的瞭解各類資料的使用情況，獲得缺庫信息。提升資料管理水平。

2). 資產管理：資產管理由資產檔案管理、使用歸還管理、查詢統計等功能模塊組成。可以使管理者隨時對單位內部資產分佈情況、使用情況做到一目瞭然。同時，通過資產領用責任到人的設計，可以明確使用責任人，有效杜絕資產流失。

l). 車輛管理

1). 車輛檔案：對於單位內部車輛建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況，車輛情況。

2). 用車管理：對於出車情況建立申請、審批、登記的流程化管理制度，對車輛使用進行合理安排，可以有效提高車輛的利用率。

3). 補貼管理：對於出車司機的補貼情況進行登記管理。使管理者對於補貼費用情況一目瞭然。

4). 維修管理：對於車輛維修的情況進行登記管理。便於對於車輛維護情況的瞭解。同時對於維修費用情況可以做到清晰、準確。

m). 公務接待

1). 接待管理：對於各種來賓接待情況進行相應的登記管理。

n). 客戶資源

1). 客戶檔案：對於發生業務往來的合作夥伴、客戶、聯繫人等各種相關資料進行收集、登記管理。同時可以方便查詢到歷史交往情況、歷史銷售情況。便於相關管理人員進行分析、決策。

2). 聯繫記錄：對於與客戶交往的歷史記錄進行準確、翔實的登記管理。為市場銷售人員進行客戶分析、實現個性化服務打造了堅實基矗

3). 銷售管理：對於銷售訂單進行跟蹤管理。對於歷史銷售情況進行各類查詢統計。使管理者對於銷售情況瞭如指掌。

o). 個人工具

1). 郵件管理：通過內部郵件功能、實現內部員工通過郵件進行日常工作交流。同時具備的POP3郵件管理功能，可以實現對外部郵箱的管理功能。附加提供的地址簿功能，可實現與OUTLOOK郵件地址簿的相互轉換功能。

2). 個人名片夾：員工通過個人名片夾可以方便、快捷的實現對於常用聯繫人的分類管理、綜合查詢等功能。

3). 消息管理：實時短消息功能可以實現員工之間在線實時交流，極大的方便了日常辦公。目前支持的聲音提示、圖標提示功能進一步增強了使用友好性。同時支持的提醒鬧鐘設置功能，可以進行日常按時提示的功能。

4). 日程管理：可以實現對個人日程的安排、提示備忘等功能。便於用戶對日常工作計劃進行安排、管理。

5). 個人理財：可以實現員工對個人財政情況的登記管理、查詢統計等功能。

6). 個人桌面：是員工個人工作處理的平台。友好的界面風格，方便易用的功能。對於個人工作的合理整和，可以極大方便用戶的日常工作。

2. 系統特點

a). 方便易用：

1). 完全採用流程化客戶界面設計，操作簡便直觀。完全基於瀏覽器界面、安裝方便，客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡單、方便，只要懂上網便能得心應手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓。

b). 維護輕鬆：

1). 完全基於B/S結構的設計，可使用戶輕鬆實現單點維護、全面升級。擺脫了傳統C/S結構實施、維護工作複雜，升級系統時系統管理員需要四處奔波的情況。

c). 個性化的管理流程定義功能：

1). 現代管理思想中十分重視過程管理（Process Management）。ISO9000的核心思想正是通過對過程質量的監控，實現系統的質量保證的。過程管理是將業務劃分為相對獨立的過程，一個過程的輸出將成為下一個過程的輸入，而對於過程內部則使用標準的程序（Procedure）進行管理和控制。基於這種思想，HBMOA將各種需要進行流程管理的日常辦公行為劃分為申請提交、審批流轉、登記辦理等幾個層次：各種不同事務的處理過程完全由用戶自行設定。這樣，可以使單位根據自身特點充分實現管理工作的個性化特色，同時為單位隨時調整管理流程變革提供了有力保證。除此以外，HBMOA的工作流技術將日常辦公的各種業務工作緊密聯繫起來，不需要手工的干預就可以將「正確的信息在正確的時間」傳遞給參與者，這樣就大大提高了信息傳遞的效率，減少了延遲。

d). 支持工作流程自動化應用：

1). 所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。幾乎所有的業務過程都是工作流，特別是辦公自動化應用系統的核心應用——公文審批流轉處理、會議管理等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫、發佈）。

1). HBMOA工作流程自動化的目標就是要協調組成工作流的四大元素，即人員、資源、事件、狀態，推動工作流的發生、發展、完成，實現全過程監控。不僅管理工作流全過程的所有信息和操作，而且還可主動推進工作流程的實現，如及時地自動收回或賦予不同人員的操作權限（如起草人起草文件完畢即不可修改文件內容，而其上級領導獲得文件的簽署權或對內容的修改權）、主動提示和催促工作人員實現某一階段的處理，從而整體提高工作流處理的效率。

e). 一體化的工作管理平台：

1). 單位日常辦公管理工作有一個共同的特點，就是各部門的業務不是孤立的，而是在互動的過程中相互促進，共同提升。與單一的業務管理軟件不同，HBMOA系統根據現代辦公理念而設計，將各種相關辦公業務進行合理整合，提供了統一的操作平台，實現了辦公管理業務信息的全面共享。將各職能部門緊密結合，形成一個有機的整體，從而提升了單位整體的管理、服務效率。

f). 自定義實現個性化：

1). HBMOA擁有廣泛的適用能力，能夠適應不同行業、不同類型、不同管理流程、不同組織機構的單位的需求。HBMOA的適用性源於其出色的自定義能力。用戶可以根據自身的管理需求和特點自定義部門結構、角色權限、工作流程、字典參數等等。HBMOA的這種靈活的機制不僅滿足不同單位的個性化需求，同時為單位日後的管理提升提供了基矗「運動是永恆的」，世界總是處在不斷的變化之中。各客戶單位為了謀求發展也要不斷的「求變」。當用戶單位增加新的管理項目、進行管理革新時，HBMOA可以方便的滿足管理變更的需求。

g). 先進的目標任務管理思想：

1). 通過HBMOA系統的工作計劃及日誌管理功能，可以實現內部工作目標的及時下達，反饋，調整。使管理者對於目前工作的進展情況一目瞭然。降低了工作實施管理中的潛在風險，提高了對於工作進度與效果的監管力度。同時提供企業員工工作業績考核的數據依據

h). 支持協同工作和移動辦公：

1). 採用WEB開發標準，可以隨時實現在互聯網上的應用，提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到企業辦公自動化系統；將辦公自動化系統應用地點由固定的物理位置延伸到其他所有被網絡覆蓋的地方，可提高工作效率和減少費用，並且符合現代辦公方式的發展特點。

i). 與其它辦公工具軟件的良好結合：

1). 提供電子郵件的管理功能。

2). 信息是辦公自動化、決策科學化的基矗電子郵件系統作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。升藍軟件辦公助手軟件自主開發的WEB—MAIL功能。可以與各種通用的郵件服務器軟件結合使用，也可內部獨立使用，實現內部郵件與外部郵件的無縫結合，提供了離線郵件處理、群發、多郵箱管、郵件接收自動分類歸檔等各種功能。同時可與升藍軟件辦公助手軟件內部管理功能結合，自動發送各種督辦、通知、回復等固定格式郵件。

3). 支持復合文檔型的數據

4). 在企業內部各種格式類型的文檔應用越來越廣泛，通過聯達辦公助手軟件，可以實現對於各種辦公文件的統一流轉、歸檔、在線調閱、管理。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。極大加強了公司內部檔案信息的管理，為用戶實現知識性管理提供了必要條件。可充分實現內部信息資源最大程度的集中共享。

j). 完整的安全控制功能：

1). 辦公自動化系統所處理的信息一般會涉及單位機關的機密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。升藍軟件辦公助手軟件採用三級加密技術，操作系統級（配合防火牆軟件）、數據級（數據加密）、用戶級（安全權限的劃分限制）。為企業信息的安全暢通提供了有力保障。

k). 靈活的系統體系構架：

1). 各類型單位雖然管理模式多種多樣，但究其管理內容，大同小易，在產品化開發中，HBMOA注意從提高產品適用範圍的角度，充分調研各類企業單位管理模式、內容，精心選擇設計核心平台功能，為用戶預留可反映其自身管理特色的設置功能，實現了用戶自行定義內部管理體系結構，設置各種管理工作流程，系統參數全動態設置等功能。同時，可以使用戶根據自己企業的實際情況靈活選取所需要的模塊，並可與其他業務系統通過定制接口無縫銜接，實現內部信息系統間的互通、互聯。

l). 產品化開發，降低用戶成本：

1). 產品化開發的模式可以降低軟件開發商的開發費用，提高技術投入的重複利用比率，最終反映在產品價格上，使用戶的購買成本大大下降。