OA日常辦公原理和流程圖

1 日常辦公

"日常辦公"數據庫是個人根據流程定義中賦予的辦理權限集中處理工作文檔的平台。在系統的主界面上，選擇日常辦公，打開"日常辦公"數據庫。顯示窗口如圖5-1所示。窗口的視圖主要包括：

擬辦工作：顯示已創建但尚未提交流程的工作文檔草稿。

待辦工作：顯示已到達的需要簽收辦理的工作文檔。

在辦工作：顯示已簽收但尚未提交的工作文檔。

轉發工作：顯示已結束辦理並提交，但尚未被下一辦理人簽收的工作文檔。

流轉監控：顯示指定範圍內的可監控工作文檔。

委託辦理：顯示已創建的所有委託辦理單。

1.1 新建工作文檔

個人只有在被授權為某個流程的"使用人"時，才具有使用該流程發起新工作文檔的權限。在"流程定制"窗口的導航器上，單擊擬辦工作，打開"擬辦工作"視圖，此視圖顯示當前辦理人所有尚未提交流程流轉的工作文檔草稿。

單擊視圖操作條上的新建按鈕，顯示了當前辦理人具有發起工作文檔權限的所有流程的名稱，從列表中選定一個流程名稱，創建一個新工作文檔。

文檔採用的是流程中已指定的應用表單，其內容、格式，甚至權限都已經過設置，個人可根據文檔要求填寫內容。在文檔的操作條上，根據賦予的權限，會顯示相應的操作按鈕，主要包括：

文檔主題 每個文檔都需要一個主題，才能在工作流系統中進行流轉。單擊此按鈕，如圖5-4所示，顯示窗口。窗口選項有：

主題：指定文檔的主題。

重要性：指定"一般"或"重要"。默認"一般"。"重要"文檔在流轉過程中將作上重要標誌。

緊急程度：指定"一般"、"加急"或"特急"。默認為"一般"。"加急"或"特急"文檔在流轉過程中將作上標誌。

流轉歷史 單擊此按鈕，顯示窗口如圖5-5所示。文檔流轉過程中記錄著各環節辦理人的簽收及提交時間，辦理人的姓名及所屬部門名稱。

環節說明 顯示文檔所處環節的說明信息。

流程說明 顯示文檔所屬流程的說明信息。

加入 包括"引入"、"附加"和"掃瞄"。

Office文檔 如果表單操作條上設計了Office功能，在文檔操作條上將顯示Office操作按鈕。一般包括新建、打開、激活和關閉Office對像等。

流程說明 顯示文檔所屬流程的說明信息。

提交 單擊此按鈕，將文檔提交流程流轉並關閉文檔窗口。文檔將自動流轉給下一辦理人。

保存 單擊此按鈕，將文檔暫時保存在"擬辦工作"視圖中。

關閉 單擊此按鈕，關閉文檔窗口。

文檔新建後可以立即提交，也可以暫時保存等待以後提交。文檔尚未提交前將顯示在"擬辦工作"視圖中，創建人隨時可以打開編輯或將其提交，也可以將其刪除。

1.2 提交工作文檔

根據流程設置提交時可能存在以下幾種操作：

如果文檔所屬環節存在多個目標環節，辦理人需要根據文檔的性質選擇具體的流向。如果流程定義時指定了下一環節的辦理人是由此環節的辦理人選擇，提交文檔時，辦理人需要從組織機構圖中選擇具體的辦理人，可以選擇部門、崗位或個人，如果選擇的是部門，那麼，文檔將送給所選部門下的所有個人。

如果流程定義時指定了辦理人需要選擇具體辦理人。從已定人員中選擇其中的部分或全部人員負責辦理。

1.3 簽收工作文檔

工作文檔在流轉過程中，都是存放在服務器上的"日常辦公"數據庫中。有辦理權限的個人在打開"日常辦公"數據庫時，文檔將顯示在視圖中。

在導航器中，單擊待辦工作，打開"待辦工作"視圖，此視圖顯示了當前用戶有權限辦理的所有待辦工作文檔。如果流程定義時，指定了文檔到達時進行郵件通知，那麼，文檔送達當前辦理人時，也同時向當前辦理人發一封電子郵件進行提示。

選定需要辦理的文檔，單擊視圖操作條上的簽收按鈕，將文檔簽收，也可以在文檔中進行簽收操作。簽收後的文檔將顯示在在辦工作視圖中。

1.4 辦理工作文檔

在導航器中，單擊在辦工作，打開"在辦工作"視圖，此視圖顯示了當前用戶有權限辦理的所有在辦工作文檔。在視圖中選定文檔，單擊打開，進入文檔窗口。辦理人根據流程賦予的操作權限進行工作處理。此外，在文檔的操作條上，根據辦理人的權限設置不同，會顯示相應的操作按鈕，主要包括：

編輯 在流程定義時，如果指定"允許編輯正文"，在文檔操作條上將顯示此按鈕，單擊它文檔進入編輯狀態，授權辦理人對文檔進行處理。

填寫意見 在流程定義時，如果指定"允許填寫意見"（詳見4.1.2環節定義的相關說明），在文檔的編輯狀態下，操作條上將顯示此按鈕。單擊它顯示窗口如圖5-11所示，輸入辦理意見，或從常用語列表中直接選擇常用語並加入。

圖5-12 查看意見匯總

意見匯總 在流程定義時，如果指定"允許查看意見匯總"（詳見4.1.2環節定義的相關說明），在文檔的操作條上將顯示此按鈕，單擊它顯示窗口如圖5-12所示，記錄了文檔所有辦理人的辦理意見等。

投票 在流程定義時，如果辦理方式是"投票式"，在文檔的操作條上將顯示此按鈕，單擊它選項有"贊成"、"反對"或"棄權"，確認後文檔即被提交。

在流程定義時，如果還指定了投票的退回方式，在達到否決比例時，文檔將被退回，並顯示在創建人的"擬辦工作"視圖中。

如果在流程定義時設置了文檔的辦理期限，那麼，當辦理人沒能在指定的辦理期限內完成文檔的處理並提交時，系統將向辦理人發送催辦郵件。

工作文檔提交後將不再顯示在當前辦理人的"在辦工作"視圖中。如果流程尚未結束，文檔將顯示在下一環節的所有辦理人的"待辦工作"視圖中，同時，顯示在當前辦理人的"轉發工作"視圖中。如果流程已經結束，文檔將根據流程定義時的設置自動歸檔到指定的數據庫中。同時，如果在流程定義時設置了流轉結束後的通知對象，歸檔前還將同時發送一封附有文檔的郵件給應通知人員。收到郵件的人員可以在自己的郵箱中查閱到該文檔內容。

1.5 撤回工作文檔

在"日常辦公"窗口的導航器中，單擊轉發工作，打開"轉發工作"視圖。視圖顯示了已提交給下一環節辦理人的所有工作文檔，並且，在被下一環節辦理人簽收前，文檔一直顯示在此視圖中。當前辦理人可以從此視圖中查閱已提交的文檔，也可以將文檔撤回重辦。

選定文檔，單擊視圖操作條上的撤回按鈕，將文檔撤回。被撤回的文檔將顯示在當前辦理人的"在辦工作"視圖中，而不再顯示在"轉發工作"視圖，同時，也不再顯示在下一環節各辦理人的"待辦工作"視圖中。當前辦理人可以將已撤回的文檔進行重新處理或提交。

2 委託辦理

當辦理人在一個時期內需要將工作委託他人處理時，可以將執行權限賦予被委託人。委託關係建立後，指定流程中原本應送給委託人辦理的工作文檔，都將顯示在被委託人的"待辦工作"視圖中，由被委託人簽收並辦理，而委託人自己不能再參與辦理。

在"日常辦公"窗口的導航器上，單擊委託辦理，打開"委託辦理"視圖。視圖顯示當前用戶創建的所有"委託辦理單"文檔。建立委託辦理時，單擊視圖操作條上的新建按鈕，創建一個"委託辦理單"文檔，顯示窗口如圖5-14所示。

在文檔窗口中，需要指定受委託人、委託內容、起始日期和終止日期等。

受委託人域是指定受委託人的姓名時，單擊此域右側的小按鈕，從彈出的組織機構圖中，選擇一個且只能選擇一個在職人員的姓名。

委託內容域是指定需要辦理委託關係的流程名稱，單擊此域右側的小按鈕，從彈出的流程名稱列表中選擇一個且只能選擇一個流程名稱作為委託內容。

此外，文檔中還提供兩個選項。一個選項是立即更新當前所有待辦工作，如果選中此選項，在保存委託單時，已顯示在委託人"待辦工作"視圖中的屬於委託內容的文檔(本來應委託人自己辦理)，都將被立即移交給受委託人，即顯示在受委託人的"待辦工作"視圖中，由其簽收和辦理，而不再顯示在委託人的視圖中等待其辦理。另一個選項是立即更新當前所有在辦工作，與原理與上一選項類同，只是立即移交的是在辦工作文檔。應注意的是，立即移交的只是指已經到達(或正在辦理)的工作文檔，在起始日期到來之前可能還會到達的工作文檔則還由委託人自己辦理。

單擊保存退出按鈕，保存委託單，並退出文檔窗口。同時，向受委託人發出郵件通知，受委託人可以在郵箱中打開該郵件，並通過郵件中的鏈接按鈕查閱"委託辦理單"文檔內容。

"委託辦理單"文檔一經保存後，就不允許再進行修改，但可以提前中止或刪除。提前中止委託關係時，在視圖中選定該文檔，單擊操作條上的中止按鈕，並確認"是否同時中止委託在辦工作"，如果單擊是，將顯示在受委託人的"在辦工作"視圖中的所有屬於委託內容的工作文檔全部移交回委託人的"在辦工作"視圖中，由委託人繼續辦理；如果單擊否，則繼續由受委託人負責辦理；單擊取消按鈕，放棄中止的操作。中止時，系統自動將屬於委託範圍的所有待辦工作文檔從受委託人的"待辦工作"視圖中移交到委託人的"待辦工作"視圖中，由委託人負責簽收並辦理。

3 流轉監控

在"日常辦公"窗口的導航器中，單擊流轉監控，打開"流轉監控"視圖。通過安全控制，經過受權的人員在打開此視圖時，視圖將顯示指定範圍內的工作文檔，包括文檔所處的環節名稱、當前辦理人、創建人、創建時間以及文檔內容等。經過授權的人員(一般是主管領導)據此可以實時瞭解並掌握各項工作的辦理狀態，並在必要時進行干預。

不同的人員能夠在視圖中查看的文檔範圍不同。系統管理員可以監控到所有流程中正在流轉的工作文檔；流程管理員可以監控到指定流程中正在流轉的工作文檔；具有跟蹤後續辦理過程的人員則只能監控到所屬流程中已經過自己辦理的工作文檔。

系統管理員 系統管理員必須是"日常辦公"數據庫中具有"管理者"權限級別的用戶，且將此用戶在"存取控制列表"中的角色設置為"系統管理員"。系統管理員在能監控到所有流程中正在流轉的工作文檔的同時，還具有包括向當前辦理人發送催辦郵件、對"死鎖"文檔進行解鎖，特送文檔給指定環節、刪除文檔等操作權限。所以，一般只是給主要領導賦予這種級別的權限。

流程管理員 流程管理員必須是"日常辦公"數據庫中具有"編輯者"權限級別的用戶，且將此用戶在"存取控制列表"中的角色設置為"流程管理員"。此外，要實現此用戶能夠監控某個流程的所有文檔，流程定義時，在"流程"文檔的流程管理員域中將其姓名選入。流程管理員具有包括向當前辦理人發送催辦郵件、對"死鎖"文檔進行解鎖，特送文檔給指定環節、刪除文檔等操作權限。所以，一般只是給各流程的主管領導賦予這種級別的權限。

環節的辦理人 在定義流程的"環節"文檔時，如果設置了允許跟蹤後續辦理過程，那麼，當所屬流程的工作文檔在經過該環節的辦理後，此環節的所有辦理人都能在"流轉監控"視圖中實際上瞭解到文檔在後續環節的辦理狀態，但不具有其它的操作權限。

在"流轉監控"視圖的操作條上具有的操作包括：

催辦 當一個工作文檔在某個環節需要加快辦理或滯留時間較長時，系統管理員或其流程管理員可以單擊此按鈕，向相關辦理人發送催辦通知。

解鎖 當工作文檔因某些突發事件，如正被某辦理人編輯中因掉電引起死鎖時，造成所有辦理人都無法對文檔操作，此時，應由系統管理員或其流程管理員執行文檔的解鎖操作。

特送 工作文檔是根據流程已設置好的可能流向進行流轉的，如果個別文檔需要臨時改變流向(不管其是否已被所處環節辦理人簽收)，可以由系統管理員或其流程管理員執行此操作。選擇一個目標環節，將指定文檔特送給所選環節的辦理人辦理。文檔經過該環節的辦理後，將繼續按該環節的流向安排流轉。

刪除 工作文檔提交流程流轉後是不允許刪除的，如果存在個別廢棄文檔需要刪除時，可以由系統管理員或其流程管理員執行刪除操作。

4 流轉日誌

流轉日誌完整記錄了各流程工作文檔的辦理過程，包括文檔所經過的各環節所有辦理人簽收及提交日期時間等事件，以方便進行事後確認、查詢、統計和監控。在系統的主界面上，選擇流轉日誌，打開"流轉日誌"數據庫。此數據庫中的所有日誌文檔只能讀取訪問，而不允許修改或刪除。為方便查詢，您可以通過"按創建人"、"按流程類別"和"按創建日期"三種視圖方式進行操作。