OA日常办公原理和流程图

1 日常办公

"日常办公"数据库是个人根据流程定义中赋予的办理权限集中处理工作文档的平台。在系统的主界面上，选择日常办公，打开"日常办公"数据库。显示窗口如图5-1所示。窗口的视图主要包括：

拟办工作：显示已创建但尚未提交流程的工作文档草稿。

待办工作：显示已到达的需要签收办理的工作文档。

在办工作：显示已签收但尚未提交的工作文档。

转发工作：显示已结束办理并提交，但尚未被下一办理人签收的工作文档。

流转监控：显示指定范围内的可监控工作文档。

委托办理：显示已创建的所有委托办理单。

1.1 新建工作文档

个人只有在被授权为某个流程的"使用人"时，才具有使用该流程发起新工作文档的权限。在"流程定制"窗口的导航器上，单击拟办工作，打开"拟办工作"视图，此视图显示当前办理人所有尚未提交流程流转的工作文档草稿。

单击视图操作条上的新建按钮，显示了当前办理人具有发起工作文档权限的所有流程的名称，从列表中选定一个流程名称，创建一个新工作文档。

文档采用的是流程中已指定的应用表单，其内容、格式，甚至权限都已经过设置，个人可根据文档要求填写内容。在文档的操作条上，根据赋予的权限，会显示相应的操作按钮，主要包括：

文档主题 每个文档都需要一个主题，才能在工作流系统中进行流转。单击此按钮，如图5-4所示，显示窗口。窗口选项有：

主题：指定文档的主题。

重要性：指定"一般"或"重要"。默认"一般"。"重要"文档在流转过程中将作上重要标志。

紧急程度：指定"一般"、"加急"或"特急"。默认为"一般"。"加急"或"特急"文档在流转过程中将作上标志。

流转历史 单击此按钮，显示窗口如图5-5所示。文档流转过程中记录着各环节办理人的签收及提交时间，办理人的姓名及所属部门名称。

环节说明 显示文档所处环节的说明信息。

流程说明 显示文档所属流程的说明信息。

加入 包括"引入"、"附加"和"扫描"。

Office文档 如果表单操作条上设计了Office功能，在文档操作条上将显示Office操作按钮。一般包括新建、打开、激活和关闭Office对象等。

流程说明 显示文档所属流程的说明信息。

提交 单击此按钮，将文档提交流程流转并关闭文档窗口。文档将自动流转给下一办理人。

保存 单击此按钮，将文档暂时保存在"拟办工作"视图中。

关闭 单击此按钮，关闭文档窗口。

文档新建后可以立即提交，也可以暂时保存等待以后提交。文档尚未提交前将显示在"拟办工作"视图中，创建人随时可以打开编辑或将其提交，也可以将其删除。

1.2 提交工作文档

根据流程设置提交时可能存在以下几种操作：

如果文档所属环节存在多个目标环节，办理人需要根据文档的性质选择具体的流向。如果流程定义时指定了下一环节的办理人是由此环节的办理人选择，提交文档时，办理人需要从组织机构图中选择具体的办理人，可以选择部门、岗位或个人，如果选择的是部门，那么，文档将送给所选部门下的所有个人。

如果流程定义时指定了办理人需要选择具体办理人。从已定人员中选择其中的部分或全部人员负责办理。

1.3 签收工作文档

工作文档在流转过程中，都是存放在服务器上的"日常办公"数据库中。有办理权限的个人在打开"日常办公"数据库时，文档将显示在视图中。

在导航器中，单击待办工作，打开"待办工作"视图，此视图显示了当前用户有权限办理的所有待办工作文档。如果流程定义时，指定了文档到达时进行邮件通知，那么，文档送达当前办理人时，也同时向当前办理人发一封电子邮件进行提示。

选定需要办理的文档，单击视图操作条上的签收按钮，将文档签收，也可以在文档中进行签收操作。签收后的文档将显示在在办工作视图中。

1.4 办理工作文档

在导航器中，单击在办工作，打开"在办工作"视图，此视图显示了当前用户有权限办理的所有在办工作文档。在视图中选定文档，单击打开，进入文档窗口。办理人根据流程赋予的操作权限进行工作处理。此外，在文档的操作条上，根据办理人的权限设置不同，会显示相应的操作按钮，主要包括：

编辑 在流程定义时，如果指定"允许编辑正文"，在文档操作条上将显示此按钮，单击它文档进入编辑状态，授权办理人对文档进行处理。

填写意见 在流程定义时，如果指定"允许填写意见"（详见4.1.2环节定义的相关说明），在文档的编辑状态下，操作条上将显示此按钮。单击它显示窗口如图5-11所示，输入办理意见，或从常用语列表中直接选择常用语并加入。

图5-12 查看意见汇总

意见汇总 在流程定义时，如果指定"允许查看意见汇总"（详见4.1.2环节定义的相关说明），在文档的操作条上将显示此按钮，单击它显示窗口如图5-12所示，记录了文档所有办理人的办理意见等。

投票 在流程定义时，如果办理方式是"投票式"，在文档的操作条上将显示此按钮，单击它选项有"赞成"、"反对"或"弃权"，确认后文档即被提交。

在流程定义时，如果还指定了投票的退回方式，在达到否决比例时，文档将被退回，并显示在创建人的"拟办工作"视图中。

如果在流程定义时设置了文档的办理期限，那么，当办理人没能在指定的办理期限内完成文档的处理并提交时，系统将向办理人发送催办邮件。

工作文档提交后将不再显示在当前办理人的"在办工作"视图中。如果流程尚未结束，文档将显示在下一环节的所有办理人的"待办工作"视图中，同时，显示在当前办理人的"转发工作"视图中。如果流程已经结束，文档将根据流程定义时的设置自动归档到指定的数据库中。同时，如果在流程定义时设置了流转结束后的通知对象，归档前还将同时发送一封附有文档的邮件给应通知人员。收到邮件的人员可以在自己的邮箱中查阅到该文档内容。

1.5 撤回工作文档

在"日常办公"窗口的导航器中，单击转发工作，打开"转发工作"视图。视图显示了已提交给下一环节办理人的所有工作文档，并且，在被下一环节办理人签收前，文档一直显示在此视图中。当前办理人可以从此视图中查阅已提交的文档，也可以将文档撤回重办。

选定文档，单击视图操作条上的撤回按钮，将文档撤回。被撤回的文档将显示在当前办理人的"在办工作"视图中，而不再显示在"转发工作"视图，同时，也不再显示在下一环节各办理人的"待办工作"视图中。当前办理人可以将已撤回的文档进行重新处理或提交。

2 委托办理

当办理人在一个时期内需要将工作委托他人处理时，可以将执行权限赋予被委托人。委托关系建立后，指定流程中原本应送给委托人办理的工作文档，都将显示在被委托人的"待办工作"视图中，由被委托人签收并办理，而委托人自己不能再参与办理。

在"日常办公"窗口的导航器上，单击委托办理，打开"委托办理"视图。视图显示当前用户创建的所有"委托办理单"文档。建立委托办理时，单击视图操作条上的新建按钮，创建一个"委托办理单"文档，显示窗口如图5-14所示。

在文档窗口中，需要指定受委托人、委托内容、起始日期和终止日期等。

受委托人域是指定受委托人的姓名时，单击此域右侧的小按钮，从弹出的组织机构图中，选择一个且只能选择一个在职人员的姓名。

委托内容域是指定需要办理委托关系的流程名称，单击此域右侧的小按钮，从弹出的流程名称列表中选择一个且只能选择一个流程名称作为委托内容。

此外，文档中还提供两个选项。一个选项是立即更新当前所有待办工作，如果选中此选项，在保存委托单时，已显示在委托人"待办工作"视图中的属于委托内容的文档(本来应委托人自己办理)，都将被立即移交给受委托人，即显示在受委托人的"待办工作"视图中，由其签收和办理，而不再显示在委托人的视图中等待其办理。另一个选项是立即更新当前所有在办工作，与原理与上一选项类同，只是立即移交的是在办工作文档。应注意的是，立即移交的只是指已经到达(或正在办理)的工作文档，在起始日期到来之前可能还会到达的工作文档则还由委托人自己办理。

单击保存退出按钮，保存委托单，并退出文档窗口。同时，向受委托人发出邮件通知，受委托人可以在邮箱中打开该邮件，并通过邮件中的链接按钮查阅"委托办理单"文档内容。

"委托办理单"文档一经保存后，就不允许再进行修改，但可以提前中止或删除。提前中止委托关系时，在视图中选定该文档，单击操作条上的中止按钮，并确认"是否同时中止委托在办工作"，如果单击是，将显示在受委托人的"在办工作"视图中的所有属于委托内容的工作文档全部移交回委托人的"在办工作"视图中，由委托人继续办理；如果单击否，则继续由受委托人负责办理；单击取消按钮，放弃中止的操作。中止时，系统自动将属于委托范围的所有待办工作文档从受委托人的"待办工作"视图中移交到委托人的"待办工作"视图中，由委托人负责签收并办理。

3 流转监控

在"日常办公"窗口的导航器中，单击流转监控，打开"流转监控"视图。通过安全控制，经过受权的人员在打开此视图时，视图将显示指定范围内的工作文档，包括文档所处的环节名称、当前办理人、创建人、创建时间以及文档内容等。经过授权的人员(一般是主管领导)据此可以实时了解并掌握各项工作的办理状态，并在必要时进行干预。

不同的人员能够在视图中查看的文档范围不同。系统管理员可以监控到所有流程中正在流转的工作文档；流程管理员可以监控到指定流程中正在流转的工作文档；具有跟踪后续办理过程的人员则只能监控到所属流程中已经过自己办理的工作文档。

系统管理员 系统管理员必须是"日常办公"数据库中具有"管理者"权限级别的用户，且将此用户在"存取控制列表"中的角色设置为"系统管理员"。系统管理员在能监控到所有流程中正在流转的工作文档的同时，还具有包括向当前办理人发送催办邮件、对"死锁"文档进行解锁，特送文档给指定环节、删除文档等操作权限。所以，一般只是给主要领导赋予这种级别的权限。

流程管理员 流程管理员必须是"日常办公"数据库中具有"编辑者"权限级别的用户，且将此用户在"存取控制列表"中的角色设置为"流程管理员"。此外，要实现此用户能够监控某个流程的所有文档，流程定义时，在"流程"文档的流程管理员域中将其姓名选入。流程管理员具有包括向当前办理人发送催办邮件、对"死锁"文档进行解锁，特送文档给指定环节、删除文档等操作权限。所以，一般只是给各流程的主管领导赋予这种级别的权限。

环节的办理人 在定义流程的"环节"文档时，如果设置了允许跟踪后续办理过程，那么，当所属流程的工作文档在经过该环节的办理后，此环节的所有办理人都能在"流转监控"视图中实际上了解到文档在后续环节的办理状态，但不具有其它的操作权限。

在"流转监控"视图的操作条上具有的操作包括：

催办 当一个工作文档在某个环节需要加快办理或滞留时间较长时，系统管理员或其流程管理员可以单击此按钮，向相关办理人发送催办通知。

解锁 当工作文档因某些突发事件，如正被某办理人编辑中因掉电引起死锁时，造成所有办理人都无法对文档操作，此时，应由系统管理员或其流程管理员执行文档的解锁操作。

特送 工作文档是根据流程已设置好的可能流向进行流转的，如果个别文档需要临时改变流向(不管其是否已被所处环节办理人签收)，可以由系统管理员或其流程管理员执行此操作。选择一个目标环节，将指定文档特送给所选环节的办理人办理。文档经过该环节的办理后，将继续按该环节的流向安排流转。

删除 工作文档提交流程流转后是不允许删除的，如果存在个别废弃文档需要删除时，可以由系统管理员或其流程管理员执行删除操作。

4 流转日志

流转日志完整记录了各流程工作文档的办理过程，包括文档所经过的各环节所有办理人签收及提交日期时间等事件，以方便进行事后确认、查询、统计和监控。在系统的主界面上，选择流转日志，打开"流转日志"数据库。此数据库中的所有日志文档只能读取访问，而不允许修改或删除。为方便查询，您可以通过"按创建人"、"按流程类别"和"按创建日期"三种视图方式进行操作。