知识管理系统的模块和功能: 工作任务

工作任务

知识管理工作任务模块图

• 工作任务是企业日常工作任务或项目的工作计划任务，系统通过工作任务流程，实现工作流程自动化。
• 工作任务可设定分类、优先级、重要性、紧急程度等属性，可按项目、部门、成员等对象进行任务分配。
• 通过工作流程的自动化，实现更好、更快的进行任务的过程。
• 工作任务的计划安排：计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人员的指定，同时支持进行计划的再分解操作。实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理。
• 工作任务的跟踪检查：系统对已经安排的工作任务自动跟踪检查，对于提交完成的工作申请进行核准，从而实现对于工作任务时间进度、工时进度、任务进度的多种跟踪检查。
• 工作任务的报告日志：系统提供的报告日志可以使工作任务负责人方便的进行相关报告的提交，为将来的工作考评提供了准确、翔实的数据。
• 工作任务的费用管理：通过与费用报销模块的连接，方便管理者对于相关工作任务的费用投入情况进行直接管理。
• 工作任务的查询功能：可以使管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。

工作任务功能

工作流程控制

• 许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。
• 在KMS 知识管理系统中，用户只需填写有关表单，系统会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，提升了公司的核心竞争力。
• 工作流程主要应用在：项目、任务的分类指定该项目或任务的工作流程。
• 根据企业的管理策略，可实施自动分配工作流程，即预先定义好工作流程的适用范围，以后制定此类项目或任务时，自动分配定义好的工作流程，无需要每个任务一一指定流程。
• 例如：为采购任务创建三种流程：设备采购流程、办公用品采购流程、生产物资采购流程，今后在创建采购任务中，系统可自动根据相应的属性，指定合适的流程。

工作办理过程记录和报告

• KMS 知识管理系统系统对所有流程的工作办理过程，都以报告形式进行登记。
• 工作报告是根据流程的节点进行登记，系统自动根据节点的属性生成相应的表单，一般报告有：完成情况、所花费的人力、物力和费用、是否有相关的文档等字段。
• 工作报告可使管理者或员工充分掌握业务办理情况和业务流程处理效率，实现实时的管理监控。

工作任务的分配、督办和跟催

• 工作任务管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。
• 管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员。
• 可以随时检查计划的执行情况。
• 员工根据分配到自己当前的待办的工作计划，并及时填写的工作报告，同时可以上传相应的附件。
• 工作任务管理和报表管理相结合，可以使相关管理人员及时了解有关计划、项目的执行情况，便于对有关计划、项目的进行跟踪管理。

交办任务管理

• 交办任务通常是由上级对下级指派的简单工作要求。
• 交办任务不需要复杂的控制过程，经办人员只需要向上级汇报即可。
• 交办工作的办理也需要流程，但流程的定义通常只有两个节点。

工作质量评估

• 经办人提交任务完成报告后，可根据管理员制定的策略启用质量评估。
• 质量评估是对工作组成员的工作质量作出评价，通常由专人负责填写。

工作总结报告

• 对于重要的工作任务或项目任务，可要求填写工作总结报告（在工作流程中指定相应的节点）。
• 工作总结是对当前任务或项目活动进行回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种报告。

工作流程的主要应用

• 项目办理流程
• 工作任务流程
• 交界任务流程
• 订单处理流程
• 采购处理流程
• 变更流程
• 客户服务流程

工作日志

• KMS 知识管理系统系统对工作任务实行流程控制，工作任务的各节点办理均需要填写报告，系统的工作日志由这些报告生成。
• 系统提供的报告日志可以使工作任务负责人的进行相关报告的提交，可以细到每人每日的日志提交功能，提高了管理的精确性，实时性。
• 工作日志也为工作考评提供了准确、翔实的数据。