知识管理系统的模块和功能: 文档管理

文档管理

知识管理文档管理模块图

• 文档管理是存储企业电子数据的基础，它可以让所有的知识文档在同一个平台上运作，在一个中央数据库中统一存储和管理各种信息和现有业务。
• 在文档管理模块中，可以轻松创建，存储，搜索你需要的文档（合同，方案书，产品说明书等任何可以以文字表达下来的信息），并组织创建企业整个的知识管理库。
• 文档管理还可以管理公司的内部网站和外部网站，并可设计灵活多样的信息门户。
• 文档管理还提供多种知识管理工具以提升企业对知识的分享、积累、创新和利用。
• 文档管理是对组织机构中的各类电子文档实现统一存储和管理，支持加密、权限定义、分类定义。
• 全文检索功能使查找文件更加方便快捷，工作效率明显提高。
• 文件的流通流转更加便捷，员工间文档的协作更加方便。
• 降低纸质文档的依赖，节省文档管理的成本。
• 重复利用历史的文档，发挥知识财富的价值。

文档管理功能

文档管理功能

• 集中管理文件，加速企业的知识积累，文档更加安全。
• 员工可以不限时、不限地访问文档库，获取急需资料。
• 文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。
• 文档权限：文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置，目录可以使用继承权限，也可以对单一目录指定权限。
• 文件格式：支持所有的文档格式，系统内部支持对PDF、WORD、EXCEL、POWERPOINT、HTML、TEXT、RTF等常见文件格式进行信息摘要处理（全文检索处理），支持在后台生成PDF和Word。
• 文件上传：可以单个文件上传，同时支持批量文件上传或使用包上传，方便企业海量文件的批量上传。
• 文档发布：相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布管理操作。
• 文档查询：成员可以在授权范围内的文档进行在线搜索、浏览。

按目录分配权限

• 成员的基本使用权限由角色权限决定，此外，KMS 知识管理系统还支持使用目录权限进行权限控制，实现更细化的安全权限要求。
• 使用目录权限可进一步灵活地设置文档的权限。
• 目录权限支持子目录继承主目录方式。

文档加密功能

• 支持对重要的文档进行加密，知识管理系统提供三种加密应用方式，确保企业的关键资料的安全：
• 第一种是信息指纹，此方式不对文档的内容进行加密，只对文档的完整性进行加密校验，确保文档是有效的版本，主要用于合同、签字认可的文档、规章制度等，保证任何人无法对文档做出任何改动。
• 第二种是内容加密，此方式对文档的内容进行加密，阅读文档需要特定的密码，保证公司的机密文件不会泄漏。
• 第三种是透明加密，此方式加密对用户是透明的，系统内的用户可正常阅读文档，文档离开服务器后无法打开（如果用户将文档下载到个人电脑或传到外面，文档将无法打开）（此功能只支持服务端PDF文档）。

部门文件库

• 提供部门文件库功能，部门内的文档可放在部门文库库中共享，提高部门内的文档的共享水平。
• 部门文件库可设置部门管理员，由部门管理员负责本部门文件的管理。
• 部门文件的目录还可以分配具体的权限，也可以设置为共享。

网络硬盘

• 提供个人文件库功能（俗称网络硬盘或网络U盘），个人文件可在私有或共享的方式存放在个人文档库中。
• 个人文件库可分配使用空间。
• 个人文件库的目录可以设置为共享。

多种方式权限定义

• 文档管理有灵活具体的操作权限控制，确保重要文档被正确的人使用，保障机密文档的安全。
• 成员的基本权限由角色权限决定，此外，KMS 知识管理系统还支持使用组合权限进行权限控制，实现更高的安全权限要求。
• 升蓝KMS 知识管理系统支持组合权限分配方式有：按目录、按职务、按部门、按项目小组、按小组、按相对关系、按绝对关系、按作者等各种属性来定义权限。
• 可按多种方式指定授权许可，进一步提高系统的灵活性，同时使系统的维护设置更方面，您可以选择最简便的一种方式指定即可，极大地减轻设置的工作量。

公文审批流程

• 发文收文：发文起草、发布来文登记的功能，通过系统提供的在线编辑、附件上传功能可以与其它文档编辑工具进行结合。
• 公文办理：根据预先设置的公文办理流程，实现公文的过程的流程控制，支持多种流程模型，支持会签、退签、修改后续流程等操作，可满足了各种复杂的公文办理流程的要求。
• 催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、邮件，跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求。提高公文流转办理的工作效率。
• 归档销毁：通过与系统文档管理的连接，对于已完成流转办理的公文，可以进行相应的归档、销毁操作。

支持标准文档格式和Office在线编辑控件

• 在企业内部各种格式类型的文档应用越来越广泛，升蓝KMS 知识管理系统提供对标准文档格式的广泛支持，实现对于办公文件的统一编写、发布、流转、归档、版本控制、在线调阅、权限管理。
• KMS 知识管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）文件格式的在线编辑，在线编辑无需将文件下载到本地即可编辑，并可实现痕迹保留、电子勇等特殊功能。
• KMS 知识管理系统系统支持在服务端生成Pdf文件格式，并实现PDF文件的加密、文档内部权限、签字盖章和CRC校验，在正式公文场合（如合同、制度），PDF文件比Office文件具有更高的安全性。
• KMS 知识管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）、PDF文件、纯文件文件、Html、Rtf等常见文件格式的全文索引和全文检索。
• KMS 知识管理系统系统支持多种图片文件的服务端处理。
• 极大加强了公司内部档案信息的管理，为用户实现知识性管理提供了必要条件。可充分实现内部信息资源最大程度的集中共享。

灵活可靠的权限控制组合

• 企业信息一般会涉及单位机关的机密，而且不同的成员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此可靠安全性控制功能是系统得以投入使用的先决条件。
• KMS 知识管理系统的权限设计功能非常复杂，但应用起来却非常简单，系统的基本权限是基于角色的权限，管理员只需分配用户的角色即可完成权限的分配。
• 企业的应用需要更复杂的权限机制，为了实现更复杂的权限定义，知识管理系统在具体的模块和功能上，可以使用部门、项目组、成员、职务、相对职务关系（如上下级关系）、小组、作者等多种方式定义权限，这些权限可以合并组合使用，满足企业对权限安全的更高要求，同时也更方便管理员操作。
• 此外，知识管理系统采用采用多种数据加密、操作日志、数据备份、防病毒、防入侵技术或方法（详细请参阅《技术规则》），为企业信息的安全提供了有力保障。

支持SharePoint模式的文档控件

• 支持 Office SharePoint 的文档控件， 实现Office文档在线编辑，
• 也可使用文档模板, 实现 Office 文档在线创建,
• 需要安装 Office SharePoint 组件, 在安装 Office 时默认安装模式中已包含 Office SharePoint 组件