质量就是生命_2

摘要：本文以安徽省阜阳商厦股份有限公司ERP项目实施案例为背景，向读者阐述了实施企业信息化各环节的关键，尤其强调了强有力的组织、部门的协调、严格抓好培训、扎实的清查工作、切实实施好试运行等方面。提出质量至上，严格程序，扣紧环节，规范操作，标准管理，是成功实施信息化系统切换的根本要求。

质量就是生命_2：信息采集及时整理和录入的准确是实施系统建设成功的核心因素

企业信息化，关键要标准化，数据化，规范化，有人说“三分技术、七分实施、十二分数据”，因此数据的准确与否关系到企业信息化实施的成败，哪怕是百分之一错误的数据将会耗费百分之九九的实施时间，“输入的是垃圾，输出的还是垃圾”，如果对小的数据差错没有及时更正，计算机强大的计算速度将成为错误的放大器，使所计算出的数据失去意义，直接导致企业信息化的失败。而数据的准确来自于清查工作的扎实程度。

数据根据其特性，可分为静态数据和动态数据，静态数据是指在企业信息化实施中相对稳定的数据，对于商业企业来说，商品分类、商标、商品计量单位，供应商档案资料，合同，相对是静态的，这些资料一般变化较小，而且在企业信息中起到很重要的作用，它们的准确与否关系到信息化后期的所有工作，对分析，统计起到很重要的影响。动态数据是指数据信息相对变化较快，如商品的价格，商品数量，季节性商品等。

根据不同的数据要有不同的处理，对于静态数据一般应该在IT技术人员到达之前进行准备，根据ERP软件的特点和企业的管理需求进行整理这些资料数据，对于计算机系统来说，数据不仅是可以共享的，而且还具有可复制性，因此整理数据时要充分考虑其延续性，而且计算机系统是严格按代码管理的，各种代码始终贯穿于所有信息中，如供应商在计算机中有供应商代码，合同有合同代码，商品有商品代码和商品条码，商品分类有商品分类码，人员有人员编码，部门有部门编码，而这些代码同代码之间有很大的关联，如合同要含有供应商代码，人员代码要同部门代码对应，因此在整理前期资料时要充分考虑这些代码，使代码同代码之间进行协调统一，而在以后的数据准备中，必须严格依据所制定代码按照标准化、规范化进行管理和执行，如在清查商品，整理商品信息时，就必须根据商品的属性要求进行填写所需要的代码，这样在计算机中才能统一，比如，在商品信息登记中某商品的计量单位如手工填写可能会出现500克，斤、500g，500G等不同的字样，意义是相同的，但如果按这样的信息录入计算机则会是不同的计量单位，对于统计是不利的，但是如果把这一信息先入了计算机，并产生了代码，取一个标准计量单位作为计算机认可的单位，自然可以达到统一。

又如供应商的资料，由于人们日常的习惯，对称呼经常有省略的，有不省略的，对于一个单位，比方我们安徽省阜阳商厦股份有限公司，有说成阜阳商厦股份有限公司的，有说成安徽省阜阳商厦的，有说成阜阳商厦的，其实就是一个单位，由于多年来的习惯，就会在计算机产生不同的单位，这时只有对这些问题进行统一，在供应商登记资料时，严格按他们的全称进行登记，通过计算机产生一个统一代码后，所有信息按这个代码填写，这样才不至于产生重复登记的问题。例似的问题还有很多，如商品的名称，商标等都会有不同程度重复现象。这些都是静态的数据，只有将这些静态的数据标准化了，那么动态的数据的填写才有了依据，才不会出现千差万别的现象。

第二步动态数据的整理，由于商场在运营着，每天有许多新的数据产生，每天又有许多数据成为历史，并且在一商场里，数据量是很大的，一般商场要有七、八万种商品，甚至十几万、几十万个品种，这样信息的整理和录入工作将是企业信息化的主要工作之一，根据我们实施企业信息化的工作的经验，商品信息录入工作在整个信息化实施中占据着百分七十以上的工作量，由于数据的动态性，而信息整理和录入又不可能一下子进入计算机，有些数据录入以后，可能已是数据垃圾，比如有些换季的服装，这里将录入计算机，那里这种服装已经不再经营，在计算机里这个商品信息就会被放置在一边，成为垃圾，而且在后期的使用中还容易产生误码，影响数据的准确，再比如商品的价格，由于市场在变化，气候在变化，顾客在变化，商场里的商品价格变化是很频繁的，今天录入的商品信息，到了明天就会是一个过时的信息，只能及时进行更改，采用动态管理，才能使这些信息到切换时，能够统一，但在实施企业信息化时，有些情况下的工作是不能并行的，只能串行工作，因为计算机管理的宗旨是严格程序、扣紧环节，上道工序没有完成，下一道工序就不能运作，否则就会产生新的错误，因此在整理和录入动态数据时，一方面要求时间越短越好，使各种变化产生的误差大幅度减少，这时候最好要求柜组要有足够的人员集中时间，集中精力，加班加点，用最少的时间把商品信息整理出来，可以先将变化小或不会变化的信息（商品的名称，分类代码，经营方式，计量单位规格型号、货号等）先填写出来，变化大的（如商品的零售价、进价等）在提交信息表前填写。另一方面，尽量减少部门之间，柜组之间，经营方式之间，经营品类之间的调整、调拨，保持数据信息的相对稳定，如确因需要，也应该在信息提供之前或系统切换之后进行调整。整理了商品信息，录入的工作量将是一项大工程，这时可以尽可能增加录入人员的数量和工作时间，而且尽可能地赶到切换前三、四天结束工作，不宜拖的时间过长，这样可以减少由于市场变化产生的差错。录入工作要求一丝不苟，严格认真，录入后要反复审核校对，保证所录入内容同提供的信息相吻合，消除商品信息的错字、多字、掉字、别字，经营方式中出现经销、代销、联营混淆，供货厂家、零售价、进价等的差错，对由于市场因素造成的一些数据变化，和各种环境变化因素造成的误差，以及原来信息提供时出现的错误，要动用一定的人力进行反复的校对，及时发现，及时调整，力求准确无误。

质量就是生命_2：扎实认真落实好盘点工作，保证数据准确的真实无误

系统切换时，新老系统交接，数据必须准确，才能保证系统运行后数据的正确运算，否则不正确的数据必然会出现不正确的结果。因此切换前的盘点工作非常重要。

按照以往的盘点方法，存在着一些弊端，因为过去是售价核算的，有些柜组在盘点时，仅对总金额负责，并不对具体的商品负责，因此出现差错，也并不追根究底，商品升溢或短少，只要相差不多，就很少有人再花费精力去核对；还有一些商品已经破损或遗失，由于柜组人员怕包赔，就会隐瞒不报，而是在出现变价时调整，这是售价核算中的漏洞；另外由于经营的问题，不存在顾客已付钱未提货和顾客已提货未付钱的情况。

这样在盘点时就要根据不同的情况制定不同的盘点办法：首先要“准”，无论是何商品，怎样的情况，但数量必须准确，要求盘点时要分组，一组先数，另一组核对，两组所盘的数据相同才可，如不同就要复盘，这在盘点中又叫“复式盘点法”。其次，要“全”，所有商品都要盘出来，不许有遗漏；第三，要“清”，要根据商品不同情况进行分类，将残损、过时、过季、变质的商品单列出来；再把将顾客款已付货未提单列出来，顾客款未付货已提的单列出来，因为在计算机管理之后，就要严格按进价核算，单品管理，对于以上的情况，在计算机中必须使用不同的解决办法，否则就会造成数据的混淆，最后给后期的调整带来一定的难度，影响数据的准确性。

盘点工作非常重要，因此要求柜组、仓库在盘点时，要以高度的责任心对待盘点，要严格认真，一丝不苟，不出差错，使数据准确无误。盘点时结合清查时的情况，要实事求是，不扩大、不缩小、不重复、不隐瞒、不遗漏，不虚报。

而对在盘点时不按要求操作，不按规定执行，弄虚作假，或故意隐瞒，遗漏，虚报，提供数据不实者要给予严厉处罚，决不能姑息养奸。

质量就是生命_2：五、使用先进安全可靠的设备，构筑稳固的网络系统运行平台

在企业信息化实施过程中，网络是否畅通，设备是否可靠运行，是实施企业信息化过程中能否战胜混乱，减少混乱期的一个关键问题，因此在实施中，要全面检查网络规划是否合理，设置是否正确，网络是否畅通，设备运转是否正常。而网络的安全可靠要从主机服务器、POS机、工作站以及它们的IP地址、网络标识，收款台号等几个方面考虑。

首先是网络服务器，它的配置是否适应企业的需要，设置是否合理，能否适应软件的要求，是否有利于系统的集成，是否配套成龙，都是在实施前要充分考虑的问题，如果这一问题不能很好的解决也会对实施信息化产生影响，造成混乱，而且这种混乱又多出在销售高峰最忙乱的时候。有一些企业的老总不无感慨地说：“正在销售高峰时，它（主机）罢工了（停机了）”。

这在一些已经上了企业信息化系统的企业里不断出现，而实施企业信息化过程中，如果这种情况出现过多，将直接影响着企业信息化实施的效果，阻碍企业信息化实施的成功，为此选用安全可靠的主机服务器或配备双机热备份做网络主机是很重要的。阜阳商厦股份有限公司选用了IBM AS/400做网络主机，它硬件、操作系统、数据库一体化的高度集成功能为阜阳商厦的网络安全稳定的运行提供了保障。

其次是各POS机、工作站是否满足系统的要求，在计算机技术飞速发展的今天，硬件技术和软件技术日新月异，在实施企业信息化过程中，在过去的老系统中运行一直良好的设备，而换过新的软件、新的程序后设备的性能可能就无法满足需要，在一个现代的企业里总会有一些多年来购置的计算机设备，必须在系统切换前检查它们的配置，将这些设备进行检查调整，安排在适当的位置，使整个系统协调起来，使它们同新系统相匹配，如不匹配就要及时更新或升级，特别是一些POS机设备，如不匹配，可能会在切换后出问题甚至使整个系统瘫痪，是系统实施时造成混乱又一环节。

第三，在计算机网络里，对网络的设置也是很重要的，如网络IP地址、网络标识、收款台号规划的不好，就会出现网络冲突，常常会使系统无法工作，网络无法畅通，特别是在新老系统切换前后，IP地址、网络标识、收款台号等在新老系统中是不同的，IP地址、网络标识、收款台号规划是否合理，是否将这些计算机、POS逐个登记、审核，确认它们之间不会出现冲突的现象，检查这些设备是否符合规划的要求，并且在切换前的一天要将它们调试好，直到运行正常、稳定，如不符合就及时调整，这样在发生冲突时也能及时根据原规划解决。如不能做到这一点，在切换后难免出现混乱现象，增加实施的难度、延长混乱期。

六、抓好试运行，是成功实现系统切换的重中之重

为了保证企业信息化切换的成功，在系统切换前，必须对系统进行严格的测试，测试包括模拟运行和试销售，阜阳商厦在系统切换前进行了严格的试运行，保证了切换的一举成功。

第一步，模拟运行，模拟运行是指对软件功能模拟运行，其主要目的是为了弄清楚软件的全部功能，以及各个参数之间的关系及相互影响，通过测试进一步了解软件功能与企业的实际需求是否吻合，有那些差异，及时确定进一步的解决方案。

这一过程要在软件安装调试完毕后，在IT公司技术人员指导下，企业的各部门骨干人员按照培训内容进行，运行时要求搜集一些数据，在小范围内进行测试，必须按照业务流程，操作程序，严格按规范操作，在操作中要让操作人员对每一个操作、程序、规范达到真懂、真会，懂得为什么要这样做而不能那样操作，操作的标准、手法、技艺等，并能从整个系统的角度通盘考虑，在模拟运行中出现的问题要及时反馈给信息部和IT技术人员，以便及时调整，及时解决。模拟运行不仅是测试软件的过程，也是一个进一步深入学习的过程。

模拟运行之后，就要根据运行情况进行深入地挖掘现有软件功能，进行一些必要的客户化设置，将软件功能进一步补充、修改、调整、完善，例如增加一些查询功能或查询条款或一些限制功能，使用户在使用起来更加得心应手。

因为二次开发就要涉及更改源程序，在没有充分掌握现有系统功能的情况下，就要求软件进行二次开发常常是很危险的，因此暂时不要进行二次开发，而在系统运行正常之后，根据管理要求及软件功能的不足提出进行二次开发的要求，是较为合适的。

阜阳商厦在模拟运行上取得成功，增强了实施参与人员的极大信心，但在数据是否全部准确，准备是否很充分，还会不会有新的问题，这是实施人员在时刻要考虑到的，在此时实施人员列出了在切换前可能会出现的问题：商品是否存在，营业员是否存在，营业员是否在对应部门，条码是否正确，价格是否正确等，一定要在切换前查出这些问题，那只有进行试销售才能更好地发现问题。

通过试销售，检查商品信息是否正确，流程是否畅通，营业员开票是否规范，收银员是否按程序操作，

由于在切换前进行了试销售，通过试销售，找出一些问题，对这些问题根据情况进行了调整。为切换工作打下坚实的基础。

质量至上，严格程序，扣紧环节，规范操作，标准管理，是成功实施信息化系统切换的根本要求（措施）

质量就是生命，在实施企业信息化中必须紧抓质量，工期（时间）服从质量。质量问题将给实施带来无穷后患，因此要严格程序、扣紧环节，规范化操作、标准化管理，在实施中所有人员必须以高度的事业心，责任心，敬业奉献精神看待实施中的质量问题，绝不能马虎、草率，完成任务了事，企业信息化系统是一个系统工程，要求系统思考，规范管理，任何一道环节出现质量问题都将使整个系统的功能大打折扣，系统的效益不是取决于实施中最好的环节，而取决于最薄弱的环节，这就是木桶理论中所说的：“木桶的容量不取决于最长的木板，而取决于木桶中最短的那块木板。”而在实施中也是如此，只有很抓质量，道道设卡，层层把关，不放对任何质量问题，才能使企业信息化发挥它应有的功能。

不打无准备之仗，在实施企业信息化中要步步这营，一步一个脚印，一丝不苟，始终坚持高起点、高标准、高质量、严要求，严格考核，检查验收，注重细节，“因为魔鬼在细节”绝不放过任何差错、遗漏和疏忽，出现问题及时解决，确保万无一失。只有高质量，严要求，准备充分，才能确保切换一次成功，“细节是通向天堂的大道”。

七、步步为营，全程跟踪、调控，顺利实现系统切换，为实现企业发展战略奠定基础

系统切换是实施企业信息信息化的关键环节，是实施ERP工程的关键的一步，是推进企业信息化进程的一个新的转折点，是整个信息化工作的基础。切换的成功与否关系到企业信息化建设尤其是ERP工程和电子商务实施能不能顺利实施的基础和前提。

根据很多企业实施信息化工作的经验和教训，由于观念的不同、思路不同、在规划上、在方案上、在实施的准备上，从企业实际需求出发，贪大求快，搞形势，为搞企业信息化而搞信息化或考虑不周，准备不够，仓促行动，没有不失败的，因为企业信息化实施总要经历一段时间的混乱期，而这个混乱期的开始就是系统切换的时候，混乱期的长短决定准备的情况如何。因此必须进一步做好准备迎战混乱期，规避陷阱。

切换后，如能顺利渡过混乱期，将会使实施信息化的取得成功打下基础，给企业的经营带来帮助，将提升企业的管理水平，提高经营效率，提升企业的核心竞争力。

如不能顺利切换，不能渡过混乱期，将会给企业的经营造成极大损失，甚至使整个系统崩溃、瘫痪，后果不堪设想。

阜阳商厦领导班子非常重视系统的切换，为保证系统的顺利切换，进行了认真的研究，要求所有部门都要把企业信息化工作当作当前的头等大事来抓，它是企业一把手领导的各部门一把手工程，它是摆在全体职工的面前，最主要的工作，不惜代价，必须打好这一仗，只许成功，不能失败，要求全体员工有不怕苦，不怕累，自觉奉献的精神，各部门要密切配合，严肃纪律，明确责任，按照企业信息化的要求认真一一落实所布置的工作，听从统一指挥，切实保障一切准备工作的充分到位。

信息中心随时跟踪出现的一切问题，及时处理，不使问题扩大，蔓延，对可能出现的问题提高警惕，及时排除，及时清理，将问题解决在萌芽状态，在整个实施过程中严格程序、扣紧环节，规范化操作，标准化管理。

在切换后的难点是各部门能否按规范、按程序办事，特别是单据的流转，如果出现单据信息提供错误、流转错误，都将造成计算机计算出错，因此要求各部门首先要提高认识，把这次信息化的基础工作准备是一场深刻的革命，当作当前一切工作中的重中之重，就是要严格按程序、按规范操作，单据要认真填写，一丝不苟，仔细审核，反复校对，字体要规范，要求用正楷字填写，不允许使用不规范字或自行造字，校对时要逐科目、逐项、逐字核对、填写人、审核人要写清楚，以便有疑问时能够及时找到相关人员。

对不清楚、不明白的问题要及时询问，不能想当然，按自己的想法随意填写。要求录入员，信息录入时更要严格把关，对不清楚、不明白的要及时找有关人员弄清楚，准确无误后才能录入、核实，保证数据录入准确无误，对票据流转错误的要能及时提示，退给相关人员及时处理。

切换后，新问题、新情况将会不断出现，因为计算机执行命令是程序化的，它与手工操作的不同就是手工可以跳过一个环节，去执行另一环节，而使用计算机后，必须按规范、按步骤操作，如不按步骤操作，就可能出错，在实际工作中，不能超过任何一个环节，不能忘掉一个步骤，如果出现遗忘环节，超过环节，不按步骤操作将带来的问题就是计算机出现错误，当时如有人快速排除，就可能迅速解决这些问题，但如没有人解决，就能使工作中断。所以要求各部门的操作人员，应认真，仔细，彻底改变过去的不良习惯，认真学习业务知识，严格按规范、按要求操作。对于操作中出现的问题及时报告，不经允许不准任何人擅自处理。

系统切换后，企业信息化就进入了混乱期，产生混乱的原因很多：

网络的不畅通、数据的不准确，操作的不熟练，观念的问题，习惯的问题仍然是实施企业信息中比较突出的问题，由于前期千头万绪的工作，齐头并进，商场的经营工作又不能停止的情况下，而短时间的大量的录入校对工作，没有发现的问题也会存在，这些都是产生混乱的主要原因，进行及时而必要的调整，是实施企业信息化中不可缺少，调整方法是否得当，调整是否及时，是否准确是减少混乱期的关键，而另一方面，ERP是企业信息化建设中的一个信息管理系统，其最重要的目标是要实现企业的长期发展战略，经营战略和战略目标上，为企业尽快适应国内外环境市场迅速变化，作出正确迅速的反映提供管理信息。而过去国合商业对报表和查询有比民营企业更严格更高要求和标准，如果系统切换后，不能及时准确提供，符合企业实际情况，符合企业需要的报表和简便快速的查询系统，就会使企业的领导对ERP系统实施后所需要的信息，所需要的报表心怀疑虑，他会怀疑IT企业的技术条件是否过硬，IT实施人员技术是否熟练，其服务是否真诚，有的企业在系统切换后财务上出现的问题财务报表出不来，或报表出来了，数字差别却很大，不准确，报表成了垃圾等等就是典型的例证，它是IT企业ERP项目实施最可怕的后果,最严厉，最现实，最根本的检验，也是IT企业和项目实施者最要注意的，最要警惕的。

阜阳商厦在实施企业信息化工作中，在切换后，全体人员共同努力，及时解决了实施中出现的问题，很快地渡过了混乱期，赢得了实施企业信息化的胜利。

这次实施的成功是阜阳商厦实施企业信息化、电子商务迈出的第一步，是实施企业信息化、电子商务的良好开端，它成功地实现了企业的进、销、调、存、人事劳资、财务账务的电子化，财务业务的一体化，能够做到自动产生进销存报表，自动接转财务凭证，自动结算等功能，它的在成功为阜阳商厦下一步实施供应链管理（SCM），客户关系管理（CRM），直至实行电子商务提供了保障，为阜阳商厦迎接入世挑战，提高核心竞争力，实现企业的立足阜阳、面向全国、拓展周边、进军农村，规划“摩尔”、集团兴业的发展战略奠定了坚实的基础。

（未完待续）

质量就是生命_2：质量就是生命（一）

质量就是生命_2：质量就是生命（三）