业务自定义让企业主动信息化

【编者按】很多信息化系统要求企业按照国际先进的管理思想去实施，往往在实施之前要对企业进行业务流程的再造，这对很多中国企业来说真是一件痛苦的事情。领导要改变多年形成的管理方式，基层业务人员要改变过去做事的习惯。一切因信息化而被迫改变。对信息化的抵触情绪由此产生。现在，有的厂商开始反其道而行之，把业务流程的定义和基础数据的规范完全交还给企业，结果会怎样？

   

小张的老板要求他改进企业的ERP系统，基本要求是流程可以自定义。但小张拿出几个方案都被否掉。理由是不灵活，实用性不够。小张完全是按照ERP的实施规范来做这件事，但得不到老板的肯定，小张一时间没了主意。

 

后来私下和一位分公司的业务员聊天，业务员告诉小张，你们搞得的那套什么ERP用起来实在是不方便，我们头最近花了3000块钱买了一套Excel服务器软件，几乎所有的业务都用它来处理，他自己按照软件使用说明亲自编写了很多表格，并且要求手下的人都用这个软件来汇报工作业绩。每次也是用这套软件出来的结果向总经理汇报工作。

 

小张听后才恍然大悟，原来是业务部门自作主张，没把他这个信息主管放在眼里。他去找老板沟通，老板让他回去先研究一下这个用Excel做界面的信息化软件和目前企业要面对的问题再来沟通。小张回去后到网上下载了这个软件，他发现这个并不复杂的软件几乎可以把企业中的诸多业务问题定义成Excel表格，并且可以表间定义各种运算关系。难怪下面的业务人员都愿意用这样的软件，谁不会用Excel表，他们只要把原来的业务数据输入Excel表格，结果就会出来，然后上报给经理就可以了。这些表格原来就存在，他们非常熟悉，现在只不过变成了电子表格。而业务经理们只需要督促业务员填写好表格，就可以马上知道业务进展情况。系统会按照先前定义的表间关系自动对数据进行汇总生成新的表格。业务数据流就是在表格的填写、计算和传递中完成的。

 

很多人在看过用过这个软件后和小张有了同样的体会。而且很多还都是企业的董事长、总经理。最多的还是部门级主管，甚至是一个普通的企业一线员工。

 

对于做了十多年企业信息化工作的崔亚军来说，这种体会就更加深刻：我过去做过一个ERP项目，整整做了三年，不停的出差，不断地修修补补，因为企业不断有新的需求提出。尽管我们非常努力，但最后的结果却差强人意。开发从需求到能够提供给客户一个合格的软件的时候，时间很长，遇到这样的问题不是一次，而是多次，我心里总琢磨这到底为什么？企业信息化有没有一些共性的需求。

   

很多人不会忘记过去企业里看到最多的就是各种报表，在企业的仓库中放着成捆的纸质报表。这是10年前。现在我们看到跟多的是用计算机打印出的各种报表。这里面绝大多数是用Excel编制的，而很多企业中的管理人员也习惯用Excel汇总数据，然后打印出来向他的上级汇报。这种现象在企业尤其是中小企业中比比皆是。可以说Excel已经成为企业信息化系统的基础文件。

 

“我们主要是把Excel网络化，把Excel文件存到服务器上通过程序把它的数据能够传到数据库里，新的Excel报表生成的时候可以从数据库里直接提取出数据来。这样的话可以构成企业以Excel为终端界面的这样一个系统。因为在企业里Excel几乎用的非常之广泛，所以这个东西它就很容易的将企业的Excel连起来，变成网络系统，实现企业信息化。” 崔亚军不一样的信息化思路促成了今天的勤哲软件。在行业内，勤哲的很多客户都是通过行业客户介绍来的，口碑相传。

 

面对信息化投资黑洞，很多企业感到力不从心，更糟糕的是打乱了原有的工作流程，因为系统实施不当造成企业资源的浪费，种种不尽如人意的结果让很多企业逐渐失去了耐心。对于广大中小企业来说，选择什么样的信息化系统成为让老板们头疼不已的问题。而好吃不贵的系统在现在的信息化市场上不太好找。动辄上百万的系统让很多企业在信息化上犹豫不决。

 

相关市场调查显示：中国的中小企业在信息化建设方面水平相对较低，总体处于起步阶段。多数中小企业还是以单机应用和基础网络应用为主。有专家分析造成上述这些现状的主要原因是中小企业的老板将大部分精力放在发展公司业务上，他们在考虑如何扩大业务规模，如何赢得更多客户，而很少有时间和精力考虑公司的内部管理。尤其是信息化建设还不能立竿见影的情况下，往往被企业老板所忽视。资金的匮乏也是直接影响中小企业信息化进程的关键因素。另外一个更为关键的原因是市场上缺少适合中小企业需求的信息化产品和服务。只有降低应用门槛，让中小企业切身体会到信息化带来的好处，认识到信息化的价值，他们才会为此埋单。

 

崔亚军认为一个信息化软件如果入门容易，操作简单方便，会很快在行业和企业内部流传开来。比如开票这个事，天天开一定很烦，开票员可能就会想到用电脑软件来干这个事了。问题解决好了，别人觉得很省事就会传播，然后影响其他的企业、部门。

 

2004年6月，田野来到汉王负责信息化工作。没过多久，公司要做一个内部的交流沟通系统，不是那种简单的企业内部工作流、收发文件功能的信息系统。而是一个意见内部建议和采集系统。系统实施的目的是想把各部门的权责明确起来，要具体到经办人身上。建议来自各个方面，来自物流，收集，汇总，分发、催办这些建议，来自物流、产品、这正是老总非常重视的一个内部管理系统，涉及到安全、共享，效率太低，用电子化手段来处理这件事情，规划、选型，很有汉王公司特点的一个东西。经历过一番折磨后，田野终于发现之前所选用的软件可能真的不太适应企业的具体要求。

 

他在网上搜索自定义表单，结果出现了Excel服务器。尝试下载了一个，发现操作起来比较简单。后来田野就向自己的主管领导汇报了这件事，有这样一个管理软件工具，价格不算贵，很适宜解决目前的问题。田野回忆当时领导马上同意购买，上了１０个并发用户。

 

“这个系统到现在应用得也不错，可能是因为经理们把自己的管理意图通过这个软件贯彻下去的结果。经过接近两年的使用，大家感觉已经无法离开系统，各地分公司办事处也都在用。”田野笑言这个项目是他在汉王信息化工作岗位的里程碑工程。自打那以后，人们对他和Excel服务器有了更多的信任。

 

崔亚军认为管理人员的职能不是做信息化，他是做管理，他会根据自身的管理需要使用信息化工具。我们的产品改进绝大多数都是客户提出来的。或者说客户参与了产品的设计。只提供工具，客户的事情一定让客户自己搞定。”

 

让企业用软件自己定义自己的业务，或许只有这样的软件才会在企业信息化中大行其道。