辦公自動化系統的模塊和功能: 個人工具

個人工具

辦公自動化個人工具模塊圖

• 個人辦公提供個性化的工作界面，方便用戶處理日常的工作事務。
• 個人設置：
• 修改系統登錄密碼；
• 用戶桌面設置、常用菜單設置、風格選擇和設置；
• 個性化定義，包括討論區暱稱、頭像、簽名文件等的設置；
• 編輯用戶的個人資料，其他用戶可以查詢用戶公開信息（不公開敏感資料）；
• 個人工作平台：
• 用戶桌面：集中顯示成員工作相關的主要信息摘要，使員工及時瞭解需要辦理的各項事務，進行自己的工作日程安排。
• 郵件收發：通過郵件和短信功能、實現與內部或外部聯繫人的工作交流。具備的POP3郵件管理功能，可以實現對外部郵箱的管理功能。
• 個人通訊錄：通過個人通訊錄可以方便、快捷的實現對於常用聯繫人的分類管理、綜合查詢等功能。
• 內部消息管理：實時短消息功能可以實現員工之間在線實時交流，也可以使用短消息進行提醒鬧鐘設置功能。
• 個人日程管理：顯示個人日程相關的事件條目，便於用戶對日常工作計劃進行安排管理。
• 流程操作：可執行流程申請提交、填寫表單、上傳附件、流程審批、協辦、委辦等操作，並可查看流程圖。
• 個人知識庫：用來收集和管理個人關心的知識文檔。

個人工具功能

個人工作平台

• 個人工作平台集中個人相關的工作快捷查詢方式，並顯示在主畫面中。
• 用戶桌面：集中顯示成員工作相關的主要信息摘要，使員工及時瞭解需要辦理的各項事務，進行自己的工作日程安排。
• 流程操作：可執行流程申請提交、填寫表單、上傳附件、流程審批、協辦、委辦等操作，並可查看流程圖。
• 郵件收發：通過郵件和短信功能、實現與內部或外部聯繫人的工作交流。具備的POP3郵件管理功能，可以實現對外部郵箱的管理功能。
• 通訊錄：通過個人通訊簿可以方便、快捷的實現對於常用聯繫人的分類管理、綜合查詢等功能。
• 內部消息管理：實時短消息功能可以實現員工之間在線實時交流，也可以使用短消息進行提醒鬧鐘設置功能。
• 個人日程管理：顯示個人日程相關的事件條目，便於用戶對日常工作計劃進行安排管理。
• 個人知識庫：用來收集和管理個人關心的知識文檔。

個人資料設置

• 修改系統登錄密碼；
• 編輯用戶的個人資料，其他用戶可以查詢用戶公開信息（不公開敏感資料）；
• 用戶桌面設置、常用菜單設置、風格選擇和設置；
• 個性化定義，包括討論區暱稱、頭像、簽名文件等的設置；

個人筆記

• 個人筆記用來收集和管理個人關心的知識文檔。
• 方便用戶存放和管理自己的文件，提供文件夾建立、文件添加和修改、文檔全文檢索、文件和文件夾移動等功能。
• 也可用來填寫和保存個人日常便箋記錄。

支持單點登錄服務

• 統一單點登錄服務可實現企業間多個系統統一登錄。
• 統一單點登錄服務需要系統後台服務的支持。
• 系統可採用如XML數據庫交換技術、數據庫同步技術、導入導出方式等，與企業公司現有數據庫平台共享數據。

用戶界面自定義

• 用戶可根據自己的喜好、顯示器屏幕的分辨率、工作特點，選擇合適的用戶界面。
• 多語言版本還可以指定界面的語言。

實時任務和事件日程查詢

• 系統成員的每一件任務、過程、事件處在每一時間階段均有相應的成員負責辦理，並可在工作日程管理功能上展開。
• 工作日程可按成員、日期、部門、小組、項目等單位進行查詢或組合查詢，常見的日程有：
• 事件計劃
• 審批流程事件
• 業務流程事件
• 項目任務
• 工作任務
• 個人提醒事件
• 通過日程可明確每個人應該做什麼，做好了沒有。
• 成員可使用日程查詢，瞭解自己或同事的日程信息，管理者也可以使用日程瞭解員工的工作情況。
• 在日程安排的當天，會桌面提醒相關日程信息，也可以預先設定到期提前提醒功能。

內部消息

• 內部消息是實現的內部短消息，成員間可相互發送內部短消息進行溝通或傳遞文件。
• 內部消息也用於系統的工作任務跟蹤、重要審批需要辦理、待辦工作到達、會議通知、會議變更、重要文檔提醒閱讀等消息的通知。
• 用戶能夠方便地相互發送短信，可以單發、群發短信，並支持郵件副本、手機短信副本的發送。

考勤管理

• 考勤管理功能包括：請假、銷假、銷假核准、加班確認、加班核准、生成考勤統計、考勤統計查詢、個人考勤信息查詢、全部考勤信息查詢、考勤參數維護、休息日設置、請假類別字典維護。
• 考勤管理可生成考勤統計、考勤統計查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。
• 考勤管理的審批請假單、加班申請審批可使用定義流程在辦公事務中按工作流程執行。
• 考勤管理可以實現與其它考勤系統的數據對接（如：打卡式考勤機...）。
• 根據各部門實際性情況任意設計班次，對每日各員工的考勤情況作具體記載，包括出差、加班、休假、遲到、早退等，每月自動生成統計表，為工資計算提供考勤數據，此處，提供對不同考勤的數據接口。

個人日程安排

• 用於個人進行自己的日程管理，如日程安排、日程查詢、日程的按狀態分組排序。
• 市場活動和各類業務事務(如約會、電話)會按日程表顯示，便於實時查閱，避免錯過重要事務。
• 日程管理可以檢查日程衝突，可設定到期提前提醒。