优化你的时间管理

2008-10-21

你的工作是否如你所希望的有条理、整齐、有效率？是否觉得时间老是和自己过不去？下面是一份关于时间管理的最新体验：

优化你的时间管理：想清楚要达到的结果

这个原则听起来似乎没有什么特别，但却时常被忽略。在列出待办事项的工作清单时，我们多半只想着把要做的工作写下来，却没有退一步想，明天、下星期、或下个月要达成的目标是什么。没有想清楚目标，就觉得每件事情都是重要的、必须紧急完成。

时间管理很重要的一个原则就是决定不做哪些事情。一旦你有了清楚目标，就知道哪些事情不该做。与其列出该办事项，不如改成不该办事项。例如：

·早上10点之前不回任何电话。

·晚上7点之后不工作。

·除了A项目之外，不会分心处理其它不相关的事情。

·收发电子邮件的时间不超过1个半小时。

·在完成原本的工作目标之前，不会分心去做其它工作。

其实一整天工作下来，让我们分心或是被打断的情况数也数不清，虽然知道自己该做什么非常重要，但是清楚自己不该做什么更重要。

　　每天做一点更有效率

不论是写报告或是负责项目，如果把事情集中在很短时间内完成，一方面会让自己感到极大的压力，心里会有强烈的抗拒感，不愿意开始。另一方面，如果时间过于仓卒，反而很难有好的想法出现，结果会让自己越来越焦虑。正确的方法是：切割工作、分阶段完成每天做一点比较有效率，但是也不需要把时间拉太长。如果你必须在月底前完成一份重大分析报告，或许在第3个星期就要先拟定好整体的框架与内容大纲，第4个星期完成，而不是等到最后一星期才开始。特别是，如果你担任的是项目负责人，如何拟定工作进度是非常重要的，你必须非常清楚项目的工作内容到底有哪些？要如何分类与切割？这样才能做好细部的时间规划，确实掌握进度。

优化你的时间管理：别不停把工作往身上揽

当你在排定每天的工作计划时，不仅是列出工作项目，更要在旁边注明预计花费的时间，提醒自己。假设没有做到这点，往往会不自觉地花太多时间在某件事情上或是容易分心，反而耽误其它的工作。如果你知道自己必须在1或2小时之内完成，就会比较专心。

多数人进公司的第一件事就是收发电子邮件。原本你希望处理完所有信件之后再开始工作，但是同时又一直收到新邮件，最后眼看就快要到午餐时间了，计算机屏幕仍停留在电子邮件信箱的画面。如果预先设定每天早上先花1小时处理电子邮件，时间一到，就算有其它新的邮件进来，也必须立即关闭信箱，开始今天的工作。

每天工作时间有限，能处理的工作量当然也很有限，如果原本预计要完成5个工作项目。但是中途可能又临时插入2件非常紧急而且重要的事情。这时你该做的不仅是在工作清单中额外加上这2件事情，同时一定要删除2件工作。

优化你的时间管理：赶走意外的干扰

如前面所提，阻碍工作完成最大的原因就是意料之外的干扰。意外的干扰永远会发生，重点是，你如何做出回应。而且，有些意外事件其实是可以预先避免的。

现在就来做一个测验。你认为以下5种情况，哪些是真的不可预期的事件？哪些是可以避免的？要如何面对这些情况？

1.老板把你叫进他的办公室，指派你负责一项新项目，而且提醒你接下来几个星期会非常忙碌。

2.你的朋友寄了一封电子邮件，告诉你有一个网站很不错，要你一定要进去看。你点了网址，花了几分钟浏览这个网站。

3.某位客户急着打电话给你，要求你立刻赶到他们公司。

4.老板要求你在今天下班前完成某件工作。

5.你必须立即丢下手边工作，到便利商店买纸杯，因为刚刚才发现纸杯已经用完了，但是10分钟后的会议必须用到。

正确的答案是：

1. 老板把你叫进他的办公室，确实是意料之外的事件，但是他要你负责的新项目却不是。接下来几个月的时间，这个项目将会是你的工作重心。也就是说，你必须重新调整工作的优先级，删除其它比较不重要的工作。当然，你也必须把工作情况清楚向老板说明，有哪些工作会受到影响，必须延后完成。

2.这封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干扰，根本不需要理会这封电子邮件。

3.客户的这通电话当然是突如其来的干扰，但是并不代表你必须马上赶到客户那里。先了解客户的问题是什么、到底有多紧急。不要没有弄清楚状况，就直接跑去客户那里，完全打乱自己的行程。

4.这种情况确实非常烦人。如果老板三不五时就要求你紧急处理某件事情，就该确实反映，说明自己的难处。

5.这种情况完全可以事先避免，如果必须由你负责召开某个会议，应该在前一天准备好所有需要的数据或东西，这样就不会手忙脚乱地应付突如其来的问题。

有兴趣不等于有能力做到

我们对于自己有兴趣的事情会过度乐观，只是觉得好玩，却没有考虑到可能的付出。现在就把你想要做的每件事情都写下来，不论是工作或生活上的都可以，例如学习第二外语、研究所进修、运动……。列出清单之后，针对每个项目回答以下3个问题：

如果要全心全意去做这件事，我必须开始做哪些事情？

如果要全心全意去做这件事，我必须放弃做哪些事？

我是否做好心理准备，愿意付出一定程度的代价，全心全意去做这件事？

当你仔细想清楚真正投入某件事情需要花费的心力或时间时，就能知道自己不可能同时做那么多事，只能选择其中一两项而已。

行程安排太紧凑，稍微有任何的延误，就影响到后面所有的流程，无法达到原本安排的目的。

优化你的时间管理：找到适当的工作方法

有时候，我们之所以觉得事情永远做不完，并非事情太多，而是工作方法出了问题。

以名片归档来说，或许你习惯每天将拜访客户所搜集到的名片直接依照产业或职务类别归档，然而这种方法不见得是最好的。如果你正在进行某个销售案，固定会和某些客户联络，需要时常用到这些名片。可是每次要翻阅这些人的联络方式，就得先花几秒钟想想到底是放在哪个类别，然后再开始搜寻，这种做法非常浪费时间。

你应该把最近正在处理的工作有关的客户名片另外放在方便翻阅的地方，等到工作完成之后再归档放进名片簿中。

又或者，在决定今天的工作顺序时，必须考虑工作的内容。例如A工作需要打几通电话给客户确认某些细节，这时你就必须想想通常在什么时间比较容易联络上客户，那么A工作就必须在这个时段做这件事。

等着你去做的事情绝对比你可用的时间还要多。1天只有24小时，我们不可能增加时间，但是可以减少时间的浪费，这也是做好时间管理的关键。