推开企业的信息门户

推开企业的信息门户：推开企业的信息门户

在很多情况下，企业并没有真正“善用”门户。

近年来，企业信息门户（Enterprise Information Portal，EIP）技术发展迅速，它为企业带来的价值已经得到了普遍的认可。但由于部署一个理想的企业信息门户的项目迟迟完成不了，而费用却在不断增长，有人认为，企业信息门户这个概念离现实还有很远的距离。然而，问题的重点并不在于企业信息门户所包含的内容的多寡，而在于我们不能只是简单地把现有的大杂烩般的文件、数据库和应用叠加到一个web界面上，而要通过业务流程和企业信息门户软件的集成、信息处理的智能化和事务执行的自动化，在正确的时间为正确的人提供更加智能的计算资源，努力实现智能信息传递的最高水平。

企业成功建立信息门户有哪些技巧，建立过程要注意哪些问题？CA在为1000多家企业成功建立了企业信息门户之后，有以下经验供企业分享。

推开企业的信息门户：门户不是“摆设”

在设计企业信息门户时，我们必须清楚地了解自己的目标。一些企业将门户作为“摆设”，或者是网络世界里的“招牌”，挂着企业的“名字”，同时，收揽了大量的信息，仅此而已。其实，企业不应该仅把信息门户当作一种呈现大量信息的工具，而应该让它服务于企业的商业目的。

要实现这样的目标，企业信息门户就要不仅包含各种向用户展示信息的工具，还应成为可以把信息加以转换，从而指引和改进企业的决策过程的工具。就象格林童话中能够把稻草变成金子的侏儒一样，企业信息门户要担当更多的责任，因为一个成功的企业信息门户，是与企业业务流程紧密联系的信息窗口、服务窗口，所以投入到门户建设中的资金是可以“招”来更多的企业收入的。

推开企业的信息门户：从“小”做起

建立企业信息门户是一个循序渐进、而非一步到位的工程。成功的项目往往是从小开始。比较实际的做法是先在一个部门中建立起一个相对较小但可快速地看到实效的门户。例如，美国西部航空（America West）最开始建立的就是一个旨在实现航班管理访问自动化的企业信息门户。他们在一个月内就建立并让它运转起来。有这样一个基础，就容易逐步增加功能，或者让更多的部门和用户参与进来。

推开企业的信息门户：门户的支撑

一个企业的优势显然不会仅仅因为它所拥有众多的原材料、建筑物、或堆满了无数个仓库的数据，而在于它所拥有的真正的知识是否能够传递给正确的员工，并指导他们采取必要的行动来快速地扩展业务。这就是企业信息门户应该为业务提供的功能。但是，要实现这样一个目标，无论从技术还是业务流程的角度看，都应该是个渐进的过程。其中首先需要明确支撑门户发展的知识框架。

该框架包括四层，从下到上分别是：数据、信息、智能应用和知识。

最底层是数据，企业中不乏原始的、未加工的信息，它包括数据库记录、电子数据表格、文本文件，这些数据直接来自于企业的各个基础领域，如生产、销售、管理等。

第二层是信息，是经过加工的数据。原始状态的数据大多数情况下是无序而庞杂的。它需要经过分类、列表、绘图、分析和报告，转换为信息，才能具有价值。例如，通过销售数据库中的数据分析，生成一份销售资料，或绘制了一张销售情况变化图表，显示出有多少用户选购了某种产品，这个过程就是数据转化为信息的过程。与原始数据比较而言，信息常常面向某一主题蕴涵更多的规律，更易于理解。但信息一般是孤立的，不能直接触发行动。

第三层是智能应用，企业需要具有相应的关联性规则和机制，把信息转换为知识。

第四层知识，是指经过加工的、与特定目标相关联的信息。如，一本航班时刻表所列出的仅仅是信息，而与某个旅客相关联的知识则是，“你的航班即将于10分钟后离港，你要赶快登机”。在企业中，一份基于销售数据库信息而得出的标记了最热衷企业的最新产品的用户名单，就是关于销售目标的市场知识。它可以立即指导企业明确开展下一步行动，并为企业带来收益。

这样的知识框架，被称为智能信息传送成熟度模型（Intelligent Information Delivery Maturity Model）。众多的企业状况分析表明，企业一般会处于四个层次中的某一层，只有经过不断的发展和建设，企业才能达到最高层，实现数据信息处理的智能化和事务执行的自动化。

推开企业的信息门户：层层高“升”

对于处于信息传送成熟度模型不同层面的企业，在其不断发展过程中，需要面对不同的数据信息处理和传输的挑战，对应的信息门户建设，也可利用相应的工具应对挑战，引导企业发展“升级”。

按照智能信息传送成熟度模型，在第一层次的企业所面临的主要问题是员工花费了大量的时间来访问他们所需的信息（如果这些信息还存在的话）。员工把时间浪费在查找、而不是使用信息上。

因此在这一层，企业的首要工作是建立一个集中访问所有数据、内容和应用的通道。这一阶段的工作包括收集和扫描所有的纸文档，把重要文件从孤立的位置转移到集中管理的数据存储中心，为员工获得所需的信息提供通用的界面。在这里，企业需要的是一个最基本的企业信息门户。目前，国内不少企业建立的信息门户都处于这一层面。

第二层：实现了第一层目标后，所有数据都是以统一的格式呈现给客户了。但现在所拥有的还只是数据，不是信息。面临的问题是数据太多、因为这些数据都是没有经过加工和分析的，无法直接对企业行动做出贡献。这有点像尝试通过互联网络来进行医疗调查。虽然在无数的网页中，可以就某个话题找到各种观点，而且每一个观点都有足够的证据来支持。但是哪个观点是正确的？第二层面的任务就是要把原始的数据转换成有目的性的、可信的、可用的信息。要实现这样的目标，需要安装一些用于定义、分类和分析原始数据并把它们以一种用户可以理解的格式呈现出来的工具。

第三层：当企业到达了第二层之后，用户就可以访问信息了。但问题是信息仍然很多，而且没有被分析或按照重要程度加以排序，无法告诉企业该采取什么行动。因此需要再上一层，到第三层，通过利用商务智能工具把信息转换成真正的知识，企业信息门户发挥它的潜能。企业的决策者将不再被淹没于成堆的报告中，而且也不必再费力地从这些报告中找出相关的信息，企业信息门户将挑选出那些与其所负责的业务领域相关的信息并告诉他。这将加速企业决策的速度，从而帮助企业应对每天不断变化的挑战。

第四层：如果企业信息门户已经达到第三层，那么这个企业在敏捷性和灵活性方面已经达到相当好的境界。但这还不是最理想的状态。比如，用户仍然会把大量的时间浪费在日常事务的处理上。而到了第四层，这些日常事务的执行就会完全自动化，只有意外事件才会被提出来，由用户亲自去处理。

例如，网络管理员会把一些管理功能内置到报警软件中，这样他们就不必亲自去检查每一个事件。其他员工的服务也可以达到这样的水平。如一个销售人员可以提前设定，当某个客户超过一个月不购买公司的产品时，销售人员不必亲自去检查，系统会自动生成一封信提醒该客户是否需要购买产品；如果该客户两个月都没购买，系统就提醒销售人员给客户打个电话，问问情况了；到了三个月后，企业信息门户就会提醒销售经理，可能要失去一个老顾客了，要尽可能采取补救措施了。而目前多数情况，销售经理必须先研究一大堆的销售资料和数据才能决定他的下属该采取什么行动。销售经理的能力没有被真正用在“刀刃上”。

目前，一些领先的企业信息门户产品，例如CA的CleverPath Portal，正在帮助企业不断提高。但要注意的是，建立企业信息门户是一个不间断的、持续的过程，企业不能跳过信息传送成熟度模型（Intelligent Information Delivery Maturity Model）中的任何一层而直接到达第四层。虽然在这一过程中企业的某些业务部门的进展可能会比其他的部门快一些。但只有到达最高层，你才能看到企业信息门户所提供的全部价值。

本文原载于中国计算机用户