办公自动化技术的新进展

办公自动化技术的新进展：办公自动化技术的新进展

王先生是位技术人员，他想了解公司某项产品的全部信息，通过安装在电脑上的技术导航图，关于此产品的特性、相关解决方案及开发指南等一并汇集到王先生眼前。看了这些内容，王先生还想了解开发此类产品的技术难点，只需点击屏幕上的某个问答按钮，基于全球的技术问答库中的许多技术专家会及时给出答案。

刘小姐是公司的人事主管，每天上班时一打开电脑，与她常联系的人便从电脑上呈现出来，谁没在线，谁有事想与王先生商讨，一目了然。刘小姐只需点击一个键，便可与在线的某人取得联系，并在网上与其进行视频交流。如果事情处理完，刘小姐可以查看与该部门相关的其他部门信息，如行政办公室、财务部等，它们很快就会动态地显示出来。

以上描绘的是第3代办公自动化系统的情景。在经历了第1代和第2代的发展历程后，办公自动化系统进入了以知识管理为核心的新阶段。

办公自动化发展历程

从管理信息系统的发展来看，随着计算机技术的进步，其功能、应用领域和概念外延不断衍生、扩大与提高，迄今为止，已经历了2个发展阶段。

第1代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统，其最大特点是基于传统的关系型数据库的应用，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，采用的是字符型界面。其不足是客户机负担过重，管理、维护及培训费用较高，无法在企业局域网上建立统一的集成办公平台，而且系统自适应差，只局限于内部信息的管理等。

第2代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统。它彻底改变了早期办公自动化的不足之处。办公应用系统的主要任务是企业内部各种消息（办公信息、文件及函件等）的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，也承担与信息服务系统进行双向信息交互的任务。它涉及的技术包括协同工作、文档数据库与压缩、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议及数据库等内容。通过该系统，用户可以采用全双向及多媒体形式获取和发布信息，通过与Internet的互联，实现办公活动不受时间和空间的限制，从而提高企业运行的效率和质量。与第1代办公自动化相比，第2代办公自动化系统有3个显著特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。

在实际工作中，由于网络带来人们更高的信息共享的需求，使得企业越来越需要更多、更广的外界信息和企业内部知识的积累，并在它们之间的不断交互与碰撞中让知识获得再生和增值。因此，办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中，为领导层、办公室、人力资源部门及业务部门提供全新、高效的工作模式。在这样的背景和需求下，第3代办公自动化应运而生。

第3代办公自动化

第3代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系统，它强调以知识管理为核心，能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。

作为第3代办公自动化的核心概念，知识管理实际上是一种信息化应用系统，它以企业网络和信息系统为基础，帮助企业发现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统。通俗地讲，知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。

值得一提的是，这里所提到的知识有两种形式：显性知识和隐性知识。显性知识是指存储在信息系统中的已经表述出来的结构化或半结构化的信息内容；隐性知识是指专家和知识员工头脑中具有的实践经验、思想和思维方法。

知识管理是企业信息集成的一个必然趋势，是自然演进的过程，它应该渗透于信息系统建设的方方面面，并在其中得到融合与体现。建立以知识管理为核心的办公自动化，可以使企业投资具有可持续性和可发展性。

浅释核心技术

下面，我们以Lotus Notes为例，谈一谈第3代办公自动化的核心技术。

Lotus Notes提供了一个单一的基础结构，用以建立、集成和链接全部知识管理应用程序。附图示意了第3代办公自动化的框架模型。其中，Lotus的知识管理应用系统以Lotus Domino作为知识管理的基础平台，在此基础上，用Domino.doc建立网络化文档管理中心（Domino.doc可实现分布式文档管理，用户可以把起草的文档提交给系统，以便集中管理和信息共享，也可跨地域从距离自己最近的服务器上获得自己想要的文档信息），用LearningSpace实现教育和培训（LearningSpace是知识管理的一个具体的解决方案，为企业内部培训、团体电子教学、个人学业完成等提供了全新的教学方式和学习环境，人们可以随时随地按照个人的时间安排接受培训，也可按照自己的计划轻松完成学业，必要时还可与其他学员讨论问题、共享心得及交流思想），用Sametime完成实时通讯与交流（Sametime是一款推进实时协作的集成商业解决方案。它可在企业网上参加Sametime联机会议，以共享应用程序和在白板上集体讨论。会议可立即开始或预定将来的某一时刻开始。用户可预定一系列会议，创建未列出会议并附加文件，以便在会议中使用。同时在讲座过程中用户可查看联机的用户，启动交谈任务，邀请其他用户参加，还可给观看相同文档的同事发送消息）。此外，针对解决办公自动化的问题还应考虑的网络化传真服务及与传统关系型数据库的集成问题，Lotus分别提供Fax for Domino、Lotus Enterprise Integrator来实现。

综上所述，办公自动化系统的发展经过3个阶段，实现了2个飞跃。从以数据为核心发展到以信息为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。实际上，知识贯穿于种种方式的信息交流之中，从简单的电子邮件、群件与协作，直到构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。