电子数据交换

摘要：电子数据交换在ERP系统尤其是在供应链管理的数据传输中仍旧起着重要作用。本文介绍电子数据交换（EDI）的基本概念、EDI的结构、EDI的业务流程、实施EDI的效益、EDI的现状与前景。

关键字：EDI结构、业务流程、效益、现状、前景

当今世界，信息技术正以其强大的渗透力，深入到社会经济生活的各个方面。在商业金融等领域，电子数据交换（Electronic Data Interchange，简称EDI）作为一种新的商务手段正在被广泛使用，以取代传统的商务交易方式。

电子数据交换 ：一、EDI的定义

EDI是一种计算机应用技术，商业伙伴们根据事先达成的协议，对经济信息按照一定的标准进行格式化处理，并把这些格式化的数据，通过计算机通信网络在他们的计算机系统之间进行交换和自动处理。

这是现代信息技术和经济管理相结合的一个例子。它极大地改变了传统的商贸手段和管理手段，不仅使商务业务的操作方式根本改观，而且影响了企业的行为和效率，在市场结构、国民经济的运行方式等方面都引起了根本性的变化，因而被认为是一次影响深远的结构性商业革命。

EDI作为计算机通信技术的一部分，其应用范围远不止通常意义上的贸易部门。实际上，它可以应用于各种部门经济之中：制造业、运输业、零售业以及卫生保健和政府部门。甚至可以应用于经济部门以外的其他部门，只要那里是用计算机进行管理的，而且需要在不同的单位间进行文件资料的交换和处理。当然，在大多数情况下，人们谈到EDI时，还是指各经济部门之间的计算机数据交换，是指计算机通信技术在各项经济业务中的应用。

电子数据交换 ：二、EDI的结构

EDI可以分成三个部分：EDI的标准、EDI的软件和EDI的硬件。

下面我们分别作以介绍：

1、EDI的标准

这里所说的EDI标准，是指它的数据标准。我们知道，EDI是以格式化的、可用计算机自动处理的方式来进行的公司间文件交换。在用人工处理订单的情况下，工作人员可以从各种不同形式的订单中，得出所需信息，如：要什么货、什么规格、数量多少、价格、交货日期等。这些信息可以是用手工书写的方式，也可以是用打字的方式；可以是先说明所要的规格、型号，再说明价格；也可以先说明价格，再说明所要的规格、型号。

订单处理人员在看到这些格式各异的订单时，能看懂其上所传达的信息。但计算机却没有这种本领。要使计算机“看懂”订单，订单上的有关信息就不应该是自然文字形式，而应是数码形式，并且这些数码应该按照事先规定的格式和顺序排列。事实上，商务上的任何数据和文件的内容，都要按照一定的格式和顺序，才能被计算机识别和处理。这些大家共同制定并遵守的格式和顺序，就是EDI的标准。

EDI标准主要包括以下内容：

1）语法规则
2）数据结构定义
3）编辑规则与转换
4）公共文件规范
5）通信协议
6）计算机语言

EDI的标准有四种：企业专用标准、行业标准、国家标准和国际标准。

1）企业专用标准
当某一公司采用计算机进行管理时，就需要使输入计算机的数据或文件具有一定的格式。这种标准专门适用于某个公司的情况，并将该公司的数据都纳入到这个标准中去。
2）行业标准
企业各自维持互不相通的数据标准，在EDI应用于商务领域的初期是难免的。但随着EDI应用的发展，各个企业都认识到，如果能把各个不同的企业专用标准统一成一个标准，就会给大家都带来好处。在此共同的认识下，大家克服在建立统一标准问题上的分歧，从而形成该行业企业共同采用的行业标准。
3）国家标准
行业标准的出现和企业专有标准相比，是一个巨大的进步，但它还不是最终解决问题的方法。当一个公司的业务不限于本行业，还需要和其他行业做生意时，行业标准就有局限性了，这个公司可能被迫维持多种标准。于是，正如不同的企业专用标准最终会产生一个统一的行业标准那样，不同的行业标准又会促使大家去开发一种适用于各个行业的国家标准。它具有足够的灵活性，以满足各个行业的需要。
4）国际标准
90年代是各国寻求实现一个世界范围内的EDI标准的时代。

如果能有一种全球范围内的标准，其好处是十分明显的。EDI用户用不着支持多种标准，便能进行国际间的电子数据交换。

目前，世界上通用EDI标准有两个：一个是由美国国家标准局（ANSI）主持制定的X.12数据通信标准。它主要在北美使用。另一个标准是EDIFACT（EDI for Administration,Commerce and Transportation），最早在西欧使用。近年来，联合国鉴于EDI有助于推动国际贸易程序与文件的简化，经有关标准化组织的工作，EDIFACT已被作为事实上的EDI国际标准。现在，ANSI X.12和EDIFACT两标准已经被合并成为一套世界通用的EDI标准，可以使现行EDI客户的应用系统能够有效地移植过来。

a、ANSI X.12
1978年，美国信用研究基金会（American Credit Research Foundation,简称ACRF）与运输数据协调委员会（Transportation Data Coordinating Committee,简称TDCC）一起，组成ANSI X.12，致力于EDI的报文和数据交换的标准研究。已经制定了AIAG（汽车行业集团）、UCS（食品杂货类）等应用EDI标准。且已由几十个行业协会、政府部门参加了X.12组织的标准化工作。该标准已经在北美被广泛使用，成为通用成熟产品。
b、EDIFACT
EDIFACT是在UN/ECEGTDI（联合国欧洲经济委员会主办的贸易数据交换规则）基础上由北美和欧洲专家开发的国际EDI标准。1986年经UN/ECE/WP.4批准使用EDIFACT名字。

2、EDI的软件

人们所说的EDI软件，在大多数情况下是指翻译软件，其主要功能是把某个公司的各种商务文件和单证，从该公司专有的文件格式转换成某种标准的格式，比如说转换成X.12格式或EDIFACT格式，同时，这个翻译软件也能够把某种标准格式的文件转换成某公司的专用格式。之所以需要翻译软件是因为计算机应用系统只能够处理符合某种格式的数据或文件，各个公司由于自己业务特点和工作需要，它们在设计自己的计算机应用系统的时候，不可能采用完全相同的格式。因此，要实现不同公司之间的EDI通信，翻译软件是不可缺少的。

EDI翻译软件除了转换文件格式以外，还必须指导数据的传输，并保证传输的正确和完整。它应该知道贸易伙伴用的是什么标准，并能处理有关的问题等。例如：一个公司可能使用不同的增值网向许多贸易伙伴发送电子单证，如发票、订购单等，另外，这些电子单证有可能使用不同的标准，或虽使用同一标准却用了不同的版本。要确保每个贸易伙伴在适当的网络上自动地接受到这个公司所发送的那个标准文本，并不容易。另外，如果发生了什么传输或翻译上的问题，这个系统应该能够辨明发生了什么问题，并采取适当的行动去纠正。

EDI翻译软件的结构如图1所示。

一般地说，一个翻译软件应包括五个主要文件：贸易伙伴文件、标准单据文件、网络文件、安全保密文件、差错管理文件。它们和主处理程序相互作用来完成翻译、发送和接受电子单证的工作。

1）贸易伙伴文件
贸易伙伴文件中保存着使用者的所有贸易伙伴的信息，包括这些贸易伙伴的名字、地址、他们的标识、所使用的增值网，在紧急情况下和谁联系、被发送和接收的单据，等等。随着公司业务的不断发展，其贸易伙伴会不断增加，此文件也要不断更新。

2）标准单据文件
技术人员用现存的标准格式制作单据，并把它们存储起来以备将来之用。例如：把符合X.12标准的采购订单文件存储在标准单据文件里。它把所有的单证及其结构都罗列出来，同时还把必备的数据段和可选数据段的定义以及它们的形态结构等都列了出来。当和贸易伙伴发生联系时，用户可以很容易地利用标准单据文件里存储的单证模式构造出一个符合标准的单证来。

3）网络文件
网络文件里包含者着公司的贸易伙伴所使用的网络的信息。诸如网络识别、电话号码、传输协议以及传输速度等。根据贸易伙伴的标识符就可以由此文件知道应该向哪儿，以及怎样传送EDI报文。

4）安全保密文件
安全保密文件的作用就是限制对这个系统的访问，并规定每个用户的功能能力（Functional Capabilities）。

5）差错管理文件
差错管理文件包含着有关被退回的报文的信息，如被退回的原因，以及有关对这个报文在发送过程中的踪迹进行检查的信息。它还有日志文件，以便当某些数据或报文在传输过程中被破坏或被删除时，可以根据日志文件来恢复或再造这些数据或报文。

EDI的软件除了翻译软件外，常常还有另一种形式的软件，那就是“搭桥”（Bridging）软件。搭桥软件的作用是象桥一样将一个组织内的各种计算机应用程序联接起来。当这个组织收到EDI报文后，有关数据就能为这个组织的各个部门的计算机应用系统所用，而不必在组织内部各部门之间再进行键盘输入。比如，当一个企业收到一份订单后，其数据就能自动被用于更新销售文件的内容。同样地，这些数据不需要重新键入，就能用于更新会计部门的文件内容，于是就能自动生成一份发票单证。有了搭桥软件，企业在发出去的订购单和收到的发票之间，就用不着人工核对，而完全可以由计算机自动核对以消除可能的错误支付。

3、EDI的硬件

有四种基本类型的计算机平台可以用来实行EDI，它们是：

1）只使用一台主机或中型机
此种方法将所有的EDI软件放到主机或中型机上去，使其执行全部的EDI功能。这种方法的优点是：首先，它能对大量交易进行迅速处理。其次，因为所有的数据处理活动都在主机或中型机中完成，并不存在处理过程中对数据装载和卸载（Uploading and Downloading）问题，也不需要把数据重新键入，这就提高了数据处理速度，同时又消除了因数据重新键入而可能带来的误差。第三，使用主机或中型机，就可以较容易地在公司内部的各个部门的计算机系统之间搭桥联接，数据可以自由地在各个部门的应用系统之间传输、被使用，从而大大提高公司的计算机管理水平。这种方法的缺点一是成本高，二是在主机或中型机上建立EDI系统由于一般没有现成的软件，故需要花费大量的时间来编制，通常要做许多测试和调试工作。

2）只使用一台PC机
也可以将所有的EDI软件放到PC机上去，使其执行全部的EDI功能。这台PC机和公司的其他机器一般并没有密切的联系，EDI活动只是在这台微机里单独地进行。这种方法的优点一是成本低，二是系统的安装调试容易。这种方法存在某些缺点：首先，数据需要重复输入，容易出错。第二，其处理速度低，处理数据的容量、能力也比较小。最后，这种方法不容易在公司内部各部门的计算机系统之间搭桥联接，不能大幅度地减少办公室工作量。

3）使用PC机作为主机的前端处理器
把PC机作为主机的前端处理器，也可以作为实行EDI的一种平台。在这种情况下，PC机与主机相联，存储在主机中的数据可以传输到PC机中（即，Downloading卸载），同样，存储在PC机中的数据也可以传输到主机中（即Uploading,装载）。在这种安排下，如果要向外发送一份EDI报文，先从主机里取出所需的数据，将这些数据传向PC机，在PC机上将这些数据翻译成符合EDI标准的格式，并生产电子单证。这种方式，可以同时具有某些只使用一台主机和只使用一台PC机时所具有的优点。比如，把PC机作为主机的前端处理器，费用要比只使用一台主机来实行EDI少得多，但它与只使用一台PC机时相比，却有更大的容量和处理速度。此外，这种方式的EDI平台容易买到现成的软件，容易安装。并且由于这种方式的处理过程用不着手工重新输入，因而可以减少误差。这种方式的主要缺点是费用比只使用一台PC机时大，而处理速度又比只使用一台主机的情况下来得慢。

4）专用的EDI操作系统
这种系统通常采用一台中型机平台，以及专门化的EDI软件，这个EDI软件把EDI活动和公司的计算机应用系统进行一体化。在许多情况下，这种操作系统被用来对组织内部EDI网络的所有EDI活动和功能进行总的管理。例如：某连锁商店系统，有一个总的配货中心，各个商店通过条形码的光笔扫描，对各种货物的存货和销售进行计算机管理。当商店里某些货物的存货水平降到某一事先设定的水平时，计算机就能自动产生一份配货通知送往配货中心，而配货中心的计算机系统又会自动安排这种货物的发送，并和商店进行电子化的结算。

电子数据交换 ：三、EDI的业务流程

一般来说，EDI较多地应用于有大量表单式数据处理的部门和单位，而且要求有一定的规范性。从应用领域看，通常可以分为如下类型：

1、贸易数据交换系统（Trade Data Interchange）。用EDI来传送订单、供应单等。
2、金融汇兑系统（Electronic Fund Transfer）。用EDI进行费用汇兑。
3、公用事业系统（Public Sectors）。主要用于商检、海关以及税务等部门。
4、交互式应答系统（Interactive Query Response）。如机票预订、饭店预订等。

下面我们以采购业务为例，说明在采用EDI进行商务处理的情况下，买卖双方是如何处理业务的。

图2给出了商品贸易EDI系统的工作模型。

由此图可以看出EDI进行商品交易信息处理的流程如下：

1）当买方的库存管理系统提出购买某种物资的数据时，EDI的翻译软件据此编制一份EDI订单。
2）通信软件将订单通过网络送至网络中心指定的卖方邮箱内。
同时，利用公司内部计算机应用程序之间的搭桥软件，将这些数据传送给应付帐部门和收货部门，进行有关的登记。
3）卖方定时经通信网络到网络中心的邮箱内取回订单，EDI的翻译软件把这份订单翻译成卖方数据格式。
4）如果确认可以售给买方指定的物资，则送出供应单经相反方向返回给买方。若只有部分满足买方要求或不能满足要求，则以相同的方向返回相应信息。
卖方收到订单时，卖方的搭桥软件把有关的数据传送给仓库或工厂，以及开票部门，并对计算机发票文件的内容进行相应的更新。
5）买方收到供应单后，在订单基础上产生一份商品情况询问表，传送给卖方。双方就商品价格等问题进行讨论，直到达成一致。
6）达成一致后，卖方的仓库或工厂填制装运单，编制船期通知，并将其传送给买方。
同时，通过搭桥软件，将船期通知传送给开票部门，生成电子发票，传送给买方。卖方在开立发票时，有关数据就进入应收帐部门，对应收帐的有关数据进行更新。
7）买方接到船期通知后，有关数据自动进入收货部门文件，产生收货通知。收货部门的收货通知通过搭桥软件传送给应付帐部门。
8）买方收到电子发票以后，产生一份支付核准书，传送给应付帐部门。
9）买方应付帐部门开具付款单据通知自己的开户银行付款，同时通知卖方付款信息。
10）卖方收到汇款通知后，有关数据经过翻译进入应收帐户，买方则因支付而记入贷方项目。
由此可见，当买方提出购买的要求后，EDI就可以自动进行转换操作，生成不同用途的数据，送至各相关伙伴，直至该事务处理结束。

电子数据交换 ：四、实施EDI的效益

EDI在商务上广泛应用之后，可以大量节省企业的运营成本，提高企业的运营水平。根据研究资料表明，EDI的应用已经产生了显著的经济效益和社会效益。例如，交易文件的传递速度提高了81%，文件处理成本降低38%，因差错造成的贸易损失减少40%。美国的汽车工业应用EDI后，每辆汽车约可以节省200美元。据美国通用电器公司统计，近5年来应用EDI使公司的产品销售额增加60%，库存周期由原来的30天降至6天。

实施EDI的效益可从以下一些方面反映出来：

1、缩短交易时间，提高工作效率。与邮寄（或其他形式的实际传递）有关的时间延迟被消除了。那些与订单登记员、应付帐部门办事员等人员在阅读、重新输入数据所需的处理时间也消除了。这些都会使业务处理时间大大缩短。
2、减少文件处理成本。EDI的一个重要特征便是它把有关文件的数据，以机器可以处理的形式，由计算机网络来传送，而不必象纸质文件那样需要手工处理。这样既节省了纸张，又去除了对纸质文件的打印、审核、修改、邮寄等花费。
3、员工成本的减少。计算机自动接受和处理信息，使得公司在同样业务的情况下，可以用更少的员工去处理，或者把一部分专业人员从行政管理工作中解脱出来，以从事具有更高效率的工作。
4、可以减少库存。适当的库存量是企业维持正常生产所必须的。用传统方法搞采购时，订单处理周期长，不确定性高，因此企业要求的安全库存量也就比较大。使用EDI之后，文件处理比以前既快又可靠，自然可以降低安全库存水平，使存货占用的资金量减少，从而降低了企业的运营成本。同时减少脱销和生产线缺料停工现象。
5、避免重复操作，减少人为差错，提高工作质量。商业文件中的一个错误可能要付出很大代价，订单遗失也会给企业带来损失。使用EDI后，因为减少了重复击键录入的次数，从而使出错机会减少。EDI软件一般具有编辑查错功能，一些信息源上的数据输入错误可以很早就被发现，加上EDI在收到信息后就会回发给信息发送者一份收到通知，这就可以及时发现漏发信息或信息中途遗失的情况。虽然EDI不能消除所有的错误，但它确实可以更早、并且用更少的代价去改变错误。
6、时间价值效益。利用EDI来处理应收款，可以使资金回笼时间提前。
7、其他效益。使用EDI可以改善公司内部的经营管理，可以加强与供货商的联系，可以保持与客户的良好关系，等等。这些都会为公司创造效益。

电子数据交换 ：五、EDI的现状

目前西方发达国家已普遍采用EDI。据统计，1992年底世界上使用EDI的企业超过10万家，预计到95年将达到40万家。美国早在60年代初期，就在公路、铁路、海运和空运中应用EDI，而且每年还以100%的速度增长；西欧各国已将EDI应用于汽车、化工、电子、运输、保险、分销零售业中；日本已在销售、贸易、运输、和制造业中广泛使用EDI；新加坡声称95%的贸易用EDI实现。据悉，美国政府及欧洲共同体大部分国家的海关宣布，从1992年起，采用EDI方式办理海关业务，如不采用EDI方式，其海关手续将被推迟办理，或不再选为贸易伙伴。

近年来，我国已开始重视和普及EDI技术，制定了EDI应用的总目标：“八五”抓基础、抓试点；“九五”建立起中国贸易网（China Trade Network），尽快实现与国际贸易网的大联通，全面推行EDI。

1996年，亚洲六个国家和地区（中国、日本、印度、马来西亚、菲律宾和中国台湾省）达成协议，将共同开发EDI系统，以便使这些国家和地区在进出口过程中能够实时地采集进出口数据，更有效地对客户进行管理，减少报关错误。这无疑会加快亚洲国家的EDI建设进程。
目前应用EDI技术通常需要解决如下问题：

1、网络通信传输标准。解决异型机、异型网络环境下的信息交换；
2、交易业务格式标准化。交易双方必须使用相同的交易文件格式；
3、语言文字标准化。交易双方应使用相互理解的语言文字进行交换；
4、企业内部计算机信息系统首先获得较好应用；
5、EDI中心的建立与管理规范；
6、权威性与合法性；
7、安全保密性；
8、人才培训。

电子数据交换 ：六、EDI的前景

1、应用EDI的贸易伙伴会增加。
因为现在已经采用EDI技术的厂商会要求其贸易伙伴也采取相应的步骤逐步实施EDI。根据EDI研究机构的预测，在未来几年中，由于这种原因而导致的EDI应用将以几何级数增长。

2、应用EDI的行业会增多。
一些EDI研究开发起步较晚的行业，将会进入正式实施EDI的阶段。

3、应用EDI的国家会增多。
西欧各国、太平洋周边国家和地区、前苏联和东欧各国都已经程度不同地认识到了EDI应用的重要性，包括政府在内的各种机构、企业、厂商都在积极参与EDI的开发。

4、EDI与其他信息传送技术和系统的一体化。
当应用EDI的公司或部门已熟悉并轻松自如地使用EDI时，这些公司或部门就会寻求各种创新方式将EDI与现有的其他通信技术和信息传递系统进行综合。
由于EDI很容易与其他管理技术和管理系统融合为一体，并能带来巨大的经济效益，而且从技术角度看，EDI也不是一种孤立的单一功能的技术，它与其他技术的相容性和广泛的适用性，均表明EDI应用将会快速增长。

5、EDI技术将受Internet的冲击
95年在伦敦举行的电子通信展览会上，EDI技术受到了Internet的冲击。EDI一般通过采用大中型主机系统提供封闭的、安全的系统以保证较高的可靠性，而Internet解决方案则是基于开放、廉价和高适应性的系统。EDI厂商仅仅打出安全性这张王牌已经不够了，因为Internet厂商已经提出了基于标准的电子商业解决方案，以保证供货商和客户间交易的安全性。虽然目前Internet上的电子购物方式与EDI交易方式仍然是两码事，但传统的EDI厂商还是感觉到了很大的压力。