选型故事：财务管理系统选型之数据共享

中小企业财务管理软件，其涉及的范围往往只有财务一个部门。可是王晓知道，财务部门是所有业务的终结点。财务软件需要用到其他部门的数据，而财务软件中的有些数据也需要共享给其他部门使用。因此如何提数据的共享程度，也是财务管理软件选型的考察要点之一。不过王晓对这方面还比较陌生，到底哪些数据需要共享，该通过什么手段来共享，他没有直观的印象。为此，跟这方面的专家倪建峰探讨之后，王晓得到下面四个建议。

选型故事：财务管理系统选型之数据共享：建议一：先确定共享的内容

由于财务软件中的数据比较机密，所以不是所有数据都可以共享的。因此需要首先确认哪些数据需要、允许共享，以及共享的对象是谁。如：在财务系统中有帐龄分析表、应收帐款余额表等等。这些报表。可能销售经理或者销售人员也需要察看。有些企业是财务人员每个星期或者每天把报表导出来，然后发给相关的人员。这无疑增加了财务人员额外的工作量，而且及时性也会有问题。如果能够把这些有用的信息共享出来供相关人员实时查询，就可以大大提高系统效率。

所以建峰提议IT主管首先要确认需要共享的内容。根据自己的工作经验，建峰认为财务系统中往往有如下数据需要共享：一是前面谈到的应收帐款余额表，可能财务总监、销售经理或者销售人员都需要访问。二是财务系统中的计件工资等信息，生产部门、人事部门都需要查询。三是应付帐款余额表与到期应付帐款数目，供应商有时候会询问采购员这方面的信息。

如果不共享这个数据，那么采购员每次还要再去问财务人员，那就要多转几个弯了。另外，企业可能还有一个付款计划表，这也是采购人员所需要的。四是部门费用统计表。有些企业采取了部门费用预算制度，来控制部门的开销、节省办公费用。此时系统中的部门费用统计表也要能够让各个部门及时查询到，以利于他们安排开支，等等。

所以要提高财务软件数据的共享，IT主管首先要做的就是跟各个部门协商，确定需要共享的内容。在其他部门人员不知道哪些数据需要共享的时候，可以根据前面的内容，给其他部门一些数据共享的建议。

选型故事：财务管理系统选型之数据共享：建议二：确定数据访问的权限

以上这些数据并不是每个部门都同时拥有共享的权限。出于数据安全的考虑，有些数据共享只能够保留在某个部门的级别，甚至只有个别用户才能够访问。如上面讲到的应收帐款余额，可能只有销售经理或者销售人员才能够访问，而其他人，如采购人员等等，无法访问这个应收帐款的信息。有些企业可能控制得更严格，每个销售人员只能查询自己所负责的客户的应收帐款信息。当然，有些数据可能是全公司都是公开的，如部门费用预算报表等等。

所以虽然有很多数据需要共享，但是他们共享的程度不同。因此IT主管确认了需要共享的内容之后，还需要同时确认这些共享数据访问的权限。通过权限访问的控制，可以保障这些共享数据的安全性。

在确定共享数据访问权限的时候，建峰提出，要先定义访问的角色级别。如公司全部人员共享、部门级别共享、部门经理独享、经理层共享、高层管理者共享等等级别。然后根据这个级别再去对应特定的共享文件。如果让用户一一去指定访问者，后续的权限控制就太复杂了。通过组或者角色的思路控制文件访问权限，无论是实现起来还是后续维护都会非常方便。

选型故事：财务管理系统选型之数据共享：建议三：选择数据共享的实现方式

以上两个工作，需要在软件选型之前先搞定。然后就需要考虑该采用什么方式来实现这个数据的共享呢。通常情况下，有两种方式。一是通过财务软件客户端的方式。即在每个需要访问财务软件数据的员工那边，安装财务软件的客户端。让他们可以通过客户端直接访问数据库中存储的数据。二是通过Excel等辅助工具。Excel等办公软件可以直接连接到数据库中读取数据。管理员可以根据需要设置一定的格式，让Excel等办公软件绕过财务软件客户端来查询相关的数据。

无论采用那种方式，各有优缺点。有些财务软件可能有客户端使用量的限制，即按照用户来收费。此时如果只给一些查询的用户配置财务软件客户端的话，感觉上就有点浪费。当然，采用软件客户端来进行数据共享，在数据访问控制上会更胜一筹。

因此建峰指出，如果企业觉得有数据共享的必要，软件选型时就需要考虑软件的客户端是否有使用人数的限制。如果共享的用户比较多，最好选择那些不按人数来收费的软件。如果需要共享数据的人数少、共享需求单一，那用Excel最合算，而且操作也简单。

选型故事：财务管理系统选型之数据共享：建议四：判断权限控制是否完善

当财务软件只归财务一个部门使用的时候，即使数据查询权限不怎么完善也可以大致将就。例如：每个财务人员可以查询财务系统中的所有数据，这也是可行的。但是，如果财务管理软件向非财务人员公开，就一定需要有权限控制方案。

因此如果企业有共享财务管理软件中数据的需求，IT主管选型时必须要考察财务管理软件中的权限控制。具体来说，要注意如下几方面内容。

一是能否按组或者按角色对用户进行授权，而不是直接对用户进行授权。如果企业的员工比较多，有几十个甚至上百个员工需要访问财务管理软件中的数据，那么系统管理员维护这个权限的工作量将会变得很大。而通过组或者角色进行授权，则即可以保障数据的安全性，同时维护的工作量也不会很大。

二是对数据的只读限制。通常情况下，财务软件中数据的修改只能有财务人员完成，而其他部门的用户只有查询数据的权限，无法对这些数据进行任何的更改。即使其他人员发现数据有错误，也不能够擅自更改，必须通知财务人员进行更改。为此系统中最好有现成的角色，如用户查询角色。如果把用户加入到这角色中，则用户只具有数据查询的权限。这就方便了权限的设置。

三是对权限的控制最好能够细化到字段。如在财务系统中，能否反映出一个月的出货金额。作为销售人员，他们可能需要了解每个产品的具体出货金额，即产品的单个售价情况。而作为仓库部门，他们则不能够知道产品的售价，他们只需要关注当月产品总的出货金额即可。