办公自动化系统的模块和功能: 邮件系统

邮件系统

基于内部网的邮件系统

办公自动化邮件系统模块图

• 邮件系统实现内部、外部邮件收发功能。
• 与日常使用普通Outlook、Foxmail或Gmail、MSN等常见的邮件收发方式有显著的不同：本系统除了实现内、外邮件的收发外，关键是实现邮件信息的与内部系统的事务相关联，并实现邮件信息的共享。
• 使用数据库统一存储邮件，收发的邮件自动与客户目录、联系人目录、订单、采购单、项目等系统内部表记录关联起来。
• 邮件系统的信息共享：避免因某个成员请假或其他原因造成客户邮件丢失或工作停顿的风险。
• 邮件系统的工作协同：与外部的邮件通常是一项事务（如报价、服务、咨询等事务），统一的邮件系统可以实现事务过程的跟踪、记录和协调。
• 邮件系统支持使用邮件模板和群发，模板可实现邮件内容和格式的规范，群发可方便向客户或指定的内部、外部对象组发送单一或批量的邮件。
• 内部邮件可用于内部信息传递，以及系统工作通知的手段，适合企业用户上传、互传文件或信息。
• 由于强调协作共享，因此不能对邮件的私密内容提供保障。

邮件系统功能

公共邮件管理

• 通过公司邮箱的设置企业对象的共用邮箱，使用OA 办公自动化系统收取的公用的邮件，置于共享文件夹内，使用人员可收查邮件转入自己的文件夹保存。
• 公共邮件使用数据库统一存储邮件，收发的邮件自动与客户目录、联系人目录、订单、采购单、项目等系统内部表记录关联起来，从而避免因某个成员请假或其他原因造成客户邮件丢失或工作停顿的风险。
• 公共邮件管理可实现企业的邮件的统一管理，并与作业流程关联（如可以与经办人关联），使客户的来信得到及时的回复、办理，从而提高业务成功率、提高服务质量。

电子邮件模板

• 电子邮件模板有两种应用模式：
• 一种是邮件格式模板，此方式与日常使用的邮件/文档模板相同。
• 另一种是按某个主题写好的邮件模板，如“技术支持”、“产品报价”，发送邮件时只需要填写少量的空白即可发送。
• 在模板应用中，系统可自动替换一些参数，如收件人、发件人、日期、收件单位、主题词，等，因此该方式也适用于批量发送邮件。

群发电子邮件

• OA 办公自动化系统支持群发电子邮件，群发时，收件人收到的邮件不会显示自己以外的收件人的信息。
• 群发可以使用模板，系统可自动替换如收件人、发件人、日期、收件单位、主题词，等字段的内容。
• 群发对象可以使用高级搜索功能，该功能还可以将结果保存下来供下次群发时调用。

批量生成个性信函贺卡

• OA 办公自动化系统系统支持服务端绘图功能，可用来批量生成贺卡。
• 发送个性化信函或贺卡前，需要指定或上传模板，系统可自动根据对象参数（如姓名、职务等）为每个对象生成不同标题的图片或富文本格式的邮件。
• 该方式也适用于批量发送邮件。

电子邮件转为销售机会、客户反馈

• 在OA 办公自动化系统中，收到电子邮件后，可指定相应的办理事项，使邮件成为一项销售机会、一个客户反馈、一个服务请求。
• OA 办公自动化系统可根据指定的作业流程指派办理对象和办理流程，从而提高业务成功率、提高服务质量。
• 对于不能自动分配对象的邮件，业务人员可以使用竞争方式取得办理权限，系统会对业务人员的办理业绩做出跟踪统计。

电子邮件自动回复

• 可以对同一个主题的邮件执行批量回复，以提高作业效率。
• 如有几封咨询邮件询问某产品的价格，这种情况就可以进行自动成批回复。

个人邮件管理

• 通过公司邮箱的设置企业对象的共用邮箱，使用OA 办公自动化系统收取的公用的邮件，置于共享文件夹内，使用人员可收查邮件转入自己的文件夹保存。
• 公共邮件使用数据库统一存储邮件，收发的邮件自动与客户目录、联系人目录、订单、采购单、项目等系统内部表记录关联起来，从而避免因某个成员请假或其他原因造成客户邮件丢失或工作停顿的风险。
• 公共邮件管理可实现企业的邮件的统一管理，并与作业流程关联（如可以与经办人关联），使客户的来信得到及时的回复、办理，从而提高业务成功率、提高服务质量。