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从某种程度上说，协同软件就是每个团队成员的随身的办公室。同时，在此平台之上还要能够部署一些应用，如人事管理、ERP系统等。
什么惹眼就挂什么标签，这是商家通行的招数。一时间市场上的协同软件厂商竟达500多家。原本OA商也不失时机地挂上“协同标签”。
企业运作在走过产品质量创造效益和资源管理创造效益阶段之后，行为创造效益的时代到来，在管理运营软件中考虑团队行为的协作协同成为必然。
OA件原本是办公事务自动化的平台和工具，其核心是信息处理自动化。但只是信息层面的协同，而非团队成员的。而协同软件关注的协同集中在人员和人员的行为管理层面OA等于协同软件，二者不能归为同一类。就是具备了协同功能OA件，也只能算是协同OA件。
毋庸讳言，协同软件OA者之间存在着目的上的天然联系。因为办公本身就是一种协作和协调，特别是公文流转和信息处理层面。而协同软件则是从人员和行为层面来支撑和推动各种（不仅是办公这种）协作和协调。
另外一个客观原因，协同软件是在“群件”的基础上发展起来的，国OA统的成熟发展正是在很大程度上基于群件——IBM的Lotus/Notes。后者所代表的群件又被业界公认为协同软件的鼻祖，这就使OA协同软件具有了很多渊源。但是，直到IBM变革Lotus/Notes演化催生出Workplace、被Microsoft收购的Groove以及点击科技的竞开协同之星后，真正意义上的协同软件才浮出水面。
协同软件实际上是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台，同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。协同软件必须具备以下的三个基础功能：
首先，协同软件首先是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯，协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。
其次，协同软件是管理和协作的平台。协同软件必须能够实现团队协作，比如，项目管理、流程管理、事务管理等等。这样才能做到随需应变，动态适应，实现柔性管理。
再者，协同软件是知识中心和应用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织应用、数据、信息和知识。
从某种程度上说，协同软件就是每个团队成员的随身的办公室。同时，在此平台之上还要能够部署一些应用，如人事管理、ERP系统等，开发各种协同化的应用——也就是具备协同特征的各类应用软件。
要实现前述协同软件必备的功能，就必需满足以下几个要求，也就是协同的基本特征：协同软件要支持完全的移动性，实现可以利用目前可以使用的一切网络资源；系统必须能实现跨地域、跨组织、跨系统、跨网络的互通性，实现相互独立的不同应用系统可以自然融合；必须具备动态适应能力，一种柔性管理能力，并且能够实现与刚性管理相结合。
OA如果在协同平台上开发，并且在协同运行平台上运行或者嵌入了协同引擎，当然可以成为协同化应用——协OA但它和作为协同应用开发和运行平台的协同软件却是明显地处在不同的层次。
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