知识管理系统的构成与开发

在企业中推行知识管理，不但需要员工们懂得知识管理的理念，而且要通过知识管理系统来使之变为现实。如何实现企业的知识管理系统，往往是企业知识主管和高层领导所关心的重要问题。近年来，由于信息技术的进步和IT产品的大量出现，现在许多IT厂商都推出了自己的知识管理系统开发平台，不少人认为知识管理系统就是一个现成的可以买来使用的软件包。但是，目前这些IT厂商的知识管理开发平台都仅仅是提供了一个可以进一步开发的工具，要实现企业的知识管理系统，不但要掌握这些工具，而且要对自己将要设计的系统具有清晰的认识。同时，还必须懂得通过什么样的途径，才能够减少失败的概率，有效地完成所规划的知识管理系统。

图 知识管理系统

知识管理系统的构成与开发：如何当好CKO

企业知识管理系统是一个整合的、具有多种功能的、根据企业的业务性质和知识特点所开发的信息系统。好像企业的ERP一样，在开发和引进这个系统之前，企业的知识主管或CKO（首席知识官）应当对企业的知识资源以及知识性工作进行分析和整理，并对企业知识系统进行整体性规划。那么，企业知识主管应当如何做这些工作呢？

首先，应当清楚地定义企业中使用知识管理系统的用户是什么人，他们的具体要求是什么。知识管理系统的用户应当能够通过该系统定义知识、发现知识、整合企业内外众多的知识源；并通过该系统对信息进行分类和组织。知识管理系统的规划必须以人为本，而不要以文字知识为核心。正如知识管理的大师蒂瓦纳所言：“一个好的知识管理系统是围绕着人来设计的。”

其次，知道企业有哪些知识资源。对此很多研究都提出了对知识资源的分类方法。例如Petrash的框架提出：企业的知识资源可以分为5种类型：员工的知识或人力资本，客户或客户资本、组织业务流程、组织结构和组织文化。后三类知识资源又被看作是组织资本。

知识管理系统的构成与开发：系统要具有三特性

在系统的构成方面，面对越来越多的技术可能性应当慎重考虑。软件模块的功能并非越多越好，应当经过仔细的考虑和筛选，使得系统具有三个特性：实用性、友好性和可拓展性。所谓实用性，就是要保证员工能够从使用该知识系统获益，而不是给企业提供一个中看不中用的“花瓶”。所谓友好性，就是系统应该是容易使用，容易学习的，用户对系统没有畏难情绪，是系统能够迅速推广的一个重要条件。所谓可拓展性，就是系统要能够适应企业业务的变化。知识管理系统往往是随着企业需求的增加而扩大的。它需要能随着它所支持的业务一起成长。在系统设计中，往往从一个核心的需求开始，逐步扩大其规模和功能。

基于以上的考虑，知识管理系统根据其模块的组合，提供知识管理的各种功能。在实际的应用中，有的企业注重实现个体间的知识共享，因此知识管理系统需要有良好的知识整理和知识传播的能力；有的企业注重协同性知识工作，通过思想火花的碰撞产生新的知识。有些企业则把重点放在对知识的捕捉、操作与定位，侧重进行与知识相关的信息管理；另外一些企业着眼于建设、开发智力资本，提供自由的、不受限制的、简单易行的对话功能，以提高企业中知识活动的有效性；还有一些企业注重创造一种学习环境，从而使得员工能够保持对新知识的关注。

知识管理系统的构成与开发：系统的基本用途

企业的知识管理系统能以多种形式、采用多种工具来构成。关键是要根据企业业务的需求来规划和设计。如图表示一个知识管理系统的基本用途，这些基本的功能可以通过表中的知识管理工具的有机组合来实现。请注意这里所列举的仅仅是知识管理系统中面向应用的功能和模块，一个实际的系统，必然还有许多其他的软件，例如安全管理、中间件、统一的用户界面等。对于这些与应用系统密切相关的功能，可以用一个多层次的概念框架来整合它们。

知识管理系统的构成与开发：用RDI实施

最后，知识管理系统的实施，也是一个复杂的过程。传统的信息系统开发方法如瀑布法、原型法等对于知识管理系统的开发来说都有相当的局限性。目前比较好的是结果驱动的增量开发法（RDI）。与传统的方法相比，RDI的最明显的好处就是：知识管理系统的效益能够更快地得以实现。采用这种方法的一些企业的经验说明：RDI法不仅能够加快显性效益的实现，而且对全面的总体效益的实现也能加速。另外，它还能大幅度地缩短项目的总体实施时间。因为实施的每一步都是具体而明确的，并且失败的地方能够在这一步完成之后马上得以纠正，从而使得项目实际得以完成的可能性增加。

用RDI方法进行开发，很重要的一点是如何对开发过程进行阶段划分。可以考虑基于以下五个观点来进行：

1、目标驱动的决策支持：在系统实施的整个过程中，应考虑商业成效和最终目标来进行每一次决策。例如，在知识管理系统实施的每一步开始前，都应当清楚该阶段预期达到的成效和项目的成果。

2、增量式的但又是各自独立的成效：将实施过程分解成一系列不重复的增量过程，每一步都必须能够产生可计量的效益和进展。甚至在没有进一步的增量需要实施时也要这样做。

3、在各阶段中都必须列出清晰明确的软件测评和组织测评：每一个增量步骤都必须完成为实现目标子集合所需要的所有工作。这就意味着要使开发完毕的软件功能能够运行，这就必须同时在管理、流程和测度等方面做出必要的改变。在系统部署计划中，还必须包括适当的企业政策，以鼓励员工将自己融入到系统中去。

4、密集的实施进度时间表：每一个增量步骤的计划都必须保证能在较短的时间段内完成。视整个项目的复杂度的不同，通常完成一个增量步骤的时间应该控制在两星期到三个月的范围内。

5、不断地用结果来推动进展：每一个增量步骤的实施结果都必须作为以后各步骤的基础，以便调整和校准可能出现的缺陷。

知识管理系统的构成与开发：开发过程中的注意点

在开发过程中必须牢记，任何知识管理技术都必须与企业管理紧密结合起来，切忌简单地引进某种技术。美国一家位于芝加哥的营养品开发公司在开发他们的知识管理系统时，就是从一个由市场和企业战略分析人员所组成的分析师的网络社区开始的。通过使用这个试验性实施项目，公司找到了在实施大规模企业级知识管理系统时可能出现问题的地方。以这个社区项目作为最初的成果，最后他们发展成为一个基于知识服务器的企业大规模知识共享网络。这个试验性实施项目使公司认识到，75%的事情都是人、流程和文化方面的事情，而技术问题却是容易解决的，只占到了25%。