知识管理工具箱系列—实践社团CoP

如何在企业内部构建一个成功的实践社团

既然实践社团于我们的生活中已经如此的根深蒂固了，为什么Wenger要在1998年正式将这个概念提出来，并且迅速引起人们，尤其是企业管理者的关注呢？

现在人们已经深刻的认识到，知识和掌握知识的人才对于企业提高核心竞争力的重要性。而实践社团的两大价值就在于，一方面通过将企业内外部掌握不同知识技能的人联系起来，形成企业发展的核心知识体系；另一方面，通过组织高水平的，有深入探讨价值的实践社团来吸引，留住和发展企业需要的人才，帮助企业在竞争中处于有利的位置。

实践社团是人们在商业的发展中，将一个古老的结构赋予了全新的角色，一个推动企业创建学习型组织，从而提高企业核心竞争力的一个有效工具。在企业内部建立一个成功的实践社团，有十条原则遵循：

尽量选择一些对于企业的发展有推动作用的，并且社团的人员比较关注的知识领域。

实践社团在企业重要作用就体现在他们所关注的知识领域能够提高企业的经济效益，或者对于企业竞争优势的提升有深远的影响。一个高新技术类的企业可以选择一些和公司的技术研发有关的领域；而一个制造型企业可以在创建实践社团的时候讨论关于制造过程的具体步骤。同时，知识领域的确定还要能够引起社团成员的兴趣。在一个以项目管理为主的团队中，可以让成员有机会通过讨论了解每个人的喜好，从而促进团队建设。

选择社团里一个受人尊敬的成员来协调整个社团的活动。

实践社团应该是由一个真正关心社团，真正对问题感兴趣和真正愿意加入社团的人去协调各项工作。这个人通常是一个资格比较老的社团成员，但不一定是这个知识领域内的资深专家，因为他的主要任务是协调社团成员，而不是给出问题的答案。实践社团的建立是为了就共同关注的问题进行讨论，所以对于社团成员工作中遇到的一些困难，不知道该向谁求救，而且其他成员也没有义务去帮助他。这个时候，协调人就应该自觉的站出来，做好成员之间的组织工作，告知成员们其他人都在做些什么工作，并且创造机会让成员们进行信息的交流。对于协调人员来说，最重要的就是始终尽职于自己的角色。尤其是在一个大型的，人员变动比较大的实践社团中，协调人员的工作往往是全职的。

在社团开展活动的时候，一定要确认成员是否有时间参加活动。

实践社团效用的发挥，最大的限制因素是成员是否有时间参加社团讨论。因为知识共享显然没有工作任务紧迫，所以即使在探讨的问题很有价值的情况下，人们仍然会在实践社团和紧迫的工作任务中选择后者。对于这个问题，需要公司的支持，比如说可以给成员留出时间去参加社团，可以出资帮助社团开展活动，或者可以建立员工技能目录等。对于社团的成员来说，应该将参加社团纳入到他们的日程计划和预算中来，而且可以根据自己的工作情况来分配在社团中的时间。

明确社团创建的核心价值。

目前，很多企业知识管理的失败都归结于和企业文化的难以融合。其实对于一个企业来说，企业文化往往已经培育很久了，所以知识管理不是来改变企业的现有文化，而应该是一种通过有效的知识共享来实现企业价值的方法。而且一个人在企业中的价值其实并不是通过他拥有多少知识来体现的，而是通过他为企业贡献了多少知识来衡量的。所以一定要明确，实践社团的价值就在于通过知识共享来实现企业的价值，实现个人在企业中的价值。

吸引关键成员到团体中。

建立一个有活力的实践社团，最好在开始的阶段就寻找，培育和发展现有的一些关系网。通常，他们或者是一个知识领域重要专家，或者是一个关系网中非常富有影响力的人。把这两类人加入到实践团体中是非常必要的，可以使实践团体合理化，使更多的人加入到其中。

创造交流的机会。

建立一个有活力的实践团体，还需要成员充分的接触。诚然，报告，模版和建议书对于团体的成员来说，很有帮助，但是现场的讨论才是建立公平，热情和相互信任的团体气氛的关键。 所以实践团体应该不仅仅局限于会议和网站的交流，还应该创造各种各样的机会来促进成员之间的交流，比如说电话远程会议。

保持和发展社团的私人空间。

一个社团中会有很多的面向所有社团成员的公共活动，比如参加会议。但是如果过分关注这些公共事件，可能会影响社团的有效性，因为一个社团的核心活动是成员之间的一对一的交流。通过这些非正式的后台交流来帮助搭建公共活动，是一个会议成功的关键。成功的协调人员通常会非常注意保持和成员的良好关系，他们会定期拜访一些成员，了解他们的工作内容，向其他成员推荐或者介绍他们，从而为团体带来新的思想和创造发展实践的机会。协调人员通过在成员之间建立一对一的良好接触来保持团体的活力，这种一对一的接触可能来自官方的实践会议以外。社团的成功就在于利用个人关系来丰富公共活动，用公共活动来加强个人联系。

发展充满活力和热情的核心组。

对于一个实践社团来说，根据参与程度可以分为三层：核心组，积极组和外围组。 一般核心组和积极组的成员只占社团很小的一个比例，大部分的成员还是属于外围组。与其说试图去平衡这三个层次在社团占有的比例，不如去发展一个充满活力和热情的核心小组，因为核心小组是这个社团的心脏。核心小组的成员不仅能够积极地参加社团的讨论，而且他们有强烈的责任感去发展这个社团，他们会去主动邀请一些成员加入到社团。而且会主动帮助社团解决一些问题，比如，对于一个跨国公司，可能实践社团讨论的内容对于一些英语不是母语的成员来说有一定困难，这个时候核心组的成员就会将一些他们认为可以帮助大家的文档放到网站上。核心组的成员往往会是协调人员的潜在继任者，他们可能并不是这个知识领域的专家，但是他们能够成为主力军就在于对社团活动的热诚。协调员可以通过交付成员一些适当的工作来吸引他们成为核心成员，但是切记不要让他们感觉被占有了太多的时间。

选择合适实践团体的技术软件。

技术软件在实践社团中的应用，并不仅仅是软件技术功能的实现，更重要的是它人性化的一面。在现在市场上种类繁多的知识管理软件中，有两个对于实践社团尤为重要的事情需要考虑。首先，一个好软件的价值应该是使成员能够更容易的促进相互之间的交流，更容易的向社团知识库贡献知识，更容易的利用社团的知识库。它应该是能和人们的日常工作紧密联系在一起，而不仅仅是本身功能的实现。其次，推动实践社团技术实现的软件应该采用简单易学的，便于社团成员使用的，而且符合成功的工作性质的。比如，地质学家经常和地图打交道，所以可能会对制图类软件比较感兴趣；而统计学家可能会倾向于电子表格的相关软件。

开展互动式的讨论。

一个有价值的实践社团关注的是如何解决问题，而绝非是如何上演一场精彩的实践。同样，实践社团是通过讨论来总结最佳实践的方法，而绝非是象议会那样对上交的一些议案进行举手表决。然而毫无隐瞒地在很多陌生人面前提出自己的问题，或者和大家去分享自己的一些还不是很成熟的想法都是很多人不想，也不敢做的事情。所以实践社团需要建立的是一种真正的互动性的讨论，不能只依赖少数人的积极性，而要调动广大员工的积极性。在社团发展的起始阶段，可能人们不会主动提出一些问题，这个时候可以先由社团一些资深的，令人尊敬的成员提出探讨性的问题，其他人进行讨论。通过这种方式来引导社团的活动趋于规范化。 在这个阶段，提问和讨论都要是真实的，而不是流于形式。在经历了几次这种由资深成员提出问题的形式之后，其他成员通常也会开始有一些问题，这个时候协调人员要懂得在他们的发言中引导他们说出自己的问题，从而建立真正的互动性的讨论，而不是一问一答，只问不答，或者只答不问。同样，在互动式的讨论中，还有主要建立成员之间的相互信任，这样才能够让大家在讨论过程中畅所欲言。

诚然，实践社团不是万金油，它也存在着很多缺陷。可能是由于没有正确把握建立实践社团的基本原则而造成的，可能是由于社团成员的人性弱点引起的。所以我们应该理性的看待实践社团，既要肯定它作为一种工具在知识管理中所起到作用，又要在运用过程中进行正面的引导，避免缺陷的扩大，从而使实践社区真正成为企业知识管理的有效工具。