三步法破解企业IT成本难题

2010-02-01

三步法破解企业IT成本难题：IT成本居高不下

眼下最热门的词汇当属“经济危机”，铺天盖地的媒体报道和刺激政策接踵而来，一时间几乎人人谈危色变。

国内的一部分企业受危机的直接影响，订单骤减，难以为继，迫不得已停工裁员，元气大伤。另外一部分企业虽未受到直接冲击，但多少受到波及，难免惶惶，有样学样的紧缩开支，准备过冬。

控制成本似乎一夜之间成了各家企业的共识，纷纷捂紧自家的钱口袋，对各项支出审核再三，能省则省。

随着进年来国内企业的迅猛发展，企业对信息化所带来的效率提升更加依赖，许多知名企业已经开始充分利用IT建设所形成的核心竞争力，不断推进产品创新、管理创新、流程创新，从而把竞争对手远远的抛在后面。

然而，IT建设在为企业带来生产和管理能力提升的同时，也带来了IT成本的居高不下。这让因信息化建设而节省下来的资源成本，因IT系统应用而增加的利润收益，变得微不足道，也让企业的管理者在做出IT投资决策时，顾虑重重，举棋不定。

造成IT成本居高不下的原因有很多，从企业整体的信息化来看，包括IT规划不到位、系统重复建设、风险控制不到位等许多原因，造成了大量的IT资源和投入的浪费。具体到每个IT项目，则包括诸如需求蔓延、技术银弹、重复返工、贪多求全等原因造成的人员和资金浪费。

无论原因为何，IT成本的高企已经日益成为企业推行信息化建设的主要阻碍之一。许多管理者因此而头痛：批准一个待建的IT项目，意味着大量的资金占用、人员投入和业务间歇性停顿，风险极大；若是保守不批，仍然依靠现有的管理水平和生产力，又无力应对激烈的竞争和危机下的寒冬，真真左右为难啊！

很自然的，管理者们在犹豫不决之际，便会提出下一个问题：IT成本为何如此高昂？是否有办法控制和降低IT成本呢？在下面的讨论中，我们就尝试着解一解这个难题，看看能否找出些法子，让IT建设的成本变得更“亲民”些，也让管理者们的“头痛”能略略缓解一二。

什么才是好系统？

想解题，先破题。

IT成本复杂多样，IT系统各不相同，要想找出控制成本的有效途径，必须正确认识IT项目的特性，了解造成IT成本过高的原因，才能对症下药。

从前面罗列的部分原因来看，片面追求理念和技术的先进性，忽视直接用户的使用体验，对系统升级和维护的成本估计不足，是造成IT项目超支、IT资源浪费和使用成本太高的主要原因。

要走出这些IT建设中的误区，控制和降低IT项目的成本，就涉及到了另外一个问题——“什么样的IT系统，才是好系统？”只有正确认识这个问题，才能在降低IT成本的道路上迈出我们的第一步。

我们用这样三个词来回答这个问题：适用、好用、耐用。

三步法破解企业IT成本难题：首先，IT系统要适用。

企业上马一个IT项目，就好像买一顶帽子，大了不合适，小了也不合适。

IT系统必须要符合企业的现状和特点，从实际需要出发进行系统选型。既不能盲目追求系统功能的大而全，也不能盲从于超前的管理理念。罔顾企业实际情况的结果，要么是花了许多钱买回一堆用不上的功能，要么是系统“看上去很美”，却管理不到位等其它原因而无法真正的推行下去，不得不忍痛放弃。

IT系统同时也要保持一定的先进性，为以后的业务发展预留升级空间。不能完全从现有的需求出发，简单的把手工流程搬到计算机里，仅仅实现一个“电子化办公”。虽然这也算是一次进步，但相对于高昂的投入来说，缺乏先进性的IT系统等于是在浪费企业的资源，不但不能有效的提升效率，反而会丧失一部分手工操作的灵活性，制约企业的发展。

因此，一个好的IT系统，先决条件就是要适用，“不大不小刚刚好”。

三步法破解企业IT成本难题：其次，IT系统要好用。

没有调查就没有发言权，IT系统是否真的好用，唯一有投票权的就是直接使用这套系统的用户。

直接用户不仅限于通过系统管理生产和运营的管理层，同样包括为管理提供基础数据和原始资料的一线员工。只有让这些用户满意了，系统才能真正发挥出所有的潜能，促使企业的运营管理顺畅的运转。

怎样才是好用呢？简单点说，就是让用系统干活儿的人觉得舒服，操作简单、顺手，能解决实际问题，能提高工作效率，能让他们从繁杂的手工劳动中解放出来，有更多的时间处理更重要的事情，这样的系统才是好用的系统。

无论一个IT系统的理念有多完美，技术有多先进，流程有多敏捷，如果不能帮助用户解决问题，使用起来觉得别扭，那它就一文不值，诓论什么“好系统”了！

解决问题才是硬道理。信息系统归根结底是为了帮助企业解决管理当中的问题和瓶颈，如果不能有效的解决问题，哪里称得上是一个好系统呢？

三步法破解企业IT成本难题：最后，IT系统要耐用。

就IT系统的投入来看，它应该是一件耐用消费品，而非快速消费品。

既然是耐消品，就应该具备一定的扩展性、灵活性和柔韧性，能够在一定的范围内允许即时的调整，适应变化的需求。而且，IT系统创造效益需要一个较长的周期，如果频繁的上线新系统，废弃旧系统，势必造成IT资源的大量浪费，既不利于企业的知识积累，也不利于企业的平稳发展和业务提升。

市场在变，企业也在变，一套不具备灵活性和扩展性的IT系统，将很难适应国内企业快速发展的现实情况。当系统无法满足企业的业务需要时，升级换代在所难免，如果系统的使用周期太短，或者后续的升级成本太大，无疑会给企业带来许多不必要的成本负担。

因此，一个好的IT系统，必然是一个长期耐用的系统，能够为企业带来稳定的回报。

三步法破解企业IT成本难题：控制IT成本三步走

我们讨论好系统的标准，终归还是为了解决IT成本控制的问题。

想要控制和降低IT成本，我们需要从三个步骤循序渐进的努力，只有把每一步都做好了，IT成本才能应声而落，使IT项目摆脱“成本黑洞”的恶劣名声。

那么，需要哪三个步骤呢？其实就是回答三个问题：

1. 这笔钱该不该花？

2. 要花多少？

3. 如何花好？

下面我们来逐一分析。

三步法破解企业IT成本难题：问题一：该不该花？

决策者在确定启动一个IT项目之前，首先要问的就是这个问题。

决定问题答案的因素，不是IT系统的理念超前与否、技术先进与否、功能完善与否？而是企业是否真的需要这样一套系统？这套系统是否真的能帮企业解决问题？企业当前是否能够承担这笔投入？

前些年国内也曾出现过几次信息化的热潮，企业争先恐后的砸了血本下去，买最贵的软硬件，请最贵的专家顾问，搭进大把的时间和人员，期盼这把“米”洒下去，就能换回一只会下金蛋的母鸡。结果如何呢？大半血本无归吧，即使勉强上线，磕磕绊绊的用起来，也是差强人意，离预期的收益已是大相径庭。

真正成功的利用IT系统创造价值的企业，是那些在引入IT系统的同时，充分考虑了企业现状，并且为了IT系统的实施展开了适当的管理变革的企业，他们利用IT系统的实施过程，完成了管理和流程的创新，提高了企业的竞争力，使IT投入真正获得了丰厚的回报。

所以，控制IT成本节节攀升的第一步，就是在启动IT项目之前把好关。那些华而不实的面子工程就算了，无论如何不能批；那些缺乏规划的临时起意先放一放，待仔细斟酌了再决定；只有那些真正能为企业解决问题、创造效益的项目，才是值得大力投入的。 问题二：要花多少？

是与非的判断做好了，接下来就是解决多与少的问题了。 在解决花多花少的问题上，企业需要秉承前面得出的“适用、好用、耐用”的标准，认真评估自身需要，

许多

企业就是由于企业盲目追求不切实际的标准，比如技术先进，理念超前，功能完善，反而忽略了企业在现阶段的真实需要，导致高价采购回来的系统“大材小用”，许多功能用不上，许多资源被闲置，造成IT投入的极大浪费。

当然，IT成本的控制不等于一味的省钱。就像采购成本一样，除了价格，还有质量、交货能力这些其他因素影响整体的采购成本，IT项目的建设成本也要同时考虑这些因素的影响。企业不能为了压低价格而逼着软件供应商降低服务品质，更不能为了压缩人员支出而影响工期进度，这些都会造成企业在金钱之外的成本损失，有时甚至会得不偿失。 正如帕累托原理所讲，一个项目有大约80%的成本投入到了20%的活动上，想要有效的降低成本，就必须在那20%和80% 之间做出取舍，达到一个最合理的平衡，才能使成本得到控制和降低。因此，在IT系统的选择上，企业既不能盲目追求一步到位，也不能为求稳妥固步自封，而是要在二者之间，寻求一个

恰当的平衡点。

三步法破解企业IT成本难题：问题三：如何花好？

花一样的钱，得不一样的“果”。

IT成本是可以用具体的数字来衡量的，然而项目的实施效果，却因为项目的千差万别而变得难以衡量。不同的项目经理对资源有不同的使用偏好，不同的项目团队对项目有不同的完成习惯，而这些不同之处，很可能就是“花费一样，但效果不同”的根源。

对企业来说，作为合同的甲方，应当从自身的特点出发，恰当的选择IT项目的合同种类，利用不同的合同规定，敦促乙方自觉的降低项目成本，节约资金投入。比如，在需求明确、工期可控的前提下，可以采用费用偿还合同的形式，用实际费用+酬金的方式降低项目的成本；在需求不定、范围不清的情况下，用固定总价合同来减低甲方费用超标的风险。

对于项目经理来说，作为团队的领导者，应当适度的利用绩效奖金的刺激，来激励项目组成员不断的提高积极性，提升项目的质量水平，加强团队成员的合作，使项目取得一个良好的实施效果。

好钢用在刀刃上，如何把有限的项目资金花在最需要的地方，利用有限的资源获得最大的回报，考验的是企业和项目经理的智慧和气魄。

三步法破解企业IT成本难题：降低运行成本

系统建设在初期阶段的投入比较集中，显得数额庞大，因而吸引了企业更多的关注，不断想方设法降低这笔投入，而对于系统投入运行之后的运维费用，企业却远没有对初期投入的那般关切。

IT系统的特点决定了信息化建设绝不是一锤子买卖，系统上线之后，还要定期对软硬件进行维护，为新进的用户提供培训，根据业务发展调整系统的功能，等等。这些工作都是保证IT系统正常运行而必需的投入，也是IT成本的组成部分，但是往往因为运维费用的分散、小额、多量的特点，反而不为企业所重视。

其实，IT运维因难见巧。种种原因造成了IT系统让人又爱又恨的局面，爱的是，系统上马了，确实明显提高了工作效率和管理水平，恨的是，一旦系统出现问题，想要快速准确的排除故障，还真是不容易。而一旦业务部门想要改点什么，更是难上加难，哪怕一个小小的打印格式，也得找软件供应商的工程师来调整，花费高昂不说，还得整个系统停工来升级，耽误了正常生产，若是升级过程中遇到点什么意外和麻烦，耽误的时间就会更多。

所以，细水长流的运维成本，也是企业在控制和降低IT成本时，必须要关注的内容之一。


但愿危机之下，企业能够在保证信息化建设的效果的同时，有效的控制IT成本上升，压缩IT资本投入，更好的利用IT带来的便捷和竞争力提升，为冬去春来时的发力做好准备。

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