ERP基础数据整理的一条主线和三个重点

基础数据整理工作虽然繁杂，但有章可循。笔者认为ERP系统基础数据整理应以编码为主线，物料主文件、物料清单(BOM)和库存为重点，抓住了主线、把握好重点，就可以提纲挈领、以一贯之。
1、 编码

编码是为了系统识别和检索而对数据进行唯一的标识。凡是纳入系统管理的数据均要对其编码，包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、工作中心编码、计划员/采购员编码等。首先确立统一的编码原则。一个考虑周全、成熟的编码体系需要结合行业标准和企业特点,并且跨部门反复讨论，尤其多听取基层和系统使用者的意见，确定最终方案。

编码工作中最重要的是物料编码。规范化是准确性的前提，同一物料，叫法不同的现象在企业中比较常见，所以在编码前要先规范物料名称及描述。物料描述先描述物料主要属性，后描述物料次要属性，基本顺序是名称/型号或规格/尺寸/材料/颜色或表面处理/特殊要求。规范化之后再进行物料编码，唯一性是最根本的要求。

物料的编码如同人的身份证号码，是一一对应的，一物多码，或多物一码都会造成信息混乱和失真，后期返工修改的工作量巨大。要明确，不同的物料，那怕有极微小的区别也不能用同一个编码。一般来说，只要物料的物理状态或化学性质有变化，在制品要在加工过程中需要入仓，半成品作为配件对外销售或用于售后服务，就必须为其指定一个编码。

在手工环境下，为了便于记忆和识别，人们喜欢有含义的编码。在如今计算机系统环境下，提倡编码简单化，尽可能使用无含义的编码体系，不要将图号反应在编码中。不同的ERP系统，会有不同的编码要求。总体来说，建议物料编码采用全数字编码，如大类+分类+流水号，也可以采用数字和英文字母的组合，但不要使用特殊字符，避免使用易与数字混淆的字母。

编码要考虑扩展型，随着企业的发展，要为日后新增物料继续按照原有的编码规则进行编码留足空间，但另一方面编码位数太长则录入易错，增加工作量。编码导入系统后不要随便修改，由于相互关联性，一处编码的修改，可能会导致相关联的信息的紊乱。还要注意，即使某物料以后不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用。

　　2、 物料主文件

物料主文件就是物料的档案，记录着该物料的各种参数、属性及相关信息，如物料编码、名称、计量单位、物料类型(原材料、半成品、成品)、来源类型(自制件/采购件)、损耗率/产出率、各种提前期(运行、准备、检验等)、财务成本信息等等。所有要在系统里使用的物料都必须先在物料主文件里建立记录，有了物料主文件才能据此建立其他相关的数据文件，所以设置物料主文件是物料编码完成后接着要做的基础性工作。

ERP系统里提供了许多物料的描述参数，在实际应用中不一定对每个参数都要设置，只需设置那些系统运行时必需的以及企业对物料管理时用到的参数。进行物料参数设置时，有些字段的内容可以从系统提供的选择项中选择，有些必须自己先定义才能选择使用。

ERP基础数据整理的一条主线和三个重点：3、 物料清单(BOM)

BOM表明一个产品由哪些原材料及零件构成，以及他们之间的层次隶属关系。BOM表的结构层次一定要清楚明了。一般来说，BOM包括父项物料代码、名称，子项物料代码、名称、类型、数量、批号、提前期偏置、损耗率、工作中心和工序号等字段。子项类型表明子项是作为普通物料消耗在父项的制造过程中，还是作为工具、图纸、副产品、联产品等存在。

数量类型用来说明所给出的数量是用于一个单位的父项还是一份订单。多数情况下，子项数量类型是用于一个单位父项的，但对于工具、图纸以及生产过程的消耗品，其数量则应是用于一份订单的。子项提前期偏置指出子项物料需求日可以迟于父项物料开工的天数。损耗率也称为残料率，指明生产过程中，其损耗的程度。

BOM是制造型企业的核心文件，也是源头文件，与每个部门都有关系。图号乱、图纸错，工程变更、图纸修改、审批、发放的随意性在很多企业司空见惯。所以，管好研发源头，整理BOM以达到近乎完美的准确率，是避免一物多码，避免日后影响生产交货等一系列问题的关键。BOM来自生产，又指导生产，所以整理BOM不能过分依赖工程技术部门，而必须由工程技术部门和生产制造部门密切配合，通过建立交叉会审和订单评审机制，确定准确的BOM。BOM建立后，及时进行备份，同时利用BOM导入模板批量导入系统。

值得一提的是，根据不同的用途，BOM有许多种类，最常见的工程BOM和生产BOM是不同的。工程BOM是设计开发用的，生产BOM是批量生产用的，它是在工程BOM的基础上根据工艺装配要求完善的。通常，工程BOM在确认完成后可以直接晋级生产BOM，生产BOM也可以直接手工输入。提高BOM的准确性同样是个持续渐进的过程，需要在实际的生产中验证，并根据生产工艺和工程变更不断维护，持之以恒才能达到比较理想的水平。

ERP基础数据整理的一条主线和三个重点： 4、库存数据

库存数据是动态数据，是ERP系统基础数据源之一。系统的有效运行离不开准确的库存数据支撑，整理库存数据可以从以下几方面着手：一是建立健全仓库管理制度，加强对仓管员的培训、考核和激励。二是规范各项制度的执行，物料收发、借退补换都要按流程操作。三是下大力气盘点库存，对重点物料、薄弱环节重点检查，分析差异原因，提高帐物相符率。这些是基础性工作，也是日常性工作。

在ERP系统中要设置仓库类型和库区库位。制造型企业仓库类型有：原材料库、半成品库、成品库、副产品库、废品库、配件库等。库区的设置主要以物理方位进行，或者根据实地的划分，按序号来分区。库位就是指仓库中物料存放的货架，库位的设置要与实际情况对应和一致，便于对建库、移库和出入库等常用操作实时反映。

总之，ERP基础数据整理没有捷径，但有方法。对于新上ERP的企业，在千头万绪的工作中，如果能够抓住编码这一主线，把握好物料主文件、物料清单(BOM)和库存数据三个重点，并认认真真执行到位，对降低项目风险、加快实施进度，提高管理精细化水平必将起到积极作用。