办公自动化系统简介

2008-11-07

办公自动化系统简介：1.1 概述

进入二十一世纪以来，网络经济潮起潮落。经过探讨企业电子商务模式的利弊、商务环境的影响基础环境的或缺等，网络终于被定位在一个商务工具。企业通过网络开展业务取得经济效益才是网络经济的真谛。传统企业的"e"化也成为向新经济转变的一个重要话题。

企业的e化可以分为企业内部管理的e化、销售e化（电子商务）、供应链管理e化、客户关系管理e化等。其中企业内部管理的e化是首要环节，它也是建立企业内部办公自动化系统，为电子商务提供后台支持的重要步骤。因此充分利用现有的网络资源，建立办公自动化系统就显得恰逢其时了。

所谓企业办公自动化系统，概括地说就是使用各种协议和标准构建企业级的信息集成和信息服务的设施，通过企业办公自动化系统，能够迅速获取企业内部的、外部的信息，并为企业的各种运作进行辅助，建立企业内价值活动的连接。以提高效率，从而使企业在竞争中获取更大的优势。

我们觉得办公自动化系统的总体目标应该是：以确保系统实用、可靠、先进为原则，在构造企业级通信平台，实现电子邮件管理；建立以信息流转为核心的办公自动化系统；结合公共信息管理、个人事务管理以及档案管理，在统一工作桌面下实现企业级信息共享，建立业务流程自动化、图文传递电子化、文档一体化等的办公自动化系统，最终提高企业工作效率和管理水平，增强企业的竞争力；更进一步，还可借助于Internet/Intranet技术，把企业的有关信息对内对外进行实时发布，以提高企业形象和知名度，增强企业的凝聚力。

办公自动化系统简介：1.2 设计目标

随着世界范围内Internet 环境的形成，全球正进入一个以网络为中心的分布式计算时代，交流、共享与协作成为办公自动化系统的新需求。企业办公自动化从现在到未来几年中都将对企业经营战略发生重要影响。

企业办公自动化系统能够满足如下要求：

1. 信息全方位共享、资源共享。

2. 实现信息管理自动化、无纸化作业。

3. 信息全方位查询，可根据需要调阅、统计、分析资料，为决策服务。

4. 为客户端提供简单易用的操作界面。

5. 为管理员提供通用、友好的、易扩展的管理者界面。

6. 具有方便使用，安全性高的在线权限管理系统。

建立办公自动化系统的主要目标为:

l 使公司的管理工作适应网络技术的革命，紧跟信息时代前进的步伐，改进传统的管理模式

l 运用网络资源，实现信息（市场信息、用户信息）共享，促进内部资源的交流

l 实现日常管理工作的无纸化办公，提高办事效率，降低企业成本

l 通过实时通知系统或电子邮件系统实现与用户的"零距离"，为将来进一步的网络化营销、网络化服务打下基础

办公自动化系统简介：1.3 系统结构分析与特性

在整体充分考虑到各企业的方方面面具体情况后，我们可以根据需要建议采用何种系统结构，如采用以数据为中心，总体管理，分布运算的Client/Server结构。

1.3.1以数据为中心，总体管理，分布运算

1.3.1.1 以数据为中心，总体管理，分布运算的优点

采用以数据为中心，总体管理，分布运算的主要优点有：

l 充分利用网络带宽

l 充分利用系统的运算能力

l 充分利用系统的各部分资源

1.3.1.2 以数据为中心，总体管理

以数据为中心，总体管理就是要建立一个统一的企业服务系统体系，打破以前分散的系统模式，将企业各环节都结合在一起，通过计算机网络统一数据源，将企业各类信息结合在网络上，将服务中心的职能管理和业务过程控制综合为一体。

为达到上述要求，应建立、健全、完善的办公自动化系统，将其覆盖面扩大到整个行业；引进网络管理软件和网络安全系统，保证网络安全、高效运营。

以数据为中心，总体管理就是要将办公自动化系统延伸到企业的各个分支，让决策层直接掌握系统的情况，通过计算机和网络将管理延伸到一线系统并能及时做出相应的对策。

如果把服务系统比做一棵大树，各子系统就是树枝、树叉，实施以数据为中心，总体管理就要管理到树叶，管理到各个子公司

数据是金

"三分技术，七分管理，十二分数据"是对各单位在运行过程中所产生数据重要性的形象说明。

加强信息资源的采集和开发，在此基础上进行处理加工、分析，用以不断加强经营策略和新技术的研究，已成为刻不容缓的工程。办公自动化系统将分散在各个地区的计算机应用系统数据统一放到企业服务中心的计算机平台上，使各个地区数据统一，在数据资源从而统一后，并进一步建立多个地区数据库，进行综合开发。办公自动化系统的建立离不开基础数据的采集，没有基础数据的采集，光有一个漂亮的表层架构，对于整个企业来说没有实际意义。只有把底层的数据采集起来，再与上层信息结合起来，办公自动化系统才有活力。

1.3.1.3 以数据为中心，分布运算

1.3.1.3.1 原理

物理上存放于网络的多个数据库，逻辑上可以看成一个单个的大数据库。

用户可以通过网络对异地数据库中的数据同时进行存取，而服务器之间的协同处理对于工作站用户及应用程序而言是完全透明的：操作人员无需关心网络的连接细节、无需关心数据在网络接点中的具体分布情况、也无需关心服务器之间的协调工作过程。

下图为分布式运算原理示意图：

1.3.1.1.3 过程

由网络相连的两个数据库之间通过数据库链接(DB-LINKS)建立访问机制，相当于一方以另一方的某用户远程登录所做的操作。数据库复制技术包括：实时复制、定时复制、储存转发复制。对复制的力度而言，有整个数据库表的复制，表中部分行的复制。在复制的过程中，有自动冲突检测和解决的手段。 1.3.2 Client/Server 结构

客户/服务器结构主要是指将一个数据库应用系统分解为前台的客户(或称前端)、应用程序和后台的服务器部分，通过网络连接应用程序和服务器。

这种结构的核心是客户应用程序仅仅发送服务请求，一切由服务器完成，结果发回客户应用程序。而服务器所进行的工作对客户应用程序是完全透明的即不可见。

数据库服务器的任务是：

为多用户管理一个独立的数据库

管理和处理接收到的数据访问请求，包括管理请求队列、管理缓存、响应服务、管理结果和通知服务完成

管理用户帐号、控制数据库访问权限和其它安全性

维护数据库，包括数据库数据备份和恢复

保证数据库数据的完整或为客户提供完整性控制手段

客户端的任务是：

建立与服务器连接和断开与服务器的连接

提交数据访问请求

等待服务通告、接收请求结果或错误

处理数据库访问结果或错误，包括重发请求和终止请求

提供应用程序的友好用户界面

数据输入输出及验证

网络的任务是：

物理上连接数据库服务器机器和客户工作站

提供局部网络服务和远程网络服务

对多种网络协议提供支持

办公自动化系统简介：1.4 系统功能

办公自动化系统是以办公自动化业务为基础的信息服务系统。为用户提供全面的信息管理和业务处理方案。该系统主要包括电子邮件、个人办公、公文管理、信息共享、公共服务、人力资源、督查审批、档案管理、特殊系统和系统管理等应用子系统。

1.4.1 电子邮件

主要负责个人电子邮件的收发和转发功能，同时也作为公文流转平台。

1.4.2 个人办公

个人办公包括工作日记、通讯录、工作安排和会议活动四个模块：

1） 工作日记：主要是员工对其日常的各种工作、生活、学习等情况进行登记管理，以备日后查询。

2） 通讯录：主要是对私人、部门或公共联系人员的通讯情况进行记录管理，以供查询使用。

3） 工作安排：主要是对领导或部门进行一周工作安排。

4） 会议活动：主要是对各种会议活动进行安排并发送通知。

1.4.3 公文管理

公文管理包括收文管理、发文管理、文件传阅和来信来访四个模块：

1） 收文管理：主要是对各种来文进行登记和处理。

2） 发文管理：主要是对待发文稿进行拟稿、核稿、审稿和签发处理。

3） 文件传阅：主要是对待传阅文件进行登记、批示传阅范围、传阅和归档处理。

4） 来信来访：主要是对各种来信来访进行登记和处理。

1.4.4 信息共享

信息共享包括订阅管理、文档管理、图书管理、信息发布四个模块：

1） 订阅管理：主要是对各种刊物的订阅情况进行记录管理。

2） 文档管理：主要是对各种文档资料进行登记、分类管理。

3） 图书管理：主要是对各种图书进行登记管理。

4） 信息发布：主要是登记通知等各种信息资料，并发布给相关人员。

1.4.4 公共服务

公共服务包括接待管理、出访管理、用车管理、出入境管理四个模块：

1） 接待管理：主要是对来访个人或团体信息进行登记管理。

2） 出访管理：主要是对组团出访情况进行登记管理。

3） 用车管理：主要是对公司车辆信息和用车情况进行管理。

4） 出入境管理：主要是对驻海外或香港的人员进行管理。

1.4.6 人力资源

人力资源包括党员管理、人事管理、荣誉记录、就业工程和人才储备五个模块：

1） 党员管理：主要是对公司的党员情况进行登记管理。

2） 人事管理：主要是对单位职工的人事信息进行登记管理。

3） 荣誉记录：主要是对各种高级人才或优秀人才信息进行登记管理。

4） 就业工程：主要包括待业人员管理和家政服务。

5） 人才储备：主要是对有用的人才进行登记管理。

1.4.7 督查审批

督查审批包括督查管理、申请管理、信息快报编号申请三个模块：

1） 督查管理：主要是对日常办公中的各种文件的办理情况情况进行督查。

2） 申请管理：主要是对入伙申请、退伙申请、工位申请等进行管理。

3） 信息快报编号申请：主要是管理各种信息快报的编号等内容。

1.4.8 档案管理

档案管理主要是各种文档进行组卷、归档、借阅和归还等功能管理。

1.4.9 特殊系统

特殊系统包括单位考核、费用管理、项目管理、合同管理和食堂管理五个模块：

1） 单位考核：主要是对企事业单位的经营情况进行登记管理。

2） 费用管理：主要是对各种费用（水费、电费、房租等等）进行登记管理。

3） 项目管理：主要是对项目立项、项目过程和项目评价等进行管理。

4） 合同管理：主要是对企业的所有合同情况进行登记管理。

5） 食堂管理：主要是对用餐、采购、伙食、费用等情况进行登记管理。

1.4.10 系统管理

系统管理主要是对系统的安全和用户权限进行管理。其中包括切换用户、密码修改和退出系统

1） 切换用户：系统支持一个客户端多用户使用，用户可切换到自己的用户使用。

2） 密码修改：用户可经常修改自己的密码，防止密码被盗用。

3） 退出系统：用于退出整个系统。