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把分析系统引入商业信息操作

2005-01-27

当你首次意识到商业信息仓库(business information warehouse)的概念,它可能是作为一个便利的工具而提出,这一点也确实没错。然后你开始注意到商业信息仓库可以在信息处理链(information processing food chain)中对最终用户进行积极的重新配置。

但是你也许还没想到把BI归类为一种具有模式转换的重要性的战略工具。如果你想把你们公司的管理转向一个新的视点,这是完全可能的。BI为管理提供了一种新的战略优势,一种应用商业绩效管理(business performance management)的方法。在企业界涌现出的新一代经理人对这一方法开始越来越多地进行推销。是否提供工具使其成为现实就取决于你了。

这要如何实现呢?它将随着及时、灵活的执行智能和启动你的管理信息支持系统的情报的参与而实现。商业信息仓库以特定问题,特定部门的数据汇集的形式提供这种这些环节,这种特定问题,特定部门的数据汇集被称为数据超市(data mart),它和一个处理框架(processing framework)被统称为分析系统(analytics)。

速度人生
商业信息仓库背后的想法是要打破传统的信息处理桥梁,重建一个新的。过去应用程序将用户和数据连接,而现在用户是数据和应用程序间的纽带。这个想法是为了建立一个高度准确和实用的数据仓库,使用户可以迅速,灵活和方便地查阅,以便在始终准确预报的基础上推动一个反应更迅速的商业环境。

这样的信息仓库显然是数十年来商业报告领域所梦寐以求的顶点。但是为什么我们需要这样的报告呢?当然,我们需要它们来做分析,还可以用它们来监测当前的商业绩效。正是在这一领域中信息仓库会成为你公司一个真正的战略优势。你必须打造这个分析系统,你必须将你的体系转型来与之相适应。

但即使这样也只是做了一半的工作。进行绩效管理的公司的分析目的是什么?是为了评估该公司整体的,作为一个动态的产出系统的绩效,而不只是各独立部门的一个集合体的绩效。为了实现这一目标,我们需要重新考虑我们的信息仓库和我们的分析方法。

许多应用了数据仓库和将它应用于分析程序的公司在这么做时并没有预先考虑那些应用程序之间的协调性。这对于分析和监控一个部门的绩效没有问题,但在全公司使用就没那么容易了。无论如何,要有部门专用的或业务领域专用的数据超市和本地分析系统,但是要通过对你的分析系统和数据超市在你的整个操作过程中进行协调来优化你的投资。方法如下:

为全公司的协调制定模式
你需要从你的BI投资中得到的是使用信息的一种新模式。你想要调整你的公司已经积累的数据来优化全公司的绩效。如果通过数据超市/ 本地分析实现的各部门的提高也许被认为是战术上的行为,那么全公司的成效则无疑是战略性的:你想要通过可以改变你做生意的模式来利用信息。我们来进一步使用军事术语,不再用“信息”这个词; 我们把它改叫做“情报”。

在军事行动中,如果情报没有共享的话是无用的。如果你是位想要休假的将军,你必须协调两栖部队运输工具,海军支援,空军支援,和已派遣部队的活动。这些独立的单位各自都掌握着对自己有用的情报。但是如果情报永远不能共享(尤其是,不能和你共享),其价值将大打折扣。那么,我们在战略性地优化数据仓库的工作中的第一个原则就是:

从部门级别的数据仓库收集来的分析情报必须为全公司共享/使用。

要做到这一步的具体措施是什么?把你的数据超市和本地分析系统变成一个商业知识网络(business knowledge network)。这有许多方法,而它们都依赖于你用来应用BI和你的内部网络基础设施的那个软件。那是具体工作。你必须真正计划的地方是在存储/通讯技术和数据仓库之间的那一层。

到底你将要传送什么?这是你要注意的。部门/业务单位间传递并为最高级别管理层所用的信息是那些满足所有这些标准的信息:

  • 它是否是"有效的"信息? (例如,它是否是最新的,可靠的,以及决策是否取决于它?)
  • 它是否影响部门级别的绩效, 或该信息对绩效的描述是否会影响任何级别上的或任何其它部门/业务单位的决定?
  • 该信息是否有助于绩效测量或公司高级绩效目标的实时监控?
  • 该信息是否预示了部门或公司工作目前或即将发生的中断或退步?
  • 该信息是否影响了任何部门或整个公司的工作或反应的及时性?

    一旦你用这个方式决定了,每个部门中,进行决策时考虑什么信息,你就已经为你公司的决策支持系统对核心情报进行了分类。你现在必须在部门级别上使用数据超市和分析系统对这一信息定期和及时的获得进行明确规定。这个你可以交给掌握这些数据的人来做。

    你的下一步是建立一个通知系统,它将把情报从一个部门传递到另一个部门,使你那些正在进行的智能监测标准成为一个实际的分布系统。例如,当销售部确定市场上对某产品的需求有增加,系统则要通知生产,仓储,物流部门和高级经理人员。这些通知将几乎始终是发给多位收件人的,因为从总体来看,大多数商业活动不是部门内部的活动而是部门间的互动。

    然后,你的第二个主要行动是:

    当数据显示绩效提高或降低时通知其它部门,使部门绩效测量标准成为一个分布式的全公司范围的系统的一部分。

    与老板谈话
    接着,你将需要一套高级分析系统来将情报从部门级别传递到高级经理人员。这些将产生公司整体绩效所定义的绩效测量方法的比较数据。另外,你需要配置计划中的绩效测量标准和实际的绩效监测,通过这些集成的测量标准而得来的数据应该对高级决策者应该是易于理解的。

    这些高级分析系统是你成功的钥匙。在形成这些分析系统时要牢记几个重要原则:

  • 它们不是由管理高层来定义的。而是,管理高层告诉你必须测量什么东西,来有效地优化全公司的绩效,而你要找出部门级别的功能参数; 最后, 你需要在每个领域有一位专家帮助你来定义这些高级分析系统的每一步。

  • 没有一个人可以告诉你积极或消极地影响公司绩效的每个因素,而那正是这些分析系统计划去获得的;你必须有效地把你的中级和初级专家聚在一起,让他们广泛地交流,以便更准确地定义这些分析系统。

  • 必须对它们进行全面的测试;既然它们属于一个为了进行高精确的预报系统的一部分,为部门和高级管理层使用“比较”功能而进行性能评估是十分重要的,以及指派合适的人员对其进行检查,在对这些高级分析系统的功效进行最终确定期间将很重要。

    然后,你的最终目标是:

    创建高级分析系统,向高级管理人员(或任何想要了解的人)提供准确的,及时的,用于评估整体业务绩效的测量标准。

    当然,这个说比做容易多了。你将可能为了一个主要的转变或应用一再地开会和对细节进行争论。你要投入大量的人力和时间,这是当然的,但是这些时间你将可以从业务绩效中得到补偿,你会发现那些绩效迅速提高。故事的圆满结局就是它不会让你花上数百万在购买新软件或对老系统进行大修上:

    你可以在你现有的基础上,使用你现有的工具建立这样一个系统。

    你不需要把房子推了重新再来。如果你已经设计了一个非集中型的,高度分散的数据仓库(就象大多数数据仓库那样),上面描述的一切只是在你现有基础上的一个附加物。如果你已经在数据仓库上做了投资,你就离目标更近了。如果你还没有考虑过把那个数据仓库提升到这个新的水平,想想如果你能对高级管理人员亮出这样一根魔棒,告诉他们这个不用再付钱了,他们会怎么看你; 只要把它利用起来就行了。

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